Metode 1. Cepat - gunakan pemformatan bersyarat

Dengan menggunakan pemformatan bersyarat, kita dapat memaksa Excel untuk mengisi sel dengan warna yang dipilih jika berada di antara awal dan akhir tahapan berdasarkan tanggal. Cara termudah untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan fungsi logis Dan , yang dalam hal ini memeriksa pemenuhan wajib kedua kondisi (5 Januari selambat-lambatnya 4 Januari dan lebih awal dari 8 Januari):

Contoh diagram seperti itu dapat diambil

Metode 2. Panjang, tapi familier - gunakan diagram

Jadi, kami memiliki tabel yang mencantumkan tahapan proyek, tanggal mulai dan berakhir, serta durasi setiap tahap:

Tugasnya adalah membangun sarana standar bagan- bagan kalender, seperti pada gambar:

Mari kita pergi, langkah demi langkah:

Pilih data sumber untuk bagan - rentang A2:B13 dan pilih dari menuSisipkan - Diagram, ketik - Linear dengan akumulasi:

Pada tab Baris, klik tombol Tambah , atur kursor di bidang Nilai dan pilih sel dengan durasi tahapan ( C2:C13 ):

Klik tombol Berikutnya dan pada langkah ketiga Wizard pada tab Hapus centang pada legenda Tambahkan legenda. Semua - klik Selesai . Seharusnya terlihat seperti ini:

Jangan takut - semuanya berjalan sesuai rencana - Anda hanya perlu "mengingat" diagram kita. Untuk melakukannya, klik klik kanan mouse pada sumbu vertikal dengan nama tahapan dan pilih di menu konteks Format Sumbu :

Pada tab Skala di jendela yang terbuka, beri dua "tanda centang" -Urutan kategori terbalik dan Persimpangan dengan sumbu Y dalam kategori maksimum. Klik Oke. Sekarang mari kita singkirkan kolom biru. Klik dua kali salah satunya dan di jendela yang terbuka, pilih bingkai tak terlihat dan isian transparan. Anda harus mendapatkan yang berikut ini:

Sepertinya sudah benar, kan? Tetap mengkonfigurasi rentang data yang ditampilkan pada grafik dengan benar. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengetahui isi sel yang sebenarnya dari mana garis waktu dimulai dan diakhiri (sel kuning dan hijau di tabel). Faktanya adalah Excel hanya menampilkan tanggal dalam sel sebagai hari-bulan-tahun, tetapi sebenarnya menyimpan tanggal apa pun dalam sel sebagai jumlah hari yang telah berlalu dari 1.1.1900 hingga tanggal saat ini. Pilih sel kuning dan hijau dan, satu per satu, coba atur Format Umum untuknya (menu Format - Sel). Ternyata masing-masing 38350 dan 38427. Mari tambahkan tiga hari lagi ke tanggal akhir - kita mendapatkan 38340. Ingat angka-angka ini.

Tetap klik kanan pada sumbu waktu horizontal dan pilih Format sumbu dan masukkan nomor ini pada tab Skala :

Setelah mengklik OK diagram akan mengambil bentuk yang diperlukan:

Tetap "membawa kilau" - sesuaikan warna, font, label sumbu, dll. - dengan ini, saya pikir, Anda dapat menanganinya tanpa saran saya ... :)

BERITA FORUM Ksatria Teori Aether

18/11/2017 - 23:27: -> - Karim_Khaidarov. 10/19/2017 - 04:24: -> - Karim_Khaidarov. 10/11/2017 - 05:10: -> - Karim_Khaidarov. 05.10.2017 - 11:03: -> - Karim_Khaidarov. 04.10.2017 - 15:26:

Hampir semua orang menganggap informasi "ditarik" daripada "didengarkan" dengan lebih baik. Dan lebih baik lagi, jika informasi ini disajikan dalam bentuk gambar, dan bukan rangkaian angka dan indikator. Bayangkan orang asing sedang membicarakan anjingnya. Dia tidak mendeskripsikan penampilan dan silsilahnya, tidak menentukan warna dan usianya, dll. Imajinasi setiap pendengar akan menggambarkan citranya sendiri-sendiri. Dan ketika kita sudah membayangkan seekor anjing yang tampan, ternyata kita diberitahu tentang seekor pesek yang cantik. Dalam situasi ini, kami akan tertawa, tetapi menghadapi hal seperti ini di perusahaan, itu tidak lagi menjadi bahan tertawaan.

Oleh karena itu, dalam produksi, setiap orang berusaha memvisualisasikan sebanyak mungkin. Salah satu dokumen terpenting, terutama dalam konstruksi, adalah jadwal kerja. Kami dapat dengan aman mengatakan bahwa seluruh proyek tanpa jadwal ini hanya membuang-buang waktu. Karena berisi semua solusi teknik dan teknis yang diterima, serta tenggat waktu yang dioptimalkan.

Apa itu rencana kalender?

Judul dokumen ini sendiri memberikan gambaran tentang pentingnya dan signifikansinya. Jadwal kalender untuk produksi karya adalah tabel yang menampilkan semua volume dan tenggat waktu. Selain itu, grafik tersebut dengan jelas menunjukkan urutan pekerjaan yang dilakukan, terkait dengan tanggal tertentu (atau durasi pelaksanaan berbagai jenis pekerjaan - untuk proyek standar). Paling sering, dokumen ini juga berisi informasi tentang sumber daya yang dibutuhkan pada setiap tahap konstruksi: bahan dasar, peralatan, dan personel.

Kemampuan menyusun jadwal kerja adalah salah satu keterampilan terpenting manajer dari berbagai tingkatan. Jadwal yang lebih akurat dan terperinci, semakin baik semua pekerjaan yang direncanakan akan dilakukan. Terlepas dari kenyataan bahwa industri "asli" dari jadwal kerja dianggap konstruksi, para pemimpin dari semua bidang tidak akan mengganggu pengetahuan tentang prinsip-prinsip tersebut.

Di mana untuk memulai

Pekerjaan apa pun dapat dipecah menjadi tugas-tugas kecil. Contoh paling sederhana adalah persiapan salad sayuran segar. Tampaknya lebih mudah? Tetapi bahkan tugas dasar ini dapat dipecah menjadi urutan tindakan. Pertama beli semua bahan, lalu cuci, potong dan campur, bumbui dengan saus. Selain itu, semua tindakan dapat dilanggar dalam waktu (muncul jeda dalam pekerjaan), atau dapat dilakukan secara berurutan, tanpa jeda waktu. Selain itu, semua ini bisa dilakukan oleh satu orang, atau mungkin seluruh tim juru masak. Jadi, ada urutan tindakan. Tetap menghitung waktu untuk setiap tahap dan menentukan berapa banyak dan jenis personel apa yang dibutuhkan untuk pekerjaan ini. Dan jadwal produksi hampir siap untuk kami.

Terlepas dari industrinya, saat merencanakan, pertama-tama Anda perlu menyoroti ruang lingkup pekerjaan: pisahkan seluruh proses menjadi beberapa komponen. Selain itu, kriterianya tidak hanya perbedaan teknologi, tetapi juga jumlah karyawan, mekanisme dan perangkat yang diperlukan, dll.

Tenggat waktu

Setelah membagi semuanya menjadi urutan tindakan, Anda dapat mulai menghitung waktu pengerjaan. Untuk produksi dan konstruksi, ada norma dan standar yang dengannya ketentuan khusus dihitung untuk jumlah pekerjaan tertentu. Untuk pekerjaan mental, tidak mungkin menghitung waktu pekerjaan sesuai dengan rumus. Tetapi seorang manajer dengan pengalaman luas, yang memiliki informasi tentang stafnya, dapat dengan jelas menetapkan kerangka waktu untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Mengetahui tenggat waktu untuk setiap jenis pekerjaan, kita dapat mulai menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh proses. Harus diingat bahwa beberapa tugas dapat diselesaikan secara paralel, dan jeda teknologi juga diperlukan untuk proses tertentu.

Perhitungan sumber daya

Pasti staf elemen penting proses. Jadwal produksi pekerjaan konstruksi melibatkan penentuan jumlah pemain, spesialisasi pekerja dan kualifikasi mereka. Pada tahap ini, kami menghitung jumlah dan komposisi tim serta menyusun rencana kalender untuk pekerjaan mereka di fasilitas tersebut.

Selanjutnya, kita beralih ke definisi Peralatan yang diperlukan, mekanisme dan perangkat. Di industri manufaktur, ada juga peraturan untuk ini. Dan terakhir, yang tak kalah pentingnya, ini adalah perhitungan bahan yang diperlukan untuk pekerjaan itu.

Perhitungan waktu pengiriman bahan

Semua informasi ini akan memungkinkan Anda untuk menggabungkan jadwal kerja dengan jadwal penyediaan bahan dan peralatan. Keseragaman dan kontinuitas - ini adalah dua prinsip utama perencanaan. Mengoptimalkan jadwal untuk mengurangi waktu mungkin tidak memberikan hasil yang diinginkan, karena pekerjaan akan terhenti karena kekurangan bahan (atau, sebaliknya, situs konstruksi akan benar-benar tersumbat olehnya, dan oleh karena itu akan memakan banyak waktu. waktu untuk menemukan yang tepat saat ini).

Force majeure meningkatkan waktu kerja

Detail penting lainnya adalah ketika menyusun rencana kerja, perlu untuk memperkirakan kemungkinan risiko. Untuk konstruksi, ini bisa apa saja mulai dari cuaca buruk hingga lalu lintas padat di jalan raya. Mengingat keadaan force majeure, waktu untuk jenis pekerjaan tertentu perlu sedikit ditingkatkan. Paling sering, ini juga memengaruhi durasi eksekusi seluruh volumenya.

Meskipun demikian, perencana tidak boleh mengejar waktu yang telah diminimalkan. Lagi pula, ketika produksi pekerjaan terganggu, kontraktor umum harus membayar denda kepada pelanggan dan kontraktor terkait.

Otomatisasi grafik

Beberapa tahun lalu, rencana kalender dibuat secara manual. Spesialis menghitung semua tenggat waktu dan kebutuhan personel dan material, dan kemudian memvisualisasikannya dengan bantuan. Untuk volume kecil bekerja, itu tugas yang mudah. Hal lain adalah jika kita berbicara tentang organisasi kontraktor serius yang mengelola beberapa objek secara bersamaan.

Pemrogram sedang mengembangkan banyak program tambahan yang dirancang untuk menghitung dan membuat jadwal kerja secara otomatis. Jadwal sampel dihitung menggunakan Microsoft Office Project 2010 Professional, misalnya, mudah ditemukan di Internet. Namun, tidak setiap perusahaan setuju untuk mengeluarkan dana tambahan untuk pemasangan perangkat lunak dan melatih staf untuk bekerja dengannya. Selain itu, setiap program khusus memiliki kekurangannya. Yang satu tidak memperhitungkan kemungkinan kerja shift, yang lain tanpa menulis makro tidak konsisten dengan perhitungan bahan, misalnya, dll.

Oleh karena itu, sebagian besar perencana telah belajar membuat jadwal kerja di Excel.

Program ini memiliki banyak keunggulan:

1. Gratis. Dalam artian Excel adalah bagian dari paket MS Office standar, yang diinstal tanpa syarat di hampir setiap komputer.
2. Dia sederhana. Memiliki pengetahuan minimal tentang menghitung rumus dan menghubungkan lembaran satu sama lain, Anda dapat melakukan perencanaan.
3. Dia visual. Semua perhitungan dan hasilnya ditampilkan dalam satu lembar. Dan perubahannya segera ditampilkan di grafik.

Menghadiri pelatihan dua hari Gleb Arkhangelsky "Manajemen Waktu", yang dilakukan olehnya di Wimm-Bill-Dann, memberikan kesan yang kuat bagi saya. Hasil utamanya adalah dorongan minat baru pada masalah yang relevan. Ini sudah menjadi pelatihan ketiga tentang topik ini bagi saya dengan fasilitator yang berbeda, tetapi berbeda dari yang lain baik dalam pendekatan konseptual dan keaktifan presentasi, serta nilai praktisnya.

Mungkin salah satu akuisisi praktis utama adalah metode yang saya kembangkan untuk perencanaan harian waktu kerja di lingkungan Microsoft Excel menggunakan beberapa ide dari lokakarya. Itu adalah langkah maju yang besar dalam pengaturan pekerjaan dibandingkan dengan metode perencanaan lama dalam buku harian biasa dalam hal kenyamanan, penghematan waktu, dan kemampuan manufaktur.

Saya akan menjelaskan metode ini di bawah. Ini memungkinkan Anda untuk merencanakan tugas Anda dan tugas bawahan secara bersamaan. Jadi dalam hal ini, file dengan rencana kerja hari itu bisa diunggah, katakanlah, ke folder bersama sehingga semua karyawan dapat melihatnya. Saya ingin segera mencatat bahwa, menurut saya, teknik perencanaan operasional ini masuk akal secara praktis jika Anda harus menangani setidaknya 4 5 tugas berbeda setiap hari. Jika tidak demikian, maka untuk perencanaan operasional, buku harian yang sama atau analoginya akan lebih banyak digunakan.

Sebagai permulaan, saya akan menjelaskan secara singkat ide-ide yang diterima pada pelatihan, yang menjadi dasar metode ini.

1. Merencanakan tugas sesuai skema "hari minggu bulan (tahun)".

Menurut pendapat saya, ini adalah teknik perencanaan yang sangat fleksibel dan sukses. Dari sudut pandang penerapan praktis, mungkin, perolehan saya yang paling berharga di seminar. Gagasan utamanya adalah bahwa semua tugas dibagi menjadi tiga jenis (atau status):

• tugas yang harus diselesaikan hari ini
• tugas-tugas yang direncanakan untuk ditangani dalam minggu depan,
• tugas-tugas yang perlu ditangani dalam jangka panjang.

Daftar pertama dan kedua dilihat dan diperbarui pada awal setiap hari kerja (atau pada akhir hari sebelumnya), mingguan ketiga.

2. Penganggaran waktu, membagi tugas untuk hari itu menjadi sulit (terikat pada waktu tertentu), fleksibel (yang dapat dilakukan pada siang hari) dan dianggarkan (tugas fleksibel dengan jumlah waktu tertentu yang dialokasikan untuknya).

3. Perencanaan kontekstual, penggunaan kairos terjadi secara acak saat-saat yang menguntungkan untuk memecahkan beberapa masalah.

Deskripsi metodologi perencanaan

1. Semua tugas yang baru muncul dicatat dalam daftar umum saat muncul. Pada saat yang sama, selain tugas itu sendiri, statusnya ditunjukkan (hari, minggu atau bulan-tahun), serta, jika perlu, karyawan yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya, tanggal penyelesaian tugas, waktu , hari yang diharapkan tugas akan selesai (biasanya untuk proyek), kairos.
2. Setiap hari di penghujung hari kerja, berdasarkan daftar umum ini, direncanakan hari kerja berikutnya. Daftar tugas untuk hari itu disusun, dipecah menjadi tugas yang sulit, fleksibel dan dianggarkan, jika perlu, karyawan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan, waktu, dan catatan lain ditunjukkan.
3. Pada siang hari, rencana kerja ada di depan mata, sedang disesuaikan: membuat catatan tentang pelaksanaan dan tugas mendesak baru.

Deskripsi implementasi perencanaan operasional di Excel

Contoh penerapan metode perencanaan diberikan dalam file terlampir planir.xls.

File tersebut terdiri dari dua lembar: "1 7 31" dan "by day".

1. Pada lembar "1 7 31" ada daftar umum tugas yang muncul. Deskripsi bidang (bidang wajib ditandai dengan tanda bintang):

no..* nomor urut tugas dalam daftar

TUGAS * tugas itu sendiri

DATE tanggal tugas diperbarui, mis. pada hari apa itu harus diselesaikan atau mulai dilakukan

Waktu pembaruan tugas TIME (rapat dimulai, dll.)

DEADLINE * Status pekerjaan. Memiliki 4 kemungkinan nilai yang dipilih dari daftar: "hari", "minggu", "bulan tahun", "selesai". Untuk meningkatkan visualisasi, setiap nilai secara otomatis diwarnai dengan warnanya sendiri dengan metode pemformatan bersyarat.

PENYELESAIAN YANG DIMAKSUDKAN dan
PENYELESAIAN NYATA dua bidang ini dapat berguna untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan menyelesaikan tugas

bidang KAIROS untuk perencanaan kontekstual; contoh "bos", mis. fitur ini akan menunjukkan masalah yang perlu diselesaikan pada pertemuan tak terjadwal dengan manajemen.

Jika perlu, spesifikasi pekerjaan di lembar, Anda dapat menambahkan bidang lain. Misalnya CONTACT PERSON seseorang dari departemen yang berdekatan dengan siapa Anda perlu berinteraksi tentang masalah ini, CATATAN, dll.

Perubahan yang dilakukan pada lembar "1 7 31" dapat terdiri dari dua jenis.

Yang pertama adalah menambahkan tugas baru ke daftar dan memodifikasi yang sudah ada. Penambahan ini dilakukan pada lembaran dalam mode "on line" setelah kemunculannya.

Jenis perubahan kedua adalah analisis dan penyesuaian status pekerjaan. Seperti disebutkan di atas, tugas dengan status "hari" dan "minggu" dianalisis setiap hari di akhir hari kerja atau awal hari baru. Analisis tugas dengan status "bulan tahun" terjadi setiap minggu. Dalam hal ini, jika perlu, status tugas diubah menjadi salah satu dari tiga kemungkinan jenis lainnya. Untuk memilih daftar tugas dengan status tertentu, sebaiknya gunakan filter otomatis. Misalnya, di penghujung hari kerja, semua tugas dengan status "hari" dipilih dengan cara ini, kemudian daftar dilihat, jika tugas tersebut relevan untuk dieksekusi keesokan harinya, maka statusnya tidak berubah, jika tugas selesai, status berubah menjadi "selesai", jika Ketika tingkat urgensi diturunkan, status tugas berubah menjadi "minggu" atau "bulan tahun". Sekarang, jika setelah menyelesaikan analisis tugas harian menggunakan filter otomatis, Anda memilih tugas dengan status "hari", Anda akan mendapatkan daftar tugas untuk dieksekusi pada hari kerja berikutnya, yang ditransfer dengan menyalin ke "oleh lembar hari”.

2. Lembar harian digunakan untuk menjadwalkan tugas setiap hari.

Deskripsi bidang:

SELESAI tanda akhir; latar belakang putih tidak dilakukan, latar belakang hitam dilakukan, latar belakang abu-abu tidak dilakukan dan tidak akan dilakukan hari itu (kekurangan waktu, penjadwalan ulang, pembatalan pekerjaan). Bidang diisi pada siang hari saat situasi berubah

No.pp.. nomor urut tugas

BERTANGGUNG JAWAB nama belakang karyawan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas

Daftar tugas fleksibel yang FLEKSIBEL

Daftar SULIT tugas-tugas sulit

TIME waktu mulai untuk tugas berat

Jika perlu, spesifikasi pekerjaan di lembar, Anda dapat menambahkan bidang lain. Misalnya BUDGETABLE daftar tugas yang dianggarkan ditambah bidang waktu yang dialokasikan untuknya, atau waktu ini dapat ditunjukkan di bidang WAKTU, CATATAN, dll.

Seperti disebutkan di atas, daftar tugas untuk hari itu adalah hasil analisis harian dari total daftar tugas untuk statusnya. Setelah menyesuaikan status pada lembar "1 7 31", tugas dengan status "hari" dipilih menggunakan filter otomatis dan disalin ke lembar "menurut hari" untuk tanggal yang sesuai di bawah tugas hari sebelumnya. Dua kolom disalin: BERTANGGUNG JAWAB dan PEKERJAAN. Selanjutnya, untuk kenyamanan, garis yang berkaitan dengan hari sebelumnya disembunyikan.

Setelah menyalin, semua tugas masuk ke kolom FLEKSIBEL, masing-masing, tugas kaku dan anggaran harus ditransfer secara manual ke kolom yang sesuai dengan mengisi bidang WAKTU.

Setelah itu, pada lembar “demi hari”, rencana kerja untuk hari ini hampir siap. Untuk visualisasi yang lebih baik, saya juga menerapkan pemformatan warna latar belakang sel berikut:

• Saya menyorot nama-nama pemain dengan warna hijau
• dengan warna kuning tugas yang paling penting untuk diperhatikan
• tugas mendesak merah muda yang perlu Anda laporkan ke manajemen
• dalam pertanyaan dukungan biru yang tidak terkait langsung dengan alur kerja.

Menyimpulkan beberapa hal di atas, saya ingin mengatakan bahwa fakta munculnya metodologi yang dijelaskan bagi saya telah menjadi hasil yang layak untuk menghadiri seminar G. Arkhangelsky.

Sergey Olekhov,
Kepala Layanan Analitik
Pabrik Susu Lianozovsky 25.04.06

Sergey Olekhov, April 2006 Mengedit Gleb Arkhangelsky,
Artikel itu ditulis khusus untuk situs tersebut. Alamat dokumen di situs:
Diperbolehkan tanpa persetujuan tambahan dengan editor untuk menerbitkan dalam publikasi online gratis, dengan tetap menjaga integritas teks, termasuk pemberitahuan ini, dan hyperlink yang berfungsi. Publikasi dalam publikasi online berbayar dan media kertas memerlukan persetujuan dari editor.