Наверное, все пользователи, которые постоянно работают с Microsoft Excel, знают о такой полезной функции этой программы как фильтрация данных . Но не каждый в курсе, что существуют также и расширенные возможности у этого инструмента. Давайте рассмотрим, что умеет делать расширенный фильтр Microsoft Excel и как им пользоваться.
Недостаточно сразу запустить расширенный фильтр — для этого необходимо выполнить еще одно условие. Далее мы расскажем о последовательности действий, которые следует предпринять.
Шаг 1: Создание таблицы с условиями отбора
Чтобы установить расширенный фильтр, прежде всего требуется создать дополнительную таблицу с условиями отбора. Ее шапка в точности такая, как у основной, которую мы, собственно, и будем фильтровать. Для примера мы разместили дополнительную таблицу над основной и окрасили ее ячейки в оранжевый цвет. Хотя размещать ее можно в любом свободном месте и даже на другом листе.
Теперь вписываем в дополнительную таблицу сведения, которые нужно будет отфильтровать из основной таблицы. В нашем конкретном случае из списка выданной сотрудникам заработной платы мы решили выбрать данные по основному персоналу мужского пола за 25.07.2016.
Шаг 2: Запуск расширенного фильтра
Только после того как дополнительная таблица создана, можно переходить к запуску расширенного фильтра.
Таким образом, можно сделать вывод, что расширенный фильтр предоставляет больше возможностей, чем обычная фильтрация данных. Но нельзя не отметить, что работа с этим инструментом все-таки менее удобна, чем со стандартным фильтром.
Фильтрация, безусловно, является одним из самых удобных и быстрых способов выделить из самого огромного списка данных, именно то, что необходимо в данный момент. В результате процесса работы фильтра пользователь получит небольшой список из необходимых данных, с которым уже можно легко и спокойно работать. Эти данные будут отобраны согласно определенному критерию, который можно настраивать самостоятельно. Естественно, что с отобранными данными можно работать, полноценно используя все другие возможности Excel 2010.
При работе с таблицами, данные можно отбирать двумя способами – использовать пользовательский автофильтр в Excel, или ориентироваться на небольшой набор базовых функций и формул. Второй вариант гораздо проще и легче, а значит именно с него мы и начнем наше знакомство с возможностями обновленного табличного процессора.
Итак, у вас есть таблица с массивом самых разных данных, которые вы получили на работе, и теперь необходимо отобрать какие-то определенные значения. К счастью можно использовать автофильтр в Excel, который и оставит на экране только ту информацию, которая необходима.
Здесь мы видим основные функции фильтрации, расположенные на вкладке «Главная». Также можно взглянуть на вкладку «Данные», где нам предложат развернутый вариант управления фильтрацией. Чтобы упорядочить данные необходимо выбрать требуемый диапазон ячеек, либо, как вариант, просто пометить верхнюю ячейку необходимого столбца. После этого необходимо нажать кнопочку «Фильтр», после чего справа в ячейке появится кнопочка с небольшой стрелочкой, указывающей вниз.
Фильтры можно спокойно «прикрепить» ко всем столбцам.
Это значительно упростит сортировку информации для будущей обработки.
Теперь рассмотрим выпадающее меню каждого фильтра (они будут одинаковы):
— сортировка по возрастающей или спадающей («от минимального к максимальному значению» или наоборот), сортировка информации по цвету (так называемая – пользовательская);
— Фильтр по цвету;
— возможность снять фильтр;
— параметры фильтрации, к которым относятся числовые фильтры, текстовые и даты (если такие значения присутствуют в таблице);
— возможность «выделить все» (если снять этот флажок, то совершенно все столбцы попросту перестанут отображаться на листе);
— «названия столбцов», где видны все используемые в таблице столбцы. Если снять флажок возле определенных наименований, тогда они также перестанут отображаться, но здесь это можно делать выборочно.
Если применить любой фильтр, то изображение кнопочки изменится и примет вид выбранного вами фильтра.
Если говорить о числовых фильтрах , то здесь программа также предлагает достаточно большое количество самых разных вариантов сортировки имеющихся значений. Это: «Больше», «Больше или равно», «Равно», «Меньше или равно», «Меньше», «Не равно», «Между указанными значениями». Активируем пункт «Первые 10» и появляется окошко
Здесь можно выбрать, сколько первых значений нас интересует (просто цифра, которую можно выбрать с помощью стрелочек, либо указать самостоятельно) и как их необходимо сортировать (Наименьших, наибольших или же вообще процент от общего количества элементов).
Если выбрать пункт «Выше (или ниже) среднего», то вашему вниманию представят те строки, значения которых будут соответствовать запросу. Высчитывание среднего арифметического происходит автоматически, на основе данных собранных со столбца.
Настраиваемый автофильтр в Excel 2010, как и было сказано, дает расширенный доступ к параметрам фильтрации. С его помощью можно задать условие (состоит из 2 выражений или «логических функций» ИЛИ / И), согласно которому будет проведен отбор данных.
Текстовые фильтры были созданы исключительно для работы с текстовыми значениями. Здесь для отбора используются такие параметры, как: «Содержит», «Не содержит», «Начинается с…», «Заканчивается на…», а также «Равно», «Не равно». Их настройка достаточно похожа на настройку любого числового фильтра.
Давайте применим одновременную фильтрацию по разным параметрам к разным столбцам нашего отчета относительно работы складов. Итак, «Наименования» пусть начинаются с «А», а вот в графе «Склад 1» укажем, чтобы результат был больше 25. Результат такого отбора представлен ниже
Фильтрацию, когда в ней более нет нужды, можно отменить любым из возможных способов – использовать комбинацию кнопок «Shift+Ctrl+L», нажать кнопочку «Фильтр» (вкладка «Главные», большая пиктограмма «Сортировка и фильтр», входящая в группу «Редактирование»). Или же просто нажать кнопочку «Фильтр» на вкладке «Данные».
Конечно, фильтрация является достаточно удобным элементом отбора данных в Excel 2010, однако порой может возникнуть потребность произвести более подробный отбор информации, который просто не предусмотрен стандартными функциями.
Допустим, сейчас нам необходимо провести фильтрацию с использованием определенного условия, которое, в свою очередь, является объединением условий для фильтрации сразу нескольких столбцов (их может быть и больше 2-ух). В этом случае возможно применение только расширенного пользовательского фильтра, в котором условия можно объединить, используя логические функции «И / ИЛИ».
Давайте рассмотрим пример, чтобы лучше представить возможности фильтра. Допустим, у нас есть таблица с поисковыми запросами в системах «Яндекс» и «Google». Нам нужно определить, какой из имеющихся запросов имеет позицию менее 10 в каждой из указанных систем. Поскольку запросов может быть очень много, необходимо выполнять ряд простых действий.
В отдельные и полностью свободные ячейки копируем названия столбцов, по которым мы собираемся осуществлять фильтрацию данных. Как было сказано выше, это будет «Видимость в Яндекс» и «Видимость в Google». Названия можно скопировать в любые стоящие рядом ячейки, но мы остановим выбора на В10 и С10.
Именно под этими ячейками будем вводить условия предстоящей фильтрации. Если необходимо (а это нам необходимо) учитывать сразу оба условия (данная логическая функция называется И), то условия фильтрации стоит расположить в одной строке. Если же необходимо учитывать только одно (функция ИЛИ), то условия необходимо расположить в разных строках.
Теперь ищем вкладку «Данные», «Сортировка и фильтр» и нажимаем небольшую пиктограмму «Дополнительно» и видим вот такое окошко
«Расширенный фильтр» позволяет выбрать один из возможных вариантов действий – фильтровать список прямо здесь или же взять полученные данные и скопировать их в другое, удобное вам, место.
В «Исходном диапазоне» необходимо указать адрес (если программа не сделает этого самостоятельно) всего диапазона ячеек, данные которых необходимо отфильтровать. Это можно сделать, либо вручную указав необходимые адреса, либо просто выделив с помощью мыши границы необходимой таблицы.
«Диапазон условий», как вы догадались, содержит адрес тех ячеек, в которых хранятся условия фильтрации и названия столбцов. Для нас это будет «В10:С12».
Если вы решили отойти от примера и выбрали функцию «скопировать результат…», то в 3-ей графе необходимо указать адрес диапазона тех ячеек, куда программе необходимо отправить данные прошедшие фильтр. Поэтому мы также выберем эту возможность и укажем «А27:С27».
Подтверждаем программу и, если все было сделано без ошибок, а заданные условия выполнимы, то мы увидим вот такой результат
Успехов в работе.
Многие пользователи ПК хорошо знакомы с пакетом продуктов для работы с различного рода документами под названием Microsoft Office. Среди программ этой компании есть MS Excel. Данная утилита предназначена для работы с электронными таблицами.
В программе присутствует так называемый расширенный фильтр в Excel. Он предназначен для удобства работы и создания таблиц. О нем и пойдет речь в нашей статье. Мы расскажем далее, как его делать и как пользоваться.
Что это за функция? Описание
Что значит расширенный фильтр в Excel? Это функция, которая позволяет разграничивать выбранные данные (по столбцам в "Экселе") относительно введенных требований.
К примеру, если у нас есть электронная таблица со сведениями обо всех учениках школы (рост, вес, класс, пол и т. п.), то мы с легкостью сможем выделить среди них, скажем, всех мальчиков с ростом 160 из 8-го класса. Сделать это можно, используя функцию "Расширенный фильтр" в Excel. О ней мы и будем детально рассказывать далее.
Что значит автофильтр?
Какие особенности имеет обычный и расширенный фильтр? Сначала расскажем про первый. Автофильтр (обычный) предназначен для разграничения данных по заранее известным критериям, количество которых определено. Его используют, когда имеется электронная таблица незначительных размеров, по столбцам и заданным параметрам. Если нам необходимо задать неограниченное количество критериев для фильтрации, необходимо выбирать расширенный.
Как делать правильно?
Как сделать расширенный фильтр в Excel? Чтобы было понятно, каким образом происходит процедура и как она делается, рассмотрим пример.
Инструкция по расширенной фильтрации электронной таблицы:
- Необходимо создать место выше основной таблицы. Там и будут располагаться результаты фильтрации. Должно быть достаточное количества места для готовой таблицы. Также требуется еще одна строка. Она будет разделять отфильтрованную таблицу от основной.
- В самую первую строку освобожденного места скопировать всю шапку (названия колонок) основной таблицы.
- Ввести необходимые данные для фильтрации в нужный столбец. Отметим, что запись должна выглядеть следующим образом: = "= фильтруемое значение".
- Теперь необходимо пройти в раздел "Данные". В области фильтрации (значок в виде воронки) выбрать "Дополнительно" (находится в конце правого списка от соответствующего знака).
- Далее во всплывшем окошке нужно ввести параметры расширенного фильтра в Excel. "Диапазон условий" и "Исходный диапазон" заполняются автоматически, если была выделена ячейка начала рабочей таблицы. Иначе их придется вводить самостоятельно.
- Нажать на Ок. Произойдет выход из настроек параметров расширенной фильтрации.
После проделанных шагов в основной таблице останутся только записи по заданному разграничивающему значению. Чтобы отменить последнее действие (фильтрацию), нужно нажать на кнопку "Очистить", которая находится в разделе "Данные".
Работа с расширенным фильтром в "Экселе"
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel? Для того чтобы понять, обратимся к данной функции повторно. Предположим у нас в электронной таблице есть колонка с городами. До этого мы уже делали расширенную фильтрацию на город Ростов. Теперь же хотим в этом же документе добавить к полученным по городу Ростову еще и те записи, которые соответствуют городу Самаре.
Для этого необходимо:
- Разместить условия разграничения (="-Самара") под предыдущим запросом (="=Ростов").
- Вызвать меню расширенного фильтра (раздел "Данные", вкладка "Фильтрация и сортировка", выбрать в ней "Дополнительно").
- Нажать Ок. После этого расширенная фильтрация закроется в Excel. А на экране появится готовая таблица, состоящая из записей, в которых указан город Самара или Ростов.
При работе следует учитывать следующий очень важный момент. Все введенные критерии должны находиться только в тех столбцах, по которым идет фильтрование. Выше основной таблицы.
После того как был изучен основной метод расширенной фильтрации, можно приступать к изучению всех возможностей данной функции. Имеется в виду именно использование формул.
Расширенная фильтрация. Основные правила использования при работе "Экселе"
Правила использования:
- Критериями отбора называются результаты исходной формулы.
- Результатом могут быть только два значения: "ИСТИНА" или "ЛОЖЬ".
- При помощи абсолютных ссылок указывается исходный диапазон фильтруемой таблицы.
- В результатах формулы будут показаны только те строки, которые получают по итогу значение "ИСТИНА". Значения строк, которые получили по итогу формулы "ЛОЖЬ", не будут высвечиваться.
При помощи этих правил можно создавать любые формулы с допустимыми операндами и значениями.
Пример в "Экселе 2010"
Рассмотрим пример расширенного фильтра в Excel 2010 и использования в нем формул. К примеру, разграничим значения какого-нибудь столбца с числовыми данными по результату среднего значения (больше или меньше).
Инструкция для работы с расширенным фильтром в Excel по среднему значению колонки:
- Для начала необходимо выбрать формулу среднего значения данных столбца. Для этого нужно выбрать диапазон результатов от начальной записи до конечной. Просуммировать их и разделить на количество строк (количество записей).
- После этого выбрать в разделе "Фильтрование и сортировка" пункт "Дополнительно". Вписать туда нужные данные (по диапазонам).
- После этого нажать Ок. В результате получится таблица, в которой есть записи, не превышающие среднего значения по заданному столбцу.
Таким образом можно использовать расширенную фильтрацию довольно разнообразными способами. Сделать это можно, прибегая к составлению различного рода формул.
Главное - не забывать вписывать критерии фильтрации над основной таблицей в столбце, по которому будет проводиться разграничение.
Внимание! При работе записи, которые не прошли критерий фильтрации, не удаляются. Они просто не показываются (не отображаются). Расширенная фильтрация предназначена для того, чтобы можно было скопировать результат и вставить его куда-нибудь в другое место. После этого необходимо нажать на "Очистить" в разделе "Фильтрация и сортировка". Тогда ваша исходная таблица вернется на экран.
Автофильтр. Пример использования
Автофильтр - это обычный инструмент. Его можно применить, исключительно задав точные параметры. Например, вывести все значения таблицы, которые превышают значения 1000 (< 1000), или показать точные данные, как было рассмотрено в примере с городами.
Им пользуются намного чаще, чем расширенным. Однако параметров для фильтрации, предлагаемых автофильтром, часто бывает недостаточно.
Плюсы и минусы расширенного фильтра в программе "Эксель"
Так как расширенная фильтрация - это дополнение к обычной, то в ее использовании есть свои преимущества и недостатки. Их мы сейчас и рассмотрим.
Плюсы расширенной фильтрации:
- можно использовать формулы.
Минусы расширенной фильтрации:
- чтобы проделать данную операцию, необходимо потратить больше времени на разбирательство с введением диапазона и исходных данных;
- для использования расширенного фильтрования с применением формул необходимо знать и уметь пользоваться правилами логики и составления уравнений MS Excel.
Несмотря на наличие минусов, эта функция имеет все же большее количество возможностей, нежели просто автофильтрация. Хотя при последней нет необходимости вводить что-то свое, кроме критерия, по которому будет проводиться выявление значений.
Фильтрация по двум отдельным критериям. Как правильно ее сделать?
Расширенная фильтрация позволяет использовать различные формулы имеющейся электронной таблицы. Если вам необходимо разграничить ее сначала по одному критерию, потом по другому (отдельно друг для друга), необходимо:
- Создать место для ввода параметра фильтрования. Удобнее всего оставлять это место над основной таблицей и не забывать копировать шапку (названия столбцов), чтобы не запутаться, в какую колонку вводить этот критерий.
- Ввести нужный показатель для фильтрации. Например, все записи, чьи значения столбца больше 1000 (> 1000).
- Пройти во вкладку "Данные". В разделе "Фильтрация и сортировка" выбрать пункт "Дополнительно".
- В открывшемся окошке указать диапазоны рассматриваемых значений и ячейку со значением рассматриваемого критерия.
- Нажать на Ок. После этого будет выведена отфильтрованная по заданному критерию таблица.
- Скопировать результат разграничения. Вставить отфильтрованную таблицу куда-нибудь в сторону на том же листе Excel. Можно воспользоваться другой страницей.
- Выбрать "Очистить". Данная кнопка находится во вкладке "Данные" в разделе "Фильтрация и сортировка". После ее нажатия отфильтрованная таблица вернутся в первоначальный вид. И можно будет работать с ней.
- Далее необходимо снова выделить свободное место для таблицы, которая будет отфильтрована.
- Потом нужно скопировать шапку (названия столбцов) основного поля и перенести их в первую строчку освобожденного под отфильтрованную структуру места.
- Пройти во вкладку "Данные". В разделе "Фильтрация и сортировка" выбрать "Дополнительно".
- В открывшемся окошке выбрать диапазон записей (столбцов), по которому будет проводиться фильтрация.
- Добавить адрес ячейки, в которой записан критерий разграничения, например, "город Одесса".
- Нажать на Ок. После этого произойдет фильтрация по значению "Одесса".
- Скопировать отфильтрованную таблицу и вставить ее либо на другой лист документа, либо на той же странице, но в стороне от основной.
- Снова нажать на "Очистить". Все, готово. Теперь у вас имеются три таблицы. Основная, отфильтрованная по одному значению (>1000), а также та, что отфильтрована по другому значению (Одесса).
Небольшое заключение
Несмотря на то что на первый взгляд данная функция кажется сложной, на самом деле все довольно просто. Все, что необходимо знать, это диапазон условий расширенного фильтра в Excel. Однако нельзя забывать следующее. Не следует путать обычный и расширенный фильтр. Также рекомендуется выучить правила логики и составления формул Excel, тогда работа с фильтром становится простой.
Microsoft Excel - это повсеместно распространенный и удобный инструмент для работы с электронными таблицами. Широкие функциональнее возможности делают эту программу второй по популярности после MS Word среди всех офисных программ. Используют её экономисты, бухгалтера, ученые, студенты и представители других профессий, которым необходимо обрабатывать математические данные.
Одной из самых удобных функций в этой программе является фильтрация данных. Рассмотрим, как настроить и использовать MS excel фильтры.
Где в Excel фильтры - их виды
Найти фильтры в этой программе легко - нужно открыть главное меню или просто зажать клавиши Ctrl+Shift+L.
Как задать фильтр в Excel
Основные функции фильтрации в Excel:
- отбор по цвету: дает возможность отсортировать данные по цвету шрифта или заливки,
- текстовые фильтры в excel: позволяют задать те или иные условия для строк, например: меньше, больше, равно, не равно и другие, а также задать логические условия - и, или,
- числовые фильтры: отсортировывают по числовым условиям, например, ниже среднего, первые 10 и другие,
- ручной: отбор можно выполнять по выбранным самостоятельно критериям.
Пользоваться ими несложно. Необходимо выделить таблицу и выбрать в меню раздел с фильтрами, а затем уточнить, по какому критерию будет проводиться отсев данных.
Как использовать расширенный фильтр в Excel - как его настроить
У стандартного фильтра есть существенный недостаток - чтобы вспомнить, какие именно критерии отбора использованы, нужно открывать меню. И тем более это вызывает неудобства, когда задан не один критерий. С этой точки зрения более удобен расширенный фильтр, который отображается отдельной таблицей над данными.
ВИДЕО ИНСТРУКЦИЯ
Порядок настройки:
- Создать таблицу с данными для дальнейшей работы с ней. В ней не должно быть пустых строк.
- Создать таблицу с условиями отбора.
- Запустить расширенный фильтр.
Рассмотрим пример настройки.
У нас есть таблица со столбцами Товар, Количество и Цена.
К примеру, нужно отсортировать строки, названия товаров которых начинаются со слова «Гвозди» Под это условие попадают несколько строк.
Таблица с условиями разместится в ячейках А1:А2. Важно указать название столбца, где будет происходить отбор (ячейка А1) и само слово для отбора – Гвозди (ячейка А2).
Удобнее всего располагать ее над данными или же сбоку. Под ней тоже не запрещено, но не всегда удобно, так как периодически может возникать необходимость добавлять дополнительные строки. Отступите хотя бы одну пустую строку между двумя таблицами.
Затем необходимо:
- выделить любую из ячеек,
- открыть «Расширенный фильтр» по пути: Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно,
- проверить, что задано в поле «Исходный диапазон» - туда должна попасть вся таблица с информацией,
- в «Диапазоне условий» необходимо задать значения ячеек с условием отбора, в данном примере это диапазон А1:А2.
После клика по кнопке «ОК» произойдет отбор нужной информации, и в таблице появятся только строки с нужным словом, в нашем случае это «Гвозди». Номера оставшихся строк окрасятся в синий цвет. Для отмены заданного фильтра достаточно нажать клавиши CTRL+SHIFT+L.
Также легко настроить отбор по строкам, содержащим точно слово «Гвозди» без учета регистра. В диапазоне В1:В2 разместим колонку с новым критерием отбора, не забыв указать заголовок столбца, в котором будет выполняться отсев. В ячейке В2 необходимо указать следующую формулу =»=Гвозди».
- выделить любую из ячеек таблицы,
- открыть «Расширенный фильтр»,
- проверить, что в «Исходный диапазон» попала вся таблица с данными,
- в «Диапазоне условий» указать В1:В2.
После нажатия «ОК» произойдет отсев данных.
Это самые простые примеры работы с фильтрами в excel . В расширенном варианте удобно задавать и другие условия для отбора, например, отсев с параметром «ИЛИ», отсев с параметром «Гвозди» и значением в столбце «Количество» >40.
Как сделать фильтр в Excel по столбцам
Информацию в таблице можно фильтровать по столбцам – одному или нескольким. Рассмотрим на примере таблицы со столбцами «Город», «Месяц» и «Продажи».
Если необходимо отсеять данные по столбцу с названиями городов в алфавитном порядке, нужно выделить любую из ячеек этого столбца, открыть «Сортировку» и «Фильтр» и выбрать параметр «АЯ». В результате информация отобразится с учетом первой буквы в названии города.
Для получения информации по обратному принципу нужно воспользоваться параметром «ЯА».
Необходим отсев информации по месяцам, а также город с большим объемом продаж должен стоять в таблице выше города с меньшим объемом продаж. Для решения задачи требуется в «Сортировке и фильтре» выбрать параметр «Сортировка». В появившемся окне с настройками уточнить «Сортировать по» - «Месяц».
Далее нужно добавить второй уровень сортировки. Для этого нужно выбрать в «Сортировке» - «Добавить уровень» и указать столбец «Продажи». В колонке настроек «Порядок» указать «По убыванию». После нажатия «ОК» произойдет отбор данных по заданным параметрам.
ВИДЕО ИНСТРУКЦИЯ
Почему могут не работать фильтры в Excel
В работе с таким инструментом, как фильтры у пользователей часто возникают сложности. Обычно они связаны с нарушением правил использования тех или иных настроек.
Проблема с фильтром по дате – одна из самых популярных. Возникает после выгрузки данных из учетной системы в виде массива. При попытке фильтрации строк по столбцу, содержащему даты, отсев происходит не по дате, а по тексту.
Решение проблемы:
- выделить столбец с датами,
- открыть вкладку Excel в главном меню,
- выбрать кнопку «Ячейки», в выпадающем списке выбрать параметр «Преобразовать текст в дату».
К популярным ошибкам пользователей при работе с данной программой также стоит отнести:
- отсутствие заголовков у столбцов (без них не будут работать фильтрация, сортировка, а также целый ряд других важных параметров),
- наличие пустых строк и столбцов в таблице с данными (это сбивает систему сортировки, Excel воспринимает информацию как две разные независимые друг от друга таблицы),
- размещение на одной странице нескольких таблиц (удобнее располагать каждую таблицу на отдельном листе),
- размещение в нескольких столбцах данных одного типа,
- размещение данных на нескольких листах, например, по месяцам или годам (объем работы можно сразу умножать на количество листов с информацией).
И еще одна критическая ошибка, не позволяющая в полной мере использовать возможности Excel – это применение нелицензионного продукта.
Гарантировать его правильную работу нельзя, к тому же ошибки будут появляться постоянно. Если вы нацелены использовать данный инструмент обработки математических сведений на постоянной основе, приобретите полноценную версию программы.
Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.
С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.
Как сделать расширенный фильтр в Excel?
Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:
- задать более двух критериев отбора;
- скопировать результат фильтрации на другой лист;
- задать условие любой сложности с помощью формул;
- извлечь уникальные значения.
Алгоритм применения расширенного фильтра прост:
- Делаем таблицу с исходными данными либо открываем имеющуюся. Например, так:
- Создаем таблицу условий. Особенности: строка заголовков полностью совпадает с «шапкой» фильтруемой таблицы. Чтобы избежать ошибок, копируем строку заголовков в исходной таблице и вставляем на этот же лист (сбоку, сверху, снизу) или на другой лист. Вносим в таблицу условий критерии отбора.
- Переходим на вкладку «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Дополнительно». Если отфильтрованная информация должна отобразиться на другом листе (НЕ там, где находится исходная таблица), то запускать расширенный фильтр нужно с другого листа.
- В открывшемся окне «Расширенного фильтра» выбираем способ обработки информации (на этом же листе или на другом), задаем исходный диапазон (табл. 1, пример) и диапазон условий (табл. 2, условия). Строки заголовков должны быть включены в диапазоны.
- Чтобы закрыть окно «Расширенного фильтра», нажимаем ОК. Видим результат.
Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?
Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» - «Сортировка и фильтр» - «Очистить».
Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».
В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:
Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».
Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:
Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =»=Набор обл.6 кл.»
После использования «Расширенного фильтра»:
Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.
В табличку условий введем критерии отбора: =»=Набор обл.6 кл.» (в столбец «Название») и =»
Обратите внимание: критерии необходимо записать под соответствующими заголовками в РАЗНЫХ строках.
Результат отбора:
Расширенный фильтр позволяет использовать в качестве критерия формулы. Рассмотрим пример.
Отбор строки с максимальной задолженностью: =МАКС(Таблица1).
Таким образом мы получаем результаты как после выполнения несколько фильтров на одном листе Excel.
Как сделать несколько фильтров в Excel?
Создадим фильтр по нескольким значениям. Для этого введем в таблицу условий сразу несколько критерий отбора данных:
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Теперь из таблицы с отобранными данными извлечем новую информацию, отобранную по другим критериям. Например, только отгрузки за 2014 год.
Вводим новый критерий в табличку условий и применяем инструмент фильтрации. Исходный диапазон – таблица с отобранными по предыдущему критерию данными. Так выполняется фильтр по нескольким столбцам.
Чтобы использовать несколько фильтров, можно сформировать несколько таблиц условий на новых листах. Способ реализации зависит от поставленной пользователем задачи.
Как сделать фильтр в Excel по строкам?
Стандартными способами – никак. Программа Microsoft Excel отбирает данные только в столбцах. Поэтому нужно искать другие решения.
Приводим примеры строковых критериев расширенного фильтра в Excel:
- Преобразовать таблицу. Например, из трех строк сделать список из трех столбцов и к преобразованному варианту применить фильтрацию.
- Использовать формулы для отображения именно тех данных в строке, которые нужны. Например, сделать какой-то показатель выпадающим списком. А в соседнюю ячейку ввести формулу, используя функцию ЕСЛИ. Когда из выпадающего списка выбирается определенное значение, рядом появляется его параметр.
Чтобы привести пример как работает фильтр по строкам в Excel, создадим табличку:
Для списка товаров создадим выпадающий список:
Над таблицей с исходными данными вставим пустую строку. В ячейки введем формулу, которая будет показывать, из каких столбцов берется информация.
Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару
Скачать примеры расширенного фильтра
Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.
Фильтрация данных в Excel позволит отобразить в столбцах таблицы ту информацию, которая интересует пользователя в конкретный момент. Она значительно упрощает процесс работы с большими таблицами. Вы сможете контролировать как данные, которые будут отображаться в столбце, так и исключенные из списка данные.
Если Вы делали таблицу в Эксель через вкладку «Вставка» – «Таблица», или вкладка «Главная» – «Форматировать как таблицу», то в такой таблице, фильтр включен по умолчанию. Отображается он в виде стрелочки, которая расположена в верхней ячейке справой стороны.
Если Вы просто заполнили ячейки данными, а затем отформатировали их в виде таблицы – фильтр нужно включить. Для этого выделите весь диапазон ячеек таблицы, включая заголовки столбцов, так как кнопочка фильтра располагается в верхнем столбце, и если выделить столбец, начиная с ячейки с данными, то она не будет относиться к фильтруемым данным этого столбца. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр».
В примере стрелочка фильтра находится в заголовках, и это правильно – будут фильтроваться все данные в столбце, расположенные ниже.
Если Вас интересует вопрос, как сделать таблицу в Эксель, перейдите по ссылке и прочтите статью по данной теме.
Теперь давайте рассмотрим, как работает фильтр в Эксель. Для примера воспользуемся следующей таблицей. В ней три столбца: «Название продукта», «Категория» и «Цена», к ним будем применять различные фильтры.
Нажмите стрелочку в верхней ячейке нужного столбца. Здесь Вы увидите список неповторяющихся данных из всех ячеек, расположенных в данном столбце. Напротив каждого значения будут стоять галочки. Снимите галочки с тех значений, которые нужно исключить из списка.
Например, оставим в «Категории» только фрукты. Снимаем галочку в поле «овощ» и нажимаем «ОК».
Для тех столбцов таблицы, к которым применен фильтр, в верхней ячейке появится соответствующий значок.
Если Вам нужно удалить фильтр данных в Excel, нажмите в ячейке на значок фильтра и выберите из меню «Удалить фильтр с (название столбца)».
Сделать фильтр данных в Excel можно различными способами. Различают текстовые и числовые фильтры. Применяются они соответственно, если в ячейках столбца записан либо текст, либо числа.
Применим «Числовой фильтр» к столбцу «Цена». Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным столбца. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25». Выбираем «меньше».
В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации данных можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ». При использовании «И» – должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» – одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» – «25» – «И» – «больше» – «55». Таким образом, мы исключим товары из таблицы, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.
Таблица с фильтром по столбцу «Цена» ниже 25.
«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбцу «Название продукта». Нажимаем на кнопочку фильтра в столбце и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с».
Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка». В следующем окне, в поле пишем: «ка*». Нажимаем «ОК».
«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» – «с*л», останутся слова стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» – батон, бутон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «?????».
Фильтр для столбца «Название продукта».
Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.
Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбца «Название продукта». Кликаем по кнопочке фильтра и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.
В таблице остались только продукты красного цвета.
Фильтр по цвету текста применим к столбцу «Категория». Оставим только фрукты. Снова выбираем красный цвет.
Теперь в таблице примера отображены только фрукты красного цвета.
Если Вы хотите, чтобы были видны все ячейки таблицы, но сначала шла красная ячейка, потом зеленая, синяя и так далее, воспользуйтесь сортировкой в Excel. Перейдя по ссылке, Вы сможете прочесть статью по теме.
Фильтры в Эксель помогут Вам в работе с большими таблицами. Основные моменты, как сделать фильтр и как с ним работать, мы рассмотрели. Подбирайте необходимые условия и оставляйте в таблице интересующие данные.
Иногда при работе с большой базой данных возникает необходимость отобрать информацию по определенному критерию (например, показать только тех людей, которые родились в 1980 году). Для выполнения задач подобного рода используется фильтр в Excel.
Видео по фильтрации и сортировке данных в Excel
Виды фильтров в Excel
Фильтрация — это выбор необходимых данных из списка для последующей работы с ними. Результатом этой процедуры будут определенные строки, которые подходят под критерии отбора. Остальные записи временно скрываются и не используются до тех пор, пока пользователь не отключит фильтр. С отобранными данными можно выполнять стандартные действия: редактирование, форматирование, печать, построение графиков, диаграмм и т.д.
Всего в Экселе есть 2 способа фильтрации: автофильтр и расширенный фильтр. Запустить их можно через панель меню, щелкнув «Данные — Фильтр». С помощью первого варианта осуществляется быстрый отбор необходимой информации с простыми критериями поиска. В режиме автофильтра заглавная строка таблицы в каждой колонке будет содержать кнопку со стрелочкой, кликнув на которую можно указать критерии для отбора. Для каждого столбца можно установить свои настройки. В данном режиме можно установить следующие параметры:
Чтобы удалить фильтр из одной колонки, нужно кликнуть в перечне элементов на пункт «Все». Если нужно отменить его для всей таблицы, необходимо выбрать в панели меню пункты «Данные — Фильтр — Отобразить все». Удаление автофильтра осуществляется так же, как и его запуск.
Расширенный фильтр
Пример создания расширенного фильтра — необходимо задать диапазон исходных данных, фильтров и диапазон, куда помещаются отфильтрованные данные
Второй вариант фильтрации предоставляет пользователю больше возможностей для отбора необходимых данных.Чтобы запустить расширенную опцию, необходимо создать копию заголовков таблицы (т.е. просто скопировать шапку). Это будет диапазон условий. Затем надо заполнить этот диапазон критериями отбора. Но тут важно придерживаться правил: если нужно, чтобы значения отбирались по двум параметрам (к примеру, фамилия студента и оценка), то условия записываются в одну строку; если же критерии будут отбираться в режиме «ИЛИ» (марка машины или объем двигателя), тогда они записываются в разные строки.
Допустим, есть таблица с 2 колонками — наименование товара и количество. Всего товаров 3 — бананы, апельсины, мандарины, а количество — 10, 20 и 15 штук соответственно. После того как будет скопирована шапка, можно создать условие, например, показать товары, количество которых меньше или равно 15. То есть под скопированной шапкой в колонке «Кол-во» надо написать <=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).
Таким образом, принцип работы фильтрации должен быть понятен. Этим способом можно отбирать любые элементы из базы данных, насколько большой она бы ни была. Такая процедура поможет упростить работу пользователя с большими объемами данных.