Спосіб 1. Швидкий - використовуємо умовне форматування

За допомогою умовного форматування ми можемо змусити Excel заливати комірку будь-яким вибраним кольором, якщо вона за датою потрапляє між початком та кінцем етапу. Найпростіше для цього використовувати логічну функціюІ , яка в даному випадку перевіряє обов'язкове виконання обох умов (5 січня пізніше, ніж 4 і раніше, ніж 8):

Приклад такої діаграми можна взяти

Спосіб 2. Довгий, але звичний – використовуємо діаграму

Отже, маємо таблицю з перерахуванням етапів проекту, датами початку та кінця та тривалістю кожного етапу:

Завдання - побудувати стандартними засобамидіаграму- календарний графік, як на малюнку:

Поїхали кроками:

Виділимо вихідні дані для діаграми – діапазон A2:B13 та виберемо в менюВставка - Діаграма, тип - Лінійчаста з накопиченням:

На вкладці Ряд тиснемо кнопку Додати , встановлюємо курсор у поліЗначення і виділяємо осередки з тривалістю етапів ( C2:C13):

Тиснемо кнопку Далі і на третьому кроці Майстра на вкладціЛегенда знімаємо прапорець Додати легенду. Всі - тиснемо Готово . Повинно вийти приблизно таке:

Не лякайтеся - все йде за планом - потрібно лише "довести до ладу" нашу діаграму. Для цього клацаємо правою кнопкоюмиші по вертикальній осі з назвами етапів та вибираємо у контекстному менюФормат осі:

На вкладці Шкала у вікні ставимо дві "галочки" -Зворотний порядок категорійі Перетин з віссю Y у максимальній категорії. Тиснемо ОК. Тепер позбудемося синіх стовпців. Зробіть подвійне клацання по кожному з них і у вікні виберіть невидиму рамку і прозору заливку. Повинно вийти таке:

Вже схоже на правду, правда? Залишилося правильно налаштувати діапазон даних, що відображаються на діаграмі. Для цього необхідно дізнатися реальний вміст осередків з яких починається і на яких закінчується тимчасова шкала (жовта та зелена осередки в таблиці). Справа в тому, що Excel тільки відображає в клітинці дату як день-місяць-рік, а насправді будь-яку дату зберігає в клітинці як кількість днів, що пройшли з 1.1.1900 до поточної дати. Виділіть жовту та зелену комірки та по черзі спробуйте встановити для них Загальний формат (меню Формат – Комірки). Вийде 38350 і 38427, відповідно. Накинемо на дату закінчення ще дня три - отримаємо 38340. Запам'ятайте ці цифри.

Залишилося клацнути правою кнопкою миші горизонтальною віссю часу і вибратиФормат осі та ввести ці числа на вкладкуШкала:

Після натискання ОК діаграма набуде необхідного вигляду:

Залишилося "навести блиск" - налаштувати кольори, шрифти, підписи осей та інше - з цим, я думаю, Ви і без моїх порад справитеся... :)

НОВИНИ ФОРУМУ Лицарі теорії ефіру

18.11.2017 - 23:27: -> - Карим_Хайдаров. 19.10.2017 - 04:24: -> - Карим_Хайдаров. 11.10.2017 - 05:10: -> - Карим_Хайдаров. 05.10.2017 - 11:03: -> - Карим_Хайдаров. 04.10.2017 - 15:26:

Практично всі люди краще сприймають інформацію намальовану, а не прослухану. І ще краще, якщо ця інформація представлена ​​образами, а не рядом цифр та показників. Уявіть собі, що малознайома людина розповідає про свого собаку. Він описує її зовнішність і родовід, не уточнює масть і вік тощо. буд. Уяву кожного слухача намалює свій образ. А коли ми вже уявимо собі красеня дога, виявиться, що нам розповідали про чарівний мопс. У цій ситуації ми посміємося, але, зіткнувшись із чимось подібним до підприємства, вже буде не до сміху.

Тому на виробництві усі намагаються максимально візуалізувати. Одним із найважливіших документів, особливо у будівництві, вважається графік виконання робіт. Можна сміливо стверджувати, що весь проект без цього графіка – втрачений час. Так як у ньому зібрано всі прийняті інженерні та технічні рішення, а також оптимізовано терміни.

Що таке план календаря?

Сама назва цього документа дає уявлення про його важливість та значущість. Календарний графік виконання робіт - це таблиця, в якій відображені всі їх обсяг та строки виконання. Крім того, на графіку наочно показано послідовність виконання робіт, прив'язану до конкретних дат (або просто тривалість виконання різних видів робіт - для типових проектів). Найчастіше цей документ містить і інформацію про необхідні на кожному етапі будівництва ресурси: основні матеріали, техніку та персонал.

Уміння складати графік виконання робіт - одна з найважливіших навичок управлінців різного рівня. Чим точніше і детальніше складено графік, тим якісніше буде проведено всі заплановані роботи. Незважаючи на те, що «рідною» галуззю графіка виконання робіт вважається будівництво, керівникам усіх напрямків не завадить знання принципів.

З чого почати

Будь-яку роботу можна розбити на дрібні завдання. Найпростіший приклад - приготування салату зі свіжих овочів. Здавалося б, що простіше? Але це елементарне завдання можна розбити на послідовність дій. Спочатку придбати всі інгредієнти, потім помити їх, нарізати та змішати, заправивши соусом. Причому всі дії можуть бути розірвані у часі (з'являються перерви у роботі), а можуть бути виконані послідовно, без розривів у часі. Крім того, все це може зробити одна людина, а може й ціла бригада кухарів. Отже, послідовність дій є. Залишається розрахувати час виконання кожного етапу та визначити, скільки і який персонал необхідний для цієї роботи. І графік виконання робіт у нас практично готовий.

Незалежно від галузі, за плану спочатку необхідно виділити склад робіт: розбити весь процес на складові. Причому критеріями можуть бути як технологічні відмінності, а й кількість працівників, і необхідні механізми і пристосування тощо.

Термін виконання

Після поділу всього на послідовність дій можна приступати до розрахунку термінів виконання робіт. Для виробництва та будівництва існують нормативи та стандарти, за якими розраховуються конкретні терміни для заданого обсягу робіт. Для розумової праці не можна прорахувати терміни виконання роботи за такою формулою. Але керівник з великим досвідом, який володіє інформацією про свій штат співробітників, може досить чітко задати часові рамки для вирішення поставленого завдання.

Знаючи терміни виконання кожного виду робіт, ми можемо розпочати визначення часу, необхідного для здійснення всього процесу. Слід пам'ятати, деякі завдання можуть вирішуватися паралельно, а певних процесів потрібні і технологічні перерви.

Розрахунок ресурсів

Безумовно, персонал - найважливіший елементпроцесу. Графік виконання робіт у будівництві передбачає визначення чисельності виконавців, спеціалізації робітників та його кваліфікації. На цьому етапі ми розраховуємо кількість та склад бригад та складаємо календарний план їхньої зайнятості на об'єкті.

Далі переходимо до визначення необхідного обладнання, механізмів та пристроїв. У виробничих галузях при цьому також існують нормативи. І, нарешті, останнє, але від цього не менш важливе – це розрахунок необхідних проведення робіт матеріалів.

Розрахунок термінів постачання матеріалів

Вся ця інформація дозволить поєднати графік виконання робіт з графіком постачання матеріалів та обладнання. Рівномірність та безперебійність - ось два основні принципи планування. Оптимізація графіка у бік зменшення термінів може не дати бажаного результату, тому що в роботі з'явиться простий через брак матеріалів (або, навпаки, будмайданчик виявиться буквально забитий ними, а тому на пошук потрібного в даний момент піде багато часу).

Форс-мажор збільшує термін виконання робіт

Ще одна важлива деталь – при складанні плану робіт необхідно передбачити можливі ризики. Для будівництва це може бути все, що завгодно - від поганої погоди до напруженого трафіку на дорогах. Враховуючи форс-мажорні обставини, необхідно збільшити терміни виконання окремих видів робіт. Найчастіше це позначається і тривалості виконання їх обсягу.

Попри це планувальникам не варто гнатися за мінімізацією часу. Адже коли порушується виконання робіт, фірма-генпідрядник повинна буде платити неустойку як замовнику, так і суміжним підрядним організаціям.

Автоматизація побудови графіка

Ще кілька років тому календарний план складався вручну. Фахівці розраховували всі терміни та потребу в персоналі та матеріалах, а потім за допомогою візуалізували його. Для невеликих обсягівробіт, це нескладне завдання. Інша справа, якщо ми говоримо про серйозну підрядну організацію, яка веде кілька об'єктів одночасно.

Програмістами розробляється безліч допоміжних програм, покликаних автоматично розраховувати та будувати графік виконання робіт. Зразок календарного плану, розрахованого за допомогою Microsoft Office Project 2010 Professional, наприклад, легко знаходиться в інтернеті. Однак не кожна компанія погодиться витратити додаткові кошти на встановлення програмного забезпеченнята навчання персоналу роботі з ним. Крім того, кожна спеціалізована програма має свої недоліки. Одна не враховує можливості змінної роботи, інша без написання макросів не узгоджується з розрахунком матеріалів, наприклад, тощо.

Тому більшість фахівців, зайнятих плануванням, навчилися будувати графік виконання робіт в Excel.

Ця програма має масу переваг:

1. Вона безкоштовна. У тому сенсі, що Excel - частина стандартного пакета MS Office, який беззастережно встановлений практично кожному комп'ютері.
2. Вона проста. Маючи мінімальні знання про розрахунок формул і прив'язування листів один до одного, можна займатися плануванням.
3. Вона наочна. Всі розрахунки та результат виводяться на одному аркуші. А внесення змін одразу відображається на графіку.

Відвідування дводенного тренінгу Гліба Архангельського «Управління часом», проведеного ним у компанії Вімм-Білль-Дан, справило на мене сильне враження. Головний його підсумок - новий імпульс інтересу до відповідного питання. Це був для мене вже третій тренінг з цієї теми з різними ведучими, проте він відрізнявся у вигідну сторону від інших як концептуальністю підходу і жвавістю викладу, так і практичною цінністю.

Мабуть, одним із головних практичних придбань виявився розроблений мною метод щоденного планування робочого часу в середовищі Microsoft Excelвикористовує кілька ідей, почерпнутих на семінарі. Він став великим кроком уперед в організації праці в порівнянні зі старим методом планування у звичайному щоденнику з погляду зручності, економії часу та технологічності.

Нижче викладу цей метод. Він дозволяє одночасно планувати як свої завдання, і завдання підлеглих. Так що в цьому випадку файл із планом робіт на день можна викладати, скажімо, у спільну папкущоб його могли бачити всі співробітники. Відразу хочу зазначити, що, на мій погляд, така техніка оперативного планування має практичний сенс у тому випадку, коли щодня доводиться займатися не менш як 4…5 різними завданнями. Якщо ж це не так, то для оперативного планування доречніше буде той самий щоденник або будь-який його аналог.

Спочатку коротко опишу отримані на тренінгу ідеї, на яких заснований метод.

1. Планування завдань за схемою «день – тиждень – місяць (рік)».

На мій погляд, це дуже гнучка та вдала методика планування. З погляду практичного застосування, мабуть, найцінніше моє придбання на семінарі. Її основна ідея - всі завдання діляться на три види (або статусу):

• завдання, які потрібно вирішити сьогодні,
• завдання, якими планується розпочати займатися протягом найближчого тижня,
• завдання, на які потрібно буде звернути увагу у більш довгостроковій перспективі.

Перший і другий список проглядаються та оновлюються на початку кожного робочого дня (або наприкінці попереднього), третій щотижня.

2. Бюджетування часу, розподіл завдань на день на жорсткі (прив'язані до конкретного часу), гнучкі (які можна виконувати протягом дня) та бюджетні (гнучкі завдання з виділенням на них певної кількості часу).

3. Контекстне планування, використання кайросів ¦ випадковим чином виникаючих моментів, які сприяють вирішення деяких проблем.

Опис методики планування

1. Всі завдання, що знову виникають, записуються в загальний список у міру появи. При цьому крім самої задачі вказується її статус (день, тиждень або місяць-рік), а також, у разі потреби, відповідальний за виконання співробітник, дата, до якої приурочено завдання, час, передбачуваний день завершення завдання (зазвичай для проектів), кайрос.
2. Щодня наприкінці робочого дня з урахуванням цього загального списку відбувається планування наступного робочого дня. Складається список завдань на день з розбивкою їх на жорсткі, гнучкі та бюджетовані, за потреби зазначаються відповідальні за виконання співробітники, час, інші позначки.
3. Протягом дня робочий план знаходиться перед очима, відбувається його коригування: внесення позначок про виконання та нових термінових завдань.

Опис реалізації оперативного планування в Excel

Приклад реалізації методу планування наводиться у доданому файлі planir.xls.

Файл складається з двох аркушів: «1 7 31» і «щодня».

1. На аркуші «1 7 31» розташовується загальний список завдань, що виникають. Опис полів (зірочкою позначені обов'язкові для заповнення):

№пп..* ¦ порядковий номер завдання у списку

ЗАВДАННЯ * саме завдання

ДАТА ¦ дата актуалізації завдання, тобто. в який день його потрібно виконати чи почати виконувати

ЧАС ® час актуалізації завдання (початок наради тощо)

ТЕРМІН * статус завдання. Має 4 можливі значення, що вибираються зі списку: «день», «тиждень», «місяць рік», «завершено». Для покращення візуалізації кожне із значень методом умовного форматування автоматично забарвлюється своїм кольором.

ПЕРЕДБАЧУВАНЕ ЗАВЕРШЕННЯ
РЕАЛЬНЕ ЗАВЕРШЕННЯ Ці два поля можуть стати в нагоді для оцінки роботи співробітників, які виконують завдання

КАЙРОС - поле для контекстного планування; приклад «начальник», тобто. цією ознакою будуть окреслені питання, які потрібно вирішити при незапланованій зустрічі з керівництвом.

У разі потреби специфіки роботи на аркуш можна додавати інші поля. Наприклад, КОНТАКТНЕ ОСОБИ людина з суміжного підрозділу, з яким потрібно взаємодіяти з цього питання, ПРИМІТКА і т.п.

Зміни, що вносяться на аркуші «1 7 31» можуть бути двох типів.

Перший - додавання нових завдань до списку та зміна існуючих. Ці доповнення вносяться в аркуш в режимі on line за фактом їх появи.

Другий тип змін - аналіз та коригування статусів завдань. Як було зазначено вище, аналіз завдань зі статусом «день» і «тиждень» відбувається щодня наприкінці робочого дня чи початку нового. Аналіз завдань зі статусом «місяць рік» відбувається щотижня. При цьому в разі потреби статус завдань змінюється на один із трьох інших можливих видів. Для вибору списку завдань із заданим статусом зручно використовувати автофільтр. Наприклад, наприкінці робочого дня таким чином обираються всі завдання зі статусом «день», далі список проглядається, якщо завдання актуальне до виконання і наступного дня, то статус не змінюється, у разі завершення завдання статус змінюється на «завершено», а в разі ж Зниження рівня терміновості статус завдання змінюється на «тиждень» або «місяць рік». Тепер якщо після завершення щоденного аналізу завдань за допомогою автофільтра вибрати завдання зі статусом «день», то вийде список завдань для виконання наступного робочого дня, який переноситься копіюванням на аркуш «щодня».

2. Аркуш «щодня» використовується для планування завдань щодня.

Опис полів:

DONE ¦ ознака завершення; білий фон не зроблено, чорний фон зроблено, сірий фон не зроблено і не буде робитися в цей день (нестача часу, перенесення на інший день, скасування завдання). Поле заповнюється протягом дня у міру зміни ситуації

№ пп.. ¦ порядковий номер завдання

ВІДПОВІДАЛЬНИЙ прізвище співробітника, відповідального за виконання завдання

Гнучкі | перелік гнучких завдань

Жорсткі | перелік жорстких завдань

ЧАС Час початку для жорстких завдань

У разі потреби специфіки роботи на аркуш можна додавати інші поля. Наприклад, Бюджетовані перелік бюджетованих завдань плюс ще поле для виділеного на них часу, або цей час можна вказувати в полі ЧАС, ПРИМІТКА і т.п.

Як було сказано вище, список завдань на день виходить в результаті щоденного аналізу загального списку завдань щодо їх статусу. Після коригування статусів на аркуші «1 7 31» за допомогою автофільтра вибираються завдання зі статусом «день» і копіюються на аркуш «щодня» на відповідну дату під завданнями минулого дня. Копіюються два стовпці: ВІДПОВІДАЛЬНИЙ та ЗАВДАННЯ. Далі для зручності рядки, що відносяться до минулого дня, ховаються.

Після копіювання всі завдання потрапляють у стовпець ГНУЧКИ, відповідно жорсткі та бюджетні завдання потрібно вручну перенести у відповідні стовпці із заповненням поля ЧАС.

Після цього на аркуші по днях практично готовий план роботи на поточний день. Для кращої візуалізації я також застосовую наступне форматування кольору фону осередків:

• зеленим кольором виділяю прізвища виконавців
• жовтим | найважливіші завдання, на які потрібно звернути увагу
• рожевим | термінові завдання, за виконання яких потрібно звітувати перед керівництвом
• синім - допоміжні питання, не пов'язані безпосередньо з робочим процесом.

Підбиваючи деякий підсумок вищесказаному, хочеться сказати, що факт появи описаної методики став для мене вже гідним результатом відвідування семінару Г.Архангельського.

Сергій Олехов,
Керівник Аналітичної служби
Ліанозовського молочного комбінату 25.04.06

Сергій Олехов, квітень 2006 р. Редактура Гліб Архангельський,
Статтю написано спеціально для сайту. Адреса документа на сайті:
Допускається без додаткового погодження з редакцією публікація у безкоштовних інтернет-виданнях, за збереження цілісності тексту, включаючи справжнє повідомлення, та гіперпосилань, що працюють. Публікація у платних інтернет-виданнях та паперових ЗМІ потребує погодження з редакцією.