naći na istom Internetu (vidi npr. http://www.si>ber.com/sib/russify) ili na BBS-u. Ipak, ponekad se možete susresti sa situacijom u kojoj osoba koja je koristila elektronička pošta, nema podrške za MIME i nema načina za rad s uuencode. Nemoguće mu je poslati pomoćne programe za dekodiranje poštom, jer za to oni sami moraju biti prvo kodirani. Nastaje začarani krug.

Kako bi se riješio ovaj problem, stvorena je verzija uslužnog programa uudecode za MS DOS i Windows, koja je izvanredna po tome što ne sadrži niti jedan znak koji se ne može ispisati. Izvršna datoteka ovog uslužnog programa može se umetnuti u pismo bez ikakvog kodiranja i poslati poštom. Primatelj će samo morati izrezati ovaj fragment pisma u zasebnu datoteku s nastavkom .corn i postat će vlasnik uslužnog programa za dekodiranje koji je kompatibilan s uudecodeom.

Da biste dobili ovaj izvrstan uslužni program, pošaljite praznu e-poštu na [e-mail zaštićen], unosom stringa "send uudecode.coin" (bez navodnika) u polje Predmet.

Povrati i potvrde isporuke

Prije ili kasnije, sigurno ćete naići na zastarjele ili netočne adrese e-pošte. Ako pošaljete pismo na takvu adresu, bilo koji od međumrežnih čvorova poslat će vam poruku o pogrešci. Nažalost, te poruke uvijek dolaze s računala, a ne osobe, pa često zbune neiskusnog korisnika. Pogledajmo primjere takvih povrata kako bismo naučili kako iz njih izvući maksimum informacija.

Počnimo jednostavno. Recimo da je došlo do pogreške u korisničkom imenu. Tada ćete vjerojatno dobiti nešto poput ovoga:

Od "UUPC/O Daemon"

[e-mail zaštićen]> Za: [e-mail zaštićen]

Predmet: Isporuka jaja

Nepoznato lokalno korisničko ime(a):

Vaša poruka proslijeđena na

[e-mail zaštićen] su Zaglavlje poruke

slijedi

Nakon retka "Slijedi zaglavlje poruke" slijedi zaglavlje vašeg pisma s pogrešnom adresom. Pismo samo po sebi ne nestaje, već se prosljeđuje administratoru (poštamasteru) ovog računala - u našem primjeru nema John korisnika na čvoru polylog.spb.su, pa se pismo prosljeđuje na adresnu poštu

[e-mail zaštićen]. Poruku o pogrešci u ovom slučaju šalje automatski sustav pošte stroja polylog.spb.su.

Međutim, daleko od toga da sve uvijek završi tako idilično: osobno. Prihvatite pismo i tek tada počnite smišljati kojem korisniku ga proslijediti - ovo je ponašanje tipično uglavnom za računala koja imaju samo mail vezu s mrežom (str. 203). Većina mrežnih čvorova ponaša se drugačije - nakon što izravno na mreži otkriju da je pismo adresirano na nepostojećeg korisnika, odmah ga zamotaju natrag. U tom slučaju ćete dobiti svoje potpuno neisporučeno pismo sa sljedećom dijagnostikom:

Predmet: Vraćena pošta: Korisnik nepoznat

Do: [e-mail zaštićen] MIME verzija: 1.0

Vrsta sadržaja: višedijelni/mješoviti: boundary="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su"

UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su

Sljedeće adrese imale su problema s dostavom [e-mail zaštićen](nepopravljiva greška)

Slijedi transkript sjednice. dok

u razgovoru sa north.pole.org.:

»^ RCPT Za:

«< 550 ,..Korisnik nepoznat 550 [e-mail zaštićen].,. nepoznati korisnik

Izvorna poruka slijedi

Fragment, kojem prethodi redak s "Dok razgovaram s...", dio je "zapisa dnevnika" komunikacijske sesije između dva računala, tijekom koje se pokazalo da je na drugom od njih (north.pole .org) ne postoji korisnik s ovim identifikatorom (elvis).

Ako je greška sadržana u nazivu domene, onda se stvari dodatno kompliciraju. Takvo pismo može krenuti potpuno nepredvidivim putem i vratiti se nakon dosta dugog lutanja. Na primjer, slanjem pisma iz Sankt Peterburga na pogrešnu (ali Sankt Peterburg) adresu, možete dobiti ogorčeni odgovor upravo iz Kijeva:

Za: reltec "dk% [e-mail zaštićen]

Sljedeće adrese imale su problema s dostavom [e-mail zaštićen](nepopravljiva greška)

Slijedi transkript sjednice

501g [e-mail zaštićen]... 550 Host nepoznat (poslužitelj imena: host nije pronađen)

Izvorna poruka slijedi

U U takvim porukama o pogrešci izvorno pismo se navodi u cijelosti (jer nikada nigdje nije priloženo).

Konačno, ponekad se čak ni pismo s točnom adresom ne može isporučiti na odredište zbog: tehnički problemi na liniji. U tom slučaju, nakon nekog vremena dobit ćete otprilike sljedeću dijagnostiku:

Od: Podsustav za dostavu pošte Predmet: Vraćena pošta: upozorenje: ne mogu poslati poruku 2 dana

Za: cfl.lgu. spb.su "dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0

Vrsta sadržaja: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su"

Ovo je MIME enkapsulirana poruka

VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su

OVO JE PORUKA UPOZORENJA SAMO VI NEMOJTE

POTREBNO JE PONOVO POSLATI VAŠU PORUKU

Sljedeće adrese imale su problema s dostavom

mailserveriaph.irkutsk.su (prolazni kvar)

Slijedi transkript sjednice

[e-mail zaštićen]... Odgođena:

Poslužitelj imena: riaph.Irkutsk.su: neuspješno traženje imena hosta Upozorenje: poruka još uvijek nije isporučena nakon 2 dana. Pokušat ćemo dok poruka ne bude stara 5 dana

Izvorna poruka slijedi

Kao što vidite, veliko i uokvireno, od vas se traži da pismo (još) ne šaljete ponovno, budući da sustav još nije prestao isporučivati ​​ga na odredište. Ako ona to i dalje ne uspije učiniti u sljedeća tri dana, pokušaji će biti zaustavljeni i o tome ćete biti obaviješteni s:

\ dodatna komunikacija. Određeni datumi mogu varirati; na primjer, neki čvorovi počinju oglašavati alarm čak i ako pismo ne može biti isporučeno unutar 4 sata, a imaju dovoljno strpljenja za 3 dana (umjesto 5, kao u gornjem primjeru).

Naravno, ova ograničenja vrijede samo za "prave" mrežne čvorove, koji moraju biti u kontaktu 24 sata dnevno. Dospijevši na host davatelja, s kojeg korisnik preuzima poštu samo tijekom komunikacijskih sesija (bilo putem pošte ili izravne veze), pismo će čekati primatelja proizvoljno dugo.

Glavna stvar koja se u takvim slučajevima traži od korisnika je da bude u stanju razumjeti koje je od njegovih pisama dobilo povrat. Još bolje ako možete otkriti koji dio adrese - prije ili poslije simbola "@" - sadrži pogrešku. Ako je samo korisničko ime krivo, onda treba pisati administratoru odredišnog hosta i pitati ima li takvog korisnika i kako doći do njega.

Druga vrsta automatske pošte, ali poslane već na zahtjev pošiljatelja, je obavijest o dostavi. Ako zaglavlje vašeg pisma sadrži polje "Povratnica za:" (str. 229), tada poštanski sustav primatelja, nakon što je pismo napisao u poštanski sandučić, automatski generira i šalje na adresu navedenu u ovom polju, obavijest o isporuci , koji izgleda ovako:

Predmet: Povratnica

Vaša innessage uspješno dostavljena na: dmitry Slijedi zaglavlje poruke

Obavijest također sadrži puno zaglavlje isporučene e-pošte sa svim "poštanskim žigovima" (polja "Primljeno:").

Slanje popisa

Prvo i naizgled očito pravilo - ne šaljite pisma bilo kome. Slanje po listi, općenito govoreći, opravdano je samo ako je svaki od primatelja prethodno iskazao interes za ono što ćete mu poslati.

Poslovna komunikacija je svoj svijet sa svojim zakonitostima. O tome kako se pridržavamo ovih zakona ovisi mnogo toga: kakav dojam ostavljamo na kolege i partnere, radna produktivnost, pa čak i napredovanje u karijeri.

Posebno mjesto u poslovnoj komunikaciji zauzima poslovna korespondencija, koja je svakodnevna obaveza većine uredskih djelatnika i ne samo njih. Sposobnost pravilnog vođenja poslovne korespondencije može biti dobra pomoć za sklapanje profitabilnih poslova i izgradnju vašeg poslovnog imidža.

Pogledajmo neke od značajki poslovnog pisma. Dakle, poslovna korespondencija je:

• korištenje formulatičnih fraza i klišeja
• emocionalna neutralnost,
• semantička točnost i jezgrovitost prikaza,
• dobro strukturiran argument.

Poslovno dopisivanje na engleskom jeziku isti je skup pravila i klišeja od kojih neka preporučujemo svima koji rade sa stranim partnerima ili u međunarodnim tvrtkama. Predstavljamo vam nekoliko korisnih fraza koje će ukrasiti vašu poslovnu korespondenciju. Ovi će izrazi naglasiti vašu profesionalnost i pomoći u oblikovanju imidža poslovne osobe. Počni?m!

1. U prilogu

Počnimo s klasicima. Često uz pismo morate priložiti razne dokumente ili druge datoteke. Kako bi obavijestili primatelja o prisutnosti privitka, ovaj izraz je savršen. Uostalom, riječ "Attachment" u prijevodu znači "ulaganje". Frazu treba koristiti na kraju pisma.

Evo nekoliko primjera upotrebe:

• U prilogu se nalazi moj portfelj.
• U prilogu pogledajte kopiju sporazuma/ugovora.

2.Proslijedio sam

Ovaj se izraz može koristiti ako trebate proslijediti e-poštu drugim primateljima. Da biste obavijestili primatelja o tome, izraz "proslijedio sam" savršen je. Na primjer:

• Proslijedio sam vam Annin CV.
• Proslijedila sam ti Johnovu e-poštu.

3. Dobio sam kopiju

Osoba neupućena u sve tajne osobitosti poslovne korespondencije možda neće razumjeti što znači ova čudna kratica. Ali mi smo profesionalci. "I've cc'ed" je skraćenica koja označava kopirano. Fraza znači "stavite nekoga na kopiju da prima pisma."

Dakle, ako trebate nekoga obavijestiti da ste stavili druge primatelje u kopiju, slobodno upotrijebite ovaj izraz. npr.:

• Poslao sam Sari kopiju na ovu e-poštu.
• Poslao sam kopiju Jacku i Jimmyju na ove e-poruke.

Što se tiče kratica koje se ne mogu koristiti u poslovnoj korespondenciji, za ovaj se slučaj obično pravi iznimka.

4. Za dodatne pojedinosti

Ova je fraza dokazani način da pristojno završite svoje pismo na engleskom. "Za više detalja", znači "za detaljnije informacije", "detaljnije". Primjeri korištenja:

• Za više detalja kontaktirajte me u bilo koje vrijeme.
• Za više detalja pišite našem voditelju prodaje.

Još jedan izraz koji će vam pomoći da pristojno završite je "Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno me kontaktirajte." U prijevodu to znači "Ako imate pitanja, slobodno mi pišite."

5.Radujem se

Izraz "radovati se" znači "radovati se". Dakle, ako se veselite odgovoru ili nekoj drugoj radnji od primatelja, tada bi bilo sasvim prikladno koristiti ovaj izraz. npr.:

• Veselim se vašem odgovoru.
• Radujem se vašem odgovoru.

Frazu je najbolje koristiti na kraju pisma.

Kada pišete pismo, morate biti pristojni čak i kada vam se baš i ne da. Sposobnost sastavljanja kompetentnih pisama u svakoj situaciji odražava vašu profesionalnost, dobar uzgoj i poznavanje poslovne etike. Zaključno, podsjećamo da u poslovnoj korespondenciji morate pokazati točnost teksta i besprijekornu pismenost. Također je neprihvatljivo koristiti kratice (uz rijetke iznimke).

Pišite e-poštu na engleskom ispravno, dragi prijatelji! Sretno!

Većina klijenata e-pošte, uključujući gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, omogućuju vam da stavite više primatelja kopirati(kratica usvojena na engleskom SS), ili Bcc (CCB). U Kopije primatelji mogu vidjeti adrese drugih ljudi. U drugom slučaju, identitet dodatnih primatelja je skriven.

Dodavanje adrese primatelja

Da biste odredili primatelja(e) e-pošte, unesite njihovu adresu e-pošte u polje Kome (Da):

Neki klijenti e-pošte omogućuju vam da jednostavno unesete korisničko ime u polje koje zatim automatski popunjava program.

Ako koristite ovo polje za slanje e-pošte većem broju osoba, svaka će od njih moći vidjeti cijeli popis ostalih primatelja.

Kako kopirati e-mail

Polje CC ili Kopirati koristi se za razmjenu elektroničkih poruka na neizravniji način od polja Kome. Ako se u svojoj e-pošti ne obraćate izravno nekoj osobi, ali želite da ta osoba prati raspravu u niti e-pošte ili samo bude upoznata s ovom temom, polje Kopirati bila bi super opcija. Adresat koji se nalazi u Kopije pisma, primi nepročitano pismo u sandučić, baš kao i ono koje je stavljeno u sandučić Kome; razlika je samo u tome kome prvo naslovite pismo u tijelu vaše e-pošte. U profesionalnom svijetu, slanje poštom na Kopije koristi se vrlo široko i služi za informiranje kolega o različitim događajima i temama.

Možete navesti primatelje e-pošte jednostavnim unosom popisa adresa u polje Kopirati, koji se obično nalazi odmah ispod polja Kome. Svi u ovom lancu primatelja moći će vidjeti imena i adrese e-pošte svih ostalih primatelja:

Kako skriti e-poštu

Svaki klijent e-pošte (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, itd.) omogućuje pošiljatelju e-pošte da dopre do velikog broja ljudi bez izlaganja svojih podataka drugim korisnicima u lancu e-pošte. Ova funkcija se zove BCC ili Skrivena kopija. Primatelje možete sakriti unosom njihovih adresa u polje Skrivena kopija umjesto korištenja polja Kome I Kopirati:

Ovu značajku možete koristiti i za pojedinačne i za grupne e-poruke. Ovo je posebno korisno ako želite svoje kontakte zadržati privatnima, zaštititi ih od spama i spama ili jednostavno ne želite da vaši primatelji znaju tko je primio istu poruku.

Polje Skrivena kopija nije uvijek dostupno prema zadanim postavkama za sve klijente e-pošte. Na primjer, u Outlook Morat ćete otići na Mogućnosti za pristup postavkama; V Thunderbird morat ćete odabrati ovu funkciju iz padajućeg izbornika; V gmail morate pritisnuti gumb Kopirati I Skrivena kopija; V Windows Live Mail Morat ćete istovremeno pritisnuti tipke alt + B.

Slika: © Web Hosting - Unsplash.com

Svaki dan šaljemo desetke e-poruka. Ponekad su to vrlo kratke poruke, poput: "Idemo na ručak?". Ponekad - kojim predstavljate svoju tvrtku ili web stranicu. Kad ima puno slova, a malo vremena, počinjemo žuriti i griješiti. Obično beznačajne, poput tipfelera, ali ponekad postoje i one koje mogu ozbiljno naštetiti vašem ugledu i uništiti vaš odnos s klijentom ili zaposlenikom.

To se može izbjeći, samo trebate biti pribrani i svjesni nekih zamki. Ovo su najčešće pogreške koje se rade prilikom slanja e-pošte. Čitajte pažljivo i upamtite da prvo trebate malo zastati, provjeriti je li sve u redu, a tek onda kliknuti na gumb "Pošalji".

Birate pogrešnu adresu

Najčešća i najneugodnija greška. Zamislite da želite poslati neke prilično osobne fotografije prijatelju ili djevojci, ali automatski upisujete adresu svog šefa ili kupca. I tek nakon što pismo nestane, s užasom shvatite što se upravo dogodilo. Ako je za utjehu, svatko se od nas barem jednom u životu našao u ovakvoj situaciji: odvjetnici su slali povjerljive dokumente suprotnoj strani, dizajneri slali tlocrte stranica pogrešnom klijentu i tako dalje. Ali kad nam se to dogodi, čini se da nam zemlja izmiče ispod nogu.

Srećom, u mnogim poštanskim uslugama, na primjer, u istom Gmailu, postoji funkcija. Uključite ga i odredite veliki vremenski interval - tako, znate, mirnije.

Zaboravili ste uložiti

Napisali ste da je uz pismo priložena datoteka, ali ste je zaboravili priložiti. Još jedna česta pogreška koja često dovodi do nesporazuma i isprika. S jedne strane, u redu je, nitko nije savršen, ali bolje je prvo sve provjeriti, pa tek onda poslati pismo. A kako biste izbjegli pitanja od strane primatelja, preporučujemo da navedete sve priložene datoteke izravno u tijelu pisma. Na primjer, ovako:

Hej Maxim! Šaljem vam neke datoteke, nalaze se u privitku:

Ugovor o pružanju usluga

GIF s mačkom

Ne razmišljate o ukrašavanju

Upoznajte se, kao što se sjećate, po odjeći. Ako ne želite da vas vaša e-pošta natjera da je odmah izbrišete, poradite na njenoj formi. Kažu da mu treba posvetiti onoliko vremena koliko i sadržaju. Srećom, danas je to lako. Za to preporučamo korištenje aplikacije Wix ShoutOut, odabir odgovarajućeg predloška i dodavanje teksta u njega. Nije potrebno nikakvo posebno znanje, samo pripazite da sve izgleda uredno i lijepo. Usput, dobra mailing lista ima svoje tajne i pravila, pa vam savjetujemo da pročitate našeg direktora marketinga putem e-pošte. Ne zahvaljuj.

Niste uključili predmet

Predmet pisma ima otprilike istu ulogu kao i naslov teksta. Pojavljuje se uz vaše ime, primatelj to vidi i razumije što ste mu poslali: račun, rezultate sastanka, ponudu za posao, izgled web stranice itd. Imajte na umu da tema treba biti jasno formulirana tako da, ako je potrebno, osoba brzo pronađe vaše pismo, i uvjerljiva, tako da bude zainteresirana, ako govorimo o, recimo, mailing listi. Ne tako davno pisali smo o tome ako ste zaboravili - vrijedi ga ponovno pročitati.

Ne spremate nacrte

Ako volite pisati pisma u uređivačima teksta, spremajte češće, inače će ispasti da ste cijeli dan sjedili na pismu, a onda se odjednom računalo zamrzne i sve nestane. Ili pišite izravno u poštansku uslugu - tada će se sve vaše skice automatski spremiti u mapu "Nacrti".

Nepristojni ste

Pristojnost u dopisivanju jednako je važna kao i u životu. Evo osnovnih pravila kojih se svi moraju pridržavati:

Uvijek zahvalite pošiljatelju na pismu, pogotovo ako vidite da je dobro obavio posao. Sjećate li se kad su nas sve kao djecu učili "čarobnim" riječima? Nemojmo ih zaboraviti, unatoč tome što smo već odrasli.

Ostanite smireni, čak i ako je stvar iznimno hitna i važna. Nervoza i prijekori sigurno neće dovesti do ničega dobrog.

Počnite i završite svoje pismo uobičajenim frazama. Stupanj formalnosti ovisit će o tome s kim se dopisujete. Ako je ovo vaš šef ili samo službena osoba, nemojte koristiti "Hello", "Bye" ili "Kiss". I obrnuto, ako pišete kolegi ili prijatelju, možete i bez tradicionalnog "S poštovanjem".

Ne čitaš tekst

Tiskarske pogreške mogu pokvariti cijeli dojam, stoga pažljivo pročitajte napisano pismo, po mogućnosti nekoliko puta. Sumnjate u pravopis ili sintaksu - idite na Diploma.ru. Bolje je sedam puta izmjeriti, odnosno provjeriti, nego se kasnije ispričavati za tipfelere i dokazivati ​​da ste zapravo pismeni.

I usput: ako se bojite da slučajno ne pošaljete nedovršeno pismo, prvo napišite cijeli tekst, a tek onda upišite adresu primatelja.

Niste stavili prave ljude u kopiju pisma

Hajdemo otkriti tko uopće može primiti tvoje pismo. Polje Prima primarni je primatelj. Polje "CC" je osoba koja će primiti kopiju. On se ne odnosi izravno na temu o kojoj se raspravlja, ali želi ili bi trebao biti svjestan. Polje "Bcc" je skriveni primatelj. Dodali ste ih, ali ih primarni primatelj ne vidi. I ovdje morate biti oprezni: možete pobrkati Cc i Bcc, a tada će primatelj misliti da ga špijuniraju.

Imajte na umu da je za neke ljude važno da budu svjesni onoga što se događa. Ne želite slušati prigovore na temu „Kako me nisi mogao dodati u kopiju?! Na ovom projektu sam radio dva mjeseca!” Ako ste u nedoumici, dodajte sve koji imaju bilo kakve veze s problemom. Možda neće svi biti sretni što su rastreseni, ali neće biti pritužbi protiv vas.

Ne pretplatite se

Napisali ste “S poštovanjem, Maša” i mislite da je sve u redu, ali primatelj pisma sjedi i zbunjuje kakva je to Maša. Iz tiskare? Ili možda ilustrator? Kako ga ne biste natjerali da pogađa - postavite potpis, i on će se automatski dodati na kraj svake vaše poruke. Obavezno navedite svoje ime, prezime, naziv tvrtke, poziciju i podatke za kontakt, kao što su Skype ili broj telefona. Možete dodati adresu - iako je ovo reklama, nenametljiva je.

Odabrali ste krivo vrijeme

Pisanje pisama noću nije najbolja ideja. Prvi razlog: vjerojatno ste užasno umorni tijekom dana, ne razmišljate dobro i riskirate da napravite sve te greške. Drugi razlog: lavina jutarnje pošte pokopat će pod sobom vaše ponoćno pismo, a u bliskoj budućnosti ga adresat sigurno neće vidjeti. I treće: očito nemate što drugo raditi, jer u tri ujutro pišete poslovna pisma.

Naš savjet: ako se nije dogodilo ništa Važno i Hitno, šaljite poruke od ponedjeljka do petka i tijekom radnog vremena, kao i svi normalni ljudi.

Moram za vaš posao? Stvorite ga sami na Wixu - jednostavno je i besplatno!

"Komercijalna ponuda", "Novosti", "Za vas" ili jednostavno "Re:" - ako je takvo pismo stiglo s nepoznate adrese, najvjerojatnije će izgledati kao neželjena pošta. Nekoliko riječi u predmetu e-pošte može privući pozornost primatelja ili ga natjerati da pošalje e-poštu u smeće. Predmet je prvo što će primatelj e-pošte pročitati. Zato ga je toliko važno formulirati.

U predmetu pisma ukratko formulirajte njegov glavni sadržaj. Preporučljivo je napisati što je moguće konkretnije, a ne "O problemima", već "Problemi u opskrbi ljekarne lijekovima na Seleznevoj ulici." Ako se prijavljujete za suradnju, tada u predmetu naznačite što utječe na interese primatelja. Na primjer, ne napišite "Prijedlog za suradnju", već "Nudimo zajedničku promociju za povećanje prodaje." Ili: "Za tvrtku Alfa: ekskluzivni popust za oglašavanje u Beta poslovnicama". Primatelj bi trebao odmah shvatiti koliko će mu vaše pismo biti korisno. Osim toga, ako ga nakon nekog vremena želi pronaći na popisu primljenih, moći će postaviti ključne riječi koje ste naveli u predmetu za pretragu. Kada je primatelj pisma potencijalni poslodavac, prikladna opcija za redak predmeta bila bi: "Životopis I. A. Ivanova za slobodno mjesto farmaceuta."

Nikada nemojte slati datoteke bez propratnog pisma. To je kao da uđete u ured poslovnog partnera bez pozdrava i samo bacite potrebne dokumente na stol. Započnite svoje propratno pismo ljubaznim apelom: po imenu i patronimu - onima koji su stariji od vas, imaju vodeću poziciju ili jednostavno više volite takav apel sebi; po imenu - onima koji se uvijek predstavljaju samo na ovaj način i ne nude se zvati po patronimu. Ako ne znate kako se najbolje obratiti, onda se obratite imenom i patronimom. Idite na poznatiju adresu po imenu, primatelj će vas sam predložiti. Ako je naziv nepoznat, možete koristiti općenite riječi: "Dragi kolege!", "Dragi menadžment tvrtke!", "Dragi dobavljači/klijenti/budući partneri!" Na kraju, ako apsolutno ne znate kako se obratiti - samo ostavite riječ "Zdravo!"

Na početku pisma najbolje je podsjetiti primatelja kako ste započeli suradnju, upoznali se. Na primjer: "Tijekom konferencije u Moskvi sastali smo se i razgovarali o mogućnosti daljnje suradnje." Ovom frazom podsjećate osobu tko ste i zašto mu uopće pišete. Ne bi bilo suvišno izraziti zahvalnost, ako postoji nešto za to, na primjer: "Izražavamo vam duboku zahvalnost što ste nam pomogli u reklamnoj kampanji."

Zatim odmah prijeđite na glavni sadržaj pisma. Preporučljivo je formulirati razlog žalbe bez predgovora u jednoj frazi: "Predlažem organizirati sastanak i razgovarati o otvaranju nove poslovnice." Imajte na umu da je tekst na zaslonu većini ljudi teži za čitanje nego upisani tekst. Stoga je važno da osoba što prije shvati što želite od nje. Osim toga, prve fraze se najbolje pamte. A ako "sakrijete" glavnu ideju u sredini pisma, primatelj je možda jednostavno neće uhvatiti. Pokušajte logički razbiti cijeli tekst pisma u odlomke. Svaki od njih započinje glavnom idejom fragmenta. Ako predlažete raspravu o nekoliko pitanja, ona se mogu numerirati. Izbjegavajte preduge e-poruke. Ako je izjava o problemu zauzimala veliku količinu, bolje je kopirati je u zasebnu datoteku i priložiti je pismu. Tada će, ako je potrebno, primatelju biti prikladnije spremiti datoteku u zasebnu mapu ili je ispisati.

Na kraju pisma uobičajeno je izraziti nadu u daljnju suradnju, zahvaliti se ili na neki drugi način naznačiti svoj dobrohotan stav prema primatelju pisma. Na primjer: "Nadam se da će sve poteškoće u našoj suradnji biti prevladane, i da ćemo uspostaviti najučinkovitiju interakciju!", "Izražavamo našu zahvalnost za dugu i plodnu suradnju i podršku našem projektu!"

Na kraju pisma navedite svoje puno ime, poziciju, naziv tvrtke i podatke za kontakt. Preporučljivo je navesti sve kontakte koji bi primatelju mogli biti potrebni: poštanska adresa, telefoni, faks, e-mail, adresa web stranice. Ako Skype i ICQ koristite u poslovne svrhe, navedite ih. U ovom slučaju, poželjno je ne označavati "ekstra" kontakte. Na primjer, ne biste trebali navesti nekoliko adresa e-pošte - bolje je napisati onu na koju se pošta najpouzdanije isporučuje.

Potpišite svako svoje pismo. Izuzetno je nezgodno kada osoba s vremena na vrijeme naznači kontakte, a da biste ga nazvali, morate pregledati nekoliko njegovih pisama u potrazi za telefonskim brojem. Koristite autopotpis u programima za poštu i na stranicama za poštu. Zbog ove značajke, program za poštu automatski dodaje autopotpis svakom pismu koje kreira.

Ako vam je potrebno više opcija potpisa - na primjer, s različitim kontaktnim podacima za regionalne i savezne partnere - možete stvoriti više opcija automatskog potpisa.

"Oh, zaboravio sam priložiti datoteku. Šaljem je" - ovo je možda najčešća fraza koja se može naći u pismima s priloženim datotekama. Čini se da je takav zaborav sitnica. Ali zbog toga dolazi do značajnih kašnjenja u poslovnim procesima. Poslali ste datoteku i čekate odgovor. Nazovite sljedeći dan i saznajte da datoteka nije primljena jer ste je zaboravili priložiti. Kako biste izbjegli ovu situaciju, stvorite naviku da prvo priložite datoteke uz pismo kada šaljete datoteke, a zatim napišite propratno pismo.

Još jedan savjet je da datoteke imenujete tako da ih primatelj može razumjeti. Ako je vaš adresat potencijalni poslodavac, tada se datoteka ne bi trebala zvati "Životopis", već "Ivanova I. A. Životopis za slobodno radno mjesto ljekarnika" ili "Farmaceut. Ivanova". Ako je primatelj poslovni partner, onda također gledajte datoteku njegovim očima. Naziv ne: "Komercijalna ponuda za tvrtku Alpha", nego "Komercijalna ponuda tvrtke Beta". Ne: "Cijena", nego "Cijena. Oglašavanje na kutijama za novčiće. Tvrtka "Reklamist"". U tom će slučaju primatelj brzo spremiti pismo u svoju mapu i neće ga morati posebno preimenovati.

Preporučljivo je pismo uputiti osobi u čijoj je nadležnosti stvarno rješavanje pitanja iz pisma. Ako šaljete životopis, prvo morate saznati e-mail voditelja ljudskih resursa ili menadžera. Ako se pošalje prijedlog suradnje, onda je to obvezno za onoga tko odlučuje o takvim pitanjima, bio to voditelj nabave, oglašivač ili direktor.

Dešava se da je jedina dostupna adresa opća adresa tvrtke poput info@ ili reklama@. Ako pišete na takvu adresu, lako možete proći nezapaženo jer prima mnogo neželjene pošte. Stoga je preporučljivo u predmetu pisma navesti ime zaposlenika tvrtke kojoj je pismo namijenjeno ili naziv tvrtke kojoj se obraćate. Također, ključne riječi vezane uz djelatnost tvrtke pomoći će privući pozornost. Na primjer: "Problemi s opskrbom drva iz tvrtke" Firewood of Siberia "" - takav će tekst privući pozornost menadžera odgovarajuće tvrtke.

Druga tipična greška pošiljatelja je želja da sve obavijeste o sadržaju svog pisma. Naznačuju adrese svih koliko-toliko zainteresiranih kako bi dobili primjerke. Nepotrebna pisma iritiraju primatelje, odvlače pažnju od posla, uključujući i vas, kada vas počnu zvati radi pojašnjenja.

Postoji pravilo: ako navedete sve primatelje odvojene zarezima, onda očekujete odgovor od svakog od njih, a ako navedete dio adresa u retku "Kopija pisma", tada ne očekujete odgovor od ove primatelje, samo ih informirati. No, ovog se pravila ne pridržavaju svi. A sa stalnim adresatima bolje je posebno dogovoriti takvo pravilo.

Još jedna zgodna značajka za slanje kopija je Bcc. Ako unesete adresu drugog primatelja u ovaj redak, prvi neće znati da ste obavijestili nekog drugog.

Koristite obavijest o isporuci za važne e-poruke. Ne pokušavajte ga uključiti u svako slovo. Također možete koristiti napomenu da je pismo posebno važno. Samo nemojte to zlorabiti. A onda neki pošiljatelji pisama vole označavati kao posebno važna sva pisma za redom, pa se iz toga njihova pisma općenito prestaju percipirati kao značajna.

Za rad s primljenim pismima, funkcija razvrstavanja primljenih pisama u mape vrlo je prikladna. U programu za poštu možete stvoriti određena pravila prema kojima će se dolazna pisma distribuirati u mape od određenog primatelja, s određenom ključnom riječi i tako dalje. Pisma se mogu razvrstati po gotovo svim parametrima: po važnosti, veličini, datumu, popisu adresa i tako dalje. Korištenje sortiranja posebno je zgodno ako ste pretplaćeni na bilo koju listu za slanje e-pošte ili ako primate veliku količinu pisama. U ovom slučaju, na primjer, vijesti koje stižu s mailing liste će pasti u zasebnu mapu i moći ćete ih pročitati kada za to dođe vrijeme, a ne svaki put kada takvo pismo stigne.

Nije uobičajeno koristiti emotikone u poslovnim pismima. Izrazite emocije riječima: "divno", "vrlo sretan", "divim se". Izuzetak je dopisivanje s poslovnim partnerima s kojima ste prešli na "ti", već ste više puta zajedno popili kavu i općenito održavate neformalne odnose. Neki pokušavaju biti originalni u svojim pismima. Na primjer, smišljaju nestandardne potpise i završne fraze: "Najkreativniji direktor", "Najbolji voditelj prodaje", "S poštovanjem i ljubavlju prema vama", "Radujem se što ću vas čuti".

Za zaposlenika turističke agencije, dizajnerskog studija čiji rad uključuje kreativan pristup, nestandardne formulacije bit će samo plus, ali ako računovođa ili menadžer počne biti originalan, malo je vjerojatno da će to biti prihvaćeno s razumijevanjem.

Kada odgovarate na pisma, najprikladnije je zadržati kopiju dolaznog pisma u tijelu pisma, također je prikladnije ostaviti predmet isti kao onaj koji je naveo pošiljatelj. Tada će vam oboje biti zgodno pratiti napredovanje rješenja problema. No krajnje je nezgodan način kada autor, prvi put šaljući pismo na neku novu temu, napusti temu koja je sačuvana u nekom starom pristiglom pismu. U proljeće primite pismo s naslovom "Re: Sretna Nova godina!" nije baš lijepo i udobno. Bit će nemoguće odmah razumjeti o čemu će pismo biti riječ. Pronalaženje putem "Traži" po ključnim riječima kasnije također neće uspjeti.

Ako idete na odmor ili neko vrijeme na poslovno putovanje - koristite funkciju "Automatski odgovor u odsutnosti". U tom slučaju, tijekom vašeg odlaska, svi koji vam pošalju pisma dobit će standardni odgovor koji ćete sami napisati. U ovom automatskom odgovoru preporučljivo je naznačiti datum kada se vraćate na posao, kao i koga možete kontaktirati tijekom vašeg odsustva.

Ovakav način poslovnog dopisivanja sve se manje koristi u našim životima, zamijenio ga je e-mail. Međutim, postoje situacije kada su papirna pisma učinkovitija od elektroničkih. Na primjer, kada trebate pozvati rukovoditelja na posebno značajan događaj ili kada želite osobno predati kvalitetno tiskanu komercijalnu ponudu. U ovom slučaju, činjenica da je pošiljatelj potrošio vrijeme na ispis i slanje pisma naglasit će poštovanje prema primatelju.

Preporuke za pisanje papirnatih pisama općenito su iste kao i za elektronička. Potrebno je obratiti se s poštovanjem primatelju, na samom početku formulirati glavnu ideju pisma (na primjer: "Pozivamo vas na svečanu dodjelu nagrada"), strukturirati glavni sadržaj i naznačiti sve potrebne kontakti.

Za izradu pisma i ispis omotnice važno je koristiti kvalitetan papir i čisti printer. Samo u ovom slučaju, papirnato pismo će zaista naglasiti da je njegov primatelj iznimno važna osoba za pošiljatelja.

Pišite pisma samo kada je to stvarno neophodno. Važan uvjet poslovnog dopisivanja, kao i poslovne komunikacije općenito, je poštivanje vremena partnera. Uštedite vrijeme svojih primatelja e-pošte pažljivim formuliranjem pitanja i uklanjanjem nepotrebnih detalja. Tada će vaše poruke uvijek biti percipirane kao važne i informativne, a vi ćete na njih dobiti odgovore.

Tekst: Irina Kurivchak