Metoda 1. Szybko - użyj formatowania warunkowego

Korzystając z formatowania warunkowego, możemy zmusić program Excel do wypełnienia komórki dowolnym wybranym kolorem, jeśli wypada on między początkiem a końcem etapu według daty. Najprostszym sposobem na to jest użycie funkcji logicznej I , który w tym przypadku sprawdza obligatoryjne spełnienie obu warunków (5 stycznia jest późniejszy niż 4 stycznia i wcześniejszy niż 8 stycznia):

Można wziąć przykład takiego diagramu

Metoda 2. Długie, ale znajome - skorzystaj ze schematu

Mamy więc tabelę zawierającą etapy projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz czas trwania każdego etapu:

Zadaniem jest budowanie standardowe środki wykres- wykres kalendarza, jak na zdjęciu:

Przejdźmy krok po kroku:

Wybierz dane źródłowe dla wykresu - zakres A2:B13 i wybierz z menuWstaw - schemat, typ - Liniowy z akumulacją:

Na karcie Wiersz kliknij przycisk Dodaj , ustaw kursor w polu Wartości i wybierz komórki z czasem trwania etapu ( C2:C13 ):

Kliknij przycisk Dalej oraz na trzecim kroku Kreatora na zakładce Odznacz legendę Dodaj legendę. Wszystko — kliknij Gotowe . Powinno to wyglądać mniej więcej tak:

Nie bój się - wszystko idzie zgodnie z planem - wystarczy "przypomnieć sobie" nasz schemat. Aby to zrobić, kliknij kliknij prawym przyciskiem myszy najeżdżamy myszką na pionową oś z nazwami etapów i wybieramy z menu kontekstowego Format osi:

Na karcie Skala w oknie, które zostanie otwarte, umieść dwa „znaczniki wyboru” -Odwróć kolejność kategorii I Przecięcie z osią Y w kategorii maksimum. Kliknij OK. Teraz pozbądźmy się niebieskich kolumn. Kliknij dwukrotnie dowolny z nich iw oknie, które zostanie otwarte, wybierz niewidoczną ramkę i przezroczyste wypełnienie. Powinieneś otrzymać:

Wygląda na to, że już jest prawda, prawda? Pozostaje jeszcze poprawnie skonfigurować zakres danych wyświetlanych na wykresie. Aby to zrobić, musisz znaleźć rzeczywistą zawartość komórek, od których zaczyna się i kończy oś czasu (żółte i zielone komórki w tabeli). Faktem jest, że Excel wyświetla tylko datę w komórce jako dzień-miesiąc-rok, ale faktycznie przechowuje dowolną datę w komórce jako liczbę dni, które upłynęły od 1.1.1900 do bieżącej daty. Wybierz żółte i zielone komórki i spróbuj ustawić dla nich jeden po drugim Ogólny format (menu Format - Komórki). Okazuje się, że odpowiednio 38350 i 38427. Dodajmy jeszcze trzy dni do daty końcowej - otrzymamy 38340. Zapamiętaj te liczby.

Pozostaje kliknąć prawym przyciskiem myszy poziomą oś czasu i wybrać Format osi i wprowadź te numery na zakładce Skala:

Po kliknięciu OK diagram przyjmie wymaganą postać:

Pozostaje "dodać trochę blasku" - dopasować kolory, czcionki, etykiety osi itp. - z tym myślę, że poradzisz sobie bez mojej rady... :)

WIADOMOŚCI Z FORUM Rycerze teorii eteru

18.11.2017 - 23:27: -> - Karim_Khaidarov. 19.10.2017 - 04:24: -> - Karim_Khaidarov. 11.10.2017 - 05:10: -> - Karim_Khaidarov. 05.10.2017 - 11:03: -> - Karim_Khaidarov. 04.10.2017 - 15:26:

Niemal wszyscy ludzie lepiej postrzegają informacje „wyciągnięte” niż „wysłuchane”. A jeszcze lepiej, jeśli ta informacja jest przedstawiona na obrazach, a nie jako seria liczb i wskaźników. Wyobraź sobie, że nieznajomy mówi o swoim psie. Nie opisuje jej wyglądu i rodowodu, nie określa jej koloru i wieku itp. Wyobraźnia każdego słuchacza narysuje własny obraz. A kiedy już wyobrażamy sobie przystojnego psa, okazuje się, że powiedziano nam o uroczym mopsie. W tej sytuacji będziemy się śmiać, ale w obliczu czegoś takiego w przedsiębiorstwie nie będzie to już powodem do śmiechu.

Dlatego w produkcji wszyscy starają się wizualizować jak najwięcej. Jednym z najważniejszych dokumentów, szczególnie w budownictwie, jest harmonogram prac. Śmiało można powiedzieć, że cały projekt bez tego harmonogramu to strata czasu. Ponieważ zawiera wszystkie przyjęte rozwiązania inżynierskie i techniczne oraz zoptymalizowane terminy realizacji.

Co to jest plan kalendarza?

Sam tytuł tego dokumentu daje wyobrażenie o jego wadze i znaczeniu. Harmonogram kalendarza produkcji prac to tabela, która wyświetla całą ich objętość i terminy. Dodatkowo wykres wyraźnie pokazuje kolejność wykonywanych prac, powiązaną z konkretnymi terminami (lub po prostu czasem trwania realizacji różnego rodzaju prac – dla projektów standardowych). Najczęściej dokument ten zawiera również informacje o zasobach potrzebnych na każdym etapie budowy: podstawowe materiały, sprzęt i personel.

Umiejętność układania harmonogramu pracy jest jedną z najważniejszych umiejętności menedżerów różnych szczebli. Im dokładniejszy i bardziej szczegółowy jest harmonogram, tym lepiej wykonane zostaną wszystkie zaplanowane prace. Pomimo faktu, że „rodzimy” przemysł harmonogramu prac jest uważany za budownictwo, liderzy wszystkich dziedzin nie będą ingerować w znajomość zasad

Gdzie zacząć

Każdą pracę można podzielić na mniejsze zadania. Najprostszym przykładem jest przygotowanie sałatki ze świeżych warzyw. Wydawałoby się, że jest łatwiej? Ale nawet to elementarne zadanie można podzielić na sekwencję działań. Najpierw kup wszystkie składniki, a następnie umyj je, pokrój i wymieszaj, dopraw sosem. Co więcej, wszystkie działania można rozłożyć w czasie (pojawiają się przerwy w pracy) lub można je wykonywać sekwencyjnie, bez przerw w czasie. W dodatku to wszystko może zrobić jedna osoba, a może cały zespół kucharzy. Mamy więc sekwencję działań. Pozostaje obliczyć czas dla każdego etapu i określić, ile i jaki personel jest potrzebny do tej pracy. A harmonogram produkcji jest dla nas prawie gotowy.

Niezależnie od branży, planując, należy najpierw podkreślić zakres prac: rozbić cały proces na komponenty. Ponadto kryteriami mogą być nie tylko różnice technologiczne, ale także liczba pracowników, niezbędne mechanizmy i urządzenia itp.

Terminy

Po podzieleniu wszystkiego na sekwencję działań możesz zacząć obliczać czas pracy. W przypadku produkcji i budownictwa istnieją normy i standardy, według których obliczane są określone warunki dla danej ilości pracy. W przypadku pracy umysłowej niemożliwe jest obliczenie czasu pracy według wzoru. Ale menedżer z dużym doświadczeniem, który ma informacje o swoich pracownikach, może dość jasno określić ramy czasowe rozwiązania zadania.

Znając terminy dla każdego rodzaju prac, możemy przystąpić do określania czasu potrzebnego do wykonania całego procesu. Należy pamiętać, że niektóre zadania mogą być rozwiązywane równolegle, a dla niektórych procesów potrzebne są również przerwy technologiczne.

Obliczanie zasobów

Z pewnością personel istotny element proces. Harmonogram produkcji robót budowlanych obejmuje określenie liczby wykonawców, specjalizacji pracowników i ich kwalifikacji. Na tym etapie obliczamy liczbę i skład zespołów oraz sporządzamy kalendarzowy plan ich zatrudnienia na obiekcie.

Następnie przechodzimy do definicji niezbędny sprzęt, mechanizmów i urządzeń. W branżach produkcyjnych istnieją również przepisy w tym zakresie. I wreszcie, co nie mniej ważne, jest to obliczenie materiałów niezbędnych do pracy.

Obliczanie czasu dostawy materiałów

Wszystkie te informacje pozwolą Ci połączyć harmonogram prac z harmonogramem dostaw materiałów i sprzętu. Jednolitość i ciągłość – to dwie główne zasady planowania. Optymalizacja harmonogramu w kierunku skrócenia czasu może nie dać pożądanego rezultatu, ponieważ prace będą przestojami z powodu braku materiałów (lub odwrotnie, plac budowy będzie nimi dosłownie zapchany, a zatem zajmie dużo czasu na znalezienie odpowiedniego w danej chwili).

Siła wyższa wydłuża czas pracy

Kolejnym ważnym szczegółem jest to, że przy opracowywaniu planu pracy należy przewidzieć możliwe zagrożenia. W przypadku budownictwa może to być wszystko, od złej pogody po duży ruch na drogach. Biorąc pod uwagę okoliczności siły wyższej, konieczne jest nieznaczne wydłużenie czasu niektórych rodzajów prac. Najczęściej wpływa to również na czas trwania ich całego wolumenu.

Mimo to planiści nie powinni gonić za minimalizacją czasu. Wszak w przypadku zakłócenia produkcji pracy generalny wykonawca będzie musiał zapłacić karę zarówno zleceniodawcy, jak i powiązanym wykonawcom.

Automatyzacja wykresów

Kilka lat temu plan kalendarza był sporządzany ręcznie. Specjaliści obliczyli wszystkie terminy oraz zapotrzebowanie na personel i materiały, a następnie zwizualizowali to z pomocą. Dla małe objętości pracować, to łatwe zadanie. Inna sprawa, jeśli mówimy o poważnej organizacji kontraktującej, która zarządza jednocześnie kilkoma obiektami.

Programiści opracowują wiele programów pomocniczych służących do automatycznego obliczania i budowania harmonogramu pracy. Przykładowy harmonogram obliczony za pomocą Microsoft Office Na przykład Project 2010 Professional można łatwo znaleźć w Internecie. Jednak nie każda firma zgodzi się przeznaczyć dodatkowe środki na instalację oprogramowanie i szkolenie personelu do pracy z nim. Ponadto każdy specjalistyczny program ma swoje wady. Jeden nie uwzględnia możliwości pracy zmianowej, drugi bez pisania makr nie jest zgodny z kalkulacją materiałów np.

Dlatego większość planistów nauczyła się budować harmonogram pracy w Excelu.

Ten program ma wiele zalet:

1. Jest wolne. W tym sensie, że Excel jest częścią standardowego pakietu MS Office, który jest bezwarunkowo instalowany na prawie każdym komputerze.
2. Ona jest prosta. Mając minimalną wiedzę na temat obliczania formuł i łączenia ze sobą arkuszy, możesz przystąpić do planowania.
3. Jest wzrokowcem. Wszystkie obliczenia i wynik są wyświetlane na jednym arkuszu. A zmiany są natychmiast wyświetlane na wykresie.

Udział w dwudniowym szkoleniu Gleba Archangielskiego „Zarządzanie czasem”, prowadzonym przez niego w Wimm-Bill-Dann, wywarł na mnie duże wrażenie. Jego głównym skutkiem jest nowy impuls zainteresowania danym zagadnieniem. Było to już dla mnie trzecie szkolenie na ten temat z różnymi prowadzącymi, ale różniło się od pozostałych pozytywnie zarówno podejściem koncepcyjnym i żywotnością prezentacji, jak i walorami praktycznymi.

Być może jednym z głównych praktycznych nabytków była opracowana przeze mnie metoda codziennego planowania czasu pracy w środowisku Microsoft Excel korzystając z kilku pomysłów z warsztatów. Był to duży krok naprzód w organizacji pracy w porównaniu ze starą metodą planowania w zwykłym dzienniku pod względem wygody, oszczędności czasu i możliwości produkcyjnych.

Poniżej opiszę tę metodę. Pozwala na jednoczesne planowanie zarówno swoich zadań, jak i zadań podwładnych. Tak więc w tym przypadku plik z planem pracy na dany dzień można przesłać np. do udostępniony folder tak, aby wszyscy pracownicy mogli go zobaczyć. Od razu chcę zaznaczyć, że moim zdaniem ta technika planowania operacyjnego ma praktyczny sens w przypadku, gdy każdego dnia masz do czynienia z co najmniej 4 5 różnymi zadaniami. Jeśli tak nie jest, to w przypadku planowania operacyjnego ten sam dziennik lub którykolwiek z jego analogów będzie bardziej na miejscu.

Na początek krótko opiszę idee otrzymane na szkoleniu, na których opiera się metoda.

1. Planowanie zadań według schematu „dzień tydzień miesiąc (rok)”.

Moim zdaniem jest to bardzo elastyczna i skuteczna technika planowania. Z punktu widzenia praktycznego zastosowania, być może, moje najcenniejsze nabycie na seminarium. Jego główną ideą jest to, że wszystkie zadania są podzielone na trzy typy (lub statusy):

• zadania do rozwiązania na dziś
• zadania zaplanowane do wykonania w ciągu najbliższego tygodnia,
• zadań, którymi należy się zająć w dłuższej perspektywie.

Pierwsza i druga lista są przeglądane i aktualizowane na początku każdego dnia roboczego (lub na koniec poprzedniego), trzeciego tygodnia.

2. Budżetowanie czasu, czyli podział zadań na dany dzień na trudne (przypisane do konkretnego czasu), elastyczne (które można wykonać w ciągu dnia) i budżetowe (zadania elastyczne, z przydzieloną im określoną ilością czasu).

3. Planowanie kontekstowe, wykorzystanie losowo pojawiających się momentów kairos sprzyjających rozwiązaniu niektórych problemów.

Opis metodologii planowania

1. Wszystkie nowo pojawiające się zadania są rejestrowane na liście ogólnej w miarę ich pojawiania się. Jednocześnie, oprócz samego zadania, wskazany jest jego status (dzień, tydzień lub miesiąc-rok), a także w razie potrzeby pracownik odpowiedzialny za realizację, termin realizacji zadania, czas , przewidywany dzień zakończenia zadania (zwykle w przypadku projektów), kairos.
2. Każdego dnia na koniec dnia roboczego na podstawie tej ogólnej listy planowany jest następny dzień roboczy. Sporządzana jest lista zadań na dany dzień z podziałem na trudne, elastyczne i budżetowe, w razie potrzeby wskazani są pracownicy odpowiedzialni za wykonanie, czas i inne uwagi.
3. W ciągu dnia masz przed oczami plan pracy, jest on korygowany: robienie notatek z realizacji i nowych pilnych zadań.

Opis realizacji planowania operacyjnego w Excelu

Przykład realizacji metody planistycznej podany jest w załączonym pliku planir.xls.

Akta składają się z dwóch arkuszy: „1 7 31” i „w dzień”.

1. Na arkuszu „1 7 31” znajduje się ogólna lista powstających zadań. Opis pól (pola obowiązkowe zaznaczono gwiazdką):

nr..* numer zlecenia zadania na liście

ZADANIE * samo zadanie

DATA data aktualizacji zadania, tj. w jakim dniu należy to zakończyć lub rozpocząć wykonywanie

CZAS czas aktualizacji zadania (rozpoczęcie spotkania itp.)

TERMIN * Status pracy. Ma 4 możliwe wartości wybrane z listy: "dzień", "tydzień", "miesiąc rok", "zakończono". Aby poprawić wizualizację, każda z wartości jest automatycznie kolorowana własnym kolorem metodą formatowania warunkowego.

PRZEZNACZONE WYKOŃCZENIE i
RZECZYWISTE WYKONANIE Te dwa pola mogą być przydatne do oceny pracy pracowników realizujących zadanie

Pole KAIROS do planowania kontekstowego; przykład „szef”, tj. ta funkcja wskaże problemy, które należy rozwiązać na nieplanowanym spotkaniu z kierownictwem.

Jeśli to konieczne, specyfika pracy na arkuszu, możesz dodać inne pola. Np. OSOBA KONTAKTOWA osoba z sąsiedniego działu, z którą musisz porozmawiać w tej sprawie, NOTATKA itp.

Zmiany dokonane na arkuszu „1 7 31” mogą być dwojakiego rodzaju.

Pierwszym z nich jest dodawanie nowych zadań do listy oraz modyfikacja istniejących. Uzupełnienia te wprowadzane są do arkusza w trybie „on line” po ich pojawieniu się.

Drugi rodzaj zmian to analiza i dostosowanie statusów stanowisk. Jak wspomniano powyżej, zadania o statusie „dzień” i „tydzień” są analizowane codziennie pod koniec dnia roboczego lub na początku nowego. Analiza zadań o statusie „miesiąc rok” odbywa się co tydzień. W takim przypadku, jeśli to konieczne, status zadania zostanie zmieniony na jeden z pozostałych trzech możliwych typów. Aby wybrać listę zadań o zadanym statusie, wygodnie jest skorzystać z autofiltra. Np. na koniec dnia roboczego wszystkie zadania ze statusem „dzień” są wybierane w ten sposób, następnie przeglądana jest lista, jeśli zadanie jest istotne do wykonania następnego dnia, to status się nie zmienia, jeśli zadanie jest zakończone, status zmienia się na „zakończone”, jeśli Gdy poziom pilności jest obniżony, status zadania zmienia się na „tydzień” lub „miesiąc rok”. Teraz, jeśli po zakończeniu dziennej analizy zadań za pomocą autofiltra wybierzesz zadania ze statusem „dzień”, otrzymasz listę zadań do wykonania w kolejnym dniu roboczym, która jest przekazywana poprzez skopiowanie do arkusz dnia”.

2. Arkusz dzienny służy do planowania zadań na każdy dzień.

Opis pól:

znak końcowy GOTOWE; białe tło nie zrobione, czarne tło nie zrobione, szare tło nie zrobione i nie będzie zrobione tego dnia (brak czasu, zmiana terminu, odwołanie pracy). Pole jest wypełniane w ciągu dnia, gdy sytuacja się zmienia

Lp. pp. numer porządkowy zadania

ODPOWIEDZIALNY Nazwisko pracownika odpowiedzialnego za wykonanie zadania

ELASTYCZNA lista elastycznych zadań

TRUDNA lista trudnych zadań

TIME czas rozpoczęcia trudnych zadań

Jeśli to konieczne, specyfika pracy na arkuszu, możesz dodać inne pola. Np. BUDŻET lista zadań budżetowanych plus pole na przydzielony im czas, lub czas ten można wskazać w polu CZAS, UWAGA itp.

Jak wspomniano powyżej, lista zadań na dany dzień jest wynikiem codziennej analizy całkowitej listy zadań pod kątem ich statusu. Po dopasowaniu statusów na arkuszu „1 7 31”, zadania ze statusem „dzień” są wybierane za pomocą autofiltra i kopiowane do arkusza „według dnia” dla odpowiedniej daty pod zadaniami z dnia poprzedniego. Kopiowane są dwie kolumny: ODPOWIEDZIALNY i PRACA. Ponadto, dla wygody, wiersze odnoszące się do poprzedniego dnia są ukryte.

Po skopiowaniu wszystkie zadania wpadają odpowiednio do kolumny ELASTYCZNE, zadania sztywne i budżetowane należy przenieść ręcznie do odpowiednich kolumn z wypełnieniem pola CZAS.

Następnie na arkuszu „według dnia” plan pracy na bieżący dzień jest prawie gotowy. Dla lepszej wizualizacji stosuję również następujące formatowanie koloru tła komórki:

• Nazwiska wykonawców podkreślam kolorem zielonym
• na żółto najważniejsze zadania, na które należy zwrócić uwagę
• różowe pilne zadania, dla których musisz zgłosić się do kierownictwa
• na niebiesko pytania pomocnicze, które nie są bezpośrednio związane z przepływem pracy.

Podsumowując niektóre z powyższych, chciałbym powiedzieć, że fakt pojawienia się opisywanej metodologii stał się już dla mnie godnym wynikiem uczestnictwa w seminarium G. Archangielskiego.

Siergiej Olechow,
Kierownik Serwisu Analitycznego
Zakład mleczarski Lianozovsky 25.04.06

Sergey Olekhov, kwiecień 2006 Redakcja Gleb Archangielski,
Artykuł został napisany specjalnie dla serwisu. Adres dokumentu na stronie:
Dozwolone jest publikowanie bez dodatkowych uzgodnień z redakcją w bezpłatnych publikacjach internetowych, z zachowaniem integralności tekstu, w tym niniejszego ogłoszenia, oraz działających hiperłączy. Publikacja w płatnych publikacjach internetowych i papierowych wymaga zgody redakcji.