Methode 1. Schnell – bedingte Formatierung verwenden

Mithilfe der bedingten Formatierung können wir Excel zwingen, eine Zelle mit einer beliebigen ausgewählten Farbe zu füllen, wenn ihr Datum zwischen dem Beginn und dem Ende der Phase liegt. Der einfachste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung einer logischen Funktion UND , der in diesem Fall prüft, ob beide Bedingungen erfüllt sind (5. Januar ist später als der 4. und früher als der 8.):

Ein Beispiel für ein solches Diagramm kann genommen werden

Methode 2. Lang, aber bekannt – verwenden Sie ein Diagramm

Wir haben also eine Tabelle, in der die Phasen des Projekts, das Start- und Enddatum sowie die Dauer jeder Phase aufgeführt sind:

Die Aufgabe besteht darin, zu bauen Standardmittel Diagramm- Kalenderplan wie im Bild:

Gehen wir Schritt für Schritt vor:

Wählen wir die Quelldaten für den Diagrammbereich aus A2:B13 und wählen Sie aus dem Menü ausEinfügen - Diagramm, Typ - Linear mit Akkumulation:

Klicken Sie auf der Registerkarte „Zeile“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. , platzieren Sie den Cursor im Feld Werte und wählen Sie Zellen mit Phasendauern aus ( C2:C13 ):

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und im dritten Schritt des Assistenten auf der Registerkarte Legende deaktivieren Legende hinzufügen. Das war’s – klicken Sie auf „Fertig stellen“. . Es sollte ungefähr so ​​aussehen:

Seien Sie nicht beunruhigt – alles läuft nach Plan – Sie müssen sich nur unser Diagramm „in Erinnerung rufen“. Klicken Sie dazu auf Rechtsklick Bewegen Sie die Maus entlang der vertikalen Achse mit den Namen der Etappen und wählen Sie im Kontextmenü aus Achsenformat:

Auf der Registerkarte Maßstab Setzen Sie im sich öffnenden Fenster zwei Kontrollkästchen -Kategoriereihenfolge umkehren Und Y-Achsenabschnitt in der maximalen Kategorie. OK klicken. Lassen Sie uns nun die blauen Spalten loswerden. Doppelklicken Sie auf einen davon und wählen Sie im sich öffnenden Fenster einen unsichtbaren Rahmen und eine transparente Füllung aus. Es sollte so aussehen:

Scheint doch schon die Wahrheit zu sein, oder? Es bleibt nur noch, den im Diagramm angezeigten Datenbereich richtig zu konfigurieren. Dazu müssen Sie den tatsächlichen Inhalt der Zellen herausfinden, in denen die Zeitleiste beginnt und endet (gelbe und grüne Zellen in der Tabelle). Tatsache ist, dass Excel ein Datum in einer Zelle nur als Tag-Monat-Jahr anzeigt, tatsächlich aber jedes Datum in einer Zelle als Anzahl der Tage speichert, die vom 1.1.1900 bis zum aktuellen Datum vergangen sind. Wählen Sie die gelben und grünen Zellen aus und versuchen Sie, nacheinander das allgemeine Format für sie festzulegen (Menü Format – Zellen). Das Ergebnis wird 38350 bzw. 38427 sein. Fügen wir dem Enddatum noch drei Tage hinzu – wir erhalten 38340. Merken Sie sich diese Zahlen.

Jetzt müssen Sie nur noch mit der rechten Maustaste auf die horizontale Zeitachse klicken und auswählen Achsenformat und geben Sie diese Zahlen in die Registerkarte ein Skala:

Nachdem Sie auf OK geklickt haben Das Diagramm nimmt die erforderliche Form an:

Jetzt müssen Sie nur noch „den Glanz bringen“ – die Farben, Schriftarten, Achsenbeschriftungen usw. anpassen – ich denke, Sie können das ohne meinen Rat schaffen ... :)

FORUMNEWS Ritter der Äther-Theorie

18.11.2017 - 23:27: -> - Karim_Khaidarov. 19.10.2017 - 04:24: -> - Karim_Khaidarov. 11.10.2017 - 05:10: -> - Karim_Khaidarov. 05.10.2017 - 11:03: -> - Karim_Khaidarov. 04.10.2017 - 15:26:

Fast alle Menschen nehmen Informationen besser „gezeichnet“ als „gehört“ wahr. Und noch besser ist es, wenn diese Informationen in Bildern dargestellt werden und nicht in einer Reihe von Zahlen und Indikatoren. Stellen Sie sich vor, ein Fremder spricht über seinen Hund. Er beschreibt nicht ihr Aussehen und ihren Stammbaum, gibt keine Angaben zu Farbe und Alter usw. Die Fantasie jedes Zuhörers wird sein eigenes Bild zeichnen. Und als wir uns schon eine hübsche Deutsche Dogge vorstellen, stellt sich heraus, dass uns von einem liebenswerten Mops erzählt wurde. In dieser Situation werden wir lachen, aber wenn wir im Unternehmen mit etwas Ähnlichem konfrontiert werden, wird es kein Grund zum Lachen mehr sein.

Daher versucht jeder in der Produktion, so viel wie möglich zu visualisieren. Eines der wichtigsten Dokumente, insbesondere im Baugewerbe, ist der Arbeitsplan. Wir können mit Sicherheit sagen, dass das gesamte Projekt ohne diesen Zeitplan Zeitverschwendung ist. Da es alle getroffenen technischen und technischen Entscheidungen enthält und auch das Timing optimiert.

Was ist ein Kalenderplan?

Schon der Name dieses Dokuments lässt seine Bedeutung und Bedeutung erahnen. Der Kalenderplan für die Produktion von Arbeiten ist eine Tabelle, die ihr gesamtes Volumen und ihre Fristen anzeigt. Darüber hinaus zeigt die Grafik deutlich die Reihenfolge der durchgeführten Arbeiten, verknüpft mit bestimmten Terminen (oder einfach die Dauer verschiedener Arten von Arbeiten – für typische Projekte). Meistens enthält dieses Dokument auch Informationen über die in jeder Bauphase benötigten Ressourcen: Grundmaterialien, Ausrüstung und Personal.

Die Fähigkeit, einen Arbeitsplan zu erstellen, ist eine der wichtigsten Fähigkeiten für Führungskräfte auf verschiedenen Ebenen. Je genauer und detaillierter der Zeitplan ist, desto besser werden alle geplanten Arbeiten ausgeführt. Obwohl das Baugewerbe als der „native“ Zweig der Arbeitsplanung gilt, würden Manager aller Bereiche von der Kenntnis der Prinzipien profitieren

Wo soll ich anfangen?

Jeder Job kann in kleine Aufgaben unterteilt werden. Das einfachste Beispiel ist die Zubereitung eines Salats aus frischem Gemüse. Was würde einfacher erscheinen? Diese elementare Aufgabe kann jedoch in eine Abfolge von Aktionen unterteilt werden. Kaufen Sie zuerst alle Zutaten, waschen Sie sie dann, schneiden Sie sie, mischen Sie sie und würzen Sie sie mit Soße. Darüber hinaus können alle Aktionen zeitlich getrennt sein (Arbeitsunterbrechungen treten auf) oder nacheinander ohne Zeitunterbrechungen ausgeführt werden. Darüber hinaus kann dies alles von einer Person oder vielleicht einem ganzen Team von Köchen erledigt werden. Es gibt also eine Abfolge von Aktionen. Es bleibt noch, die Fertigstellungszeit jeder Phase zu berechnen und zu bestimmen, wie viele und welche Art von Personal für diese Arbeiten benötigt werden. Und unser Arbeitsplan ist fast fertig.

Unabhängig von der Branche müssen Sie bei der Planung zunächst den Arbeitsumfang hervorheben: den gesamten Prozess in Komponenten aufteilen. Darüber hinaus können die Kriterien nicht nur technologische Unterschiede sein, sondern auch die Anzahl der Arbeitskräfte sowie die erforderlichen Mechanismen und Geräte usw.

Fristen

Nachdem Sie alles in eine Abfolge von Aktionen unterteilt haben, können Sie mit der Berechnung der Fristen für die Fertigstellung der Arbeiten beginnen. Für Produktion und Bau gibt es Vorschriften und Normen, nach denen konkrete Fristen für einen bestimmten Arbeitsumfang berechnet werden. Bei geistiger Arbeit ist es nicht möglich, die Fristen für die Erledigung der Arbeit anhand einer Formel zu berechnen. Aber ein erfahrener Manager, der über Informationen über seine Mitarbeiter verfügt, kann ganz klar einen Zeitrahmen für die Lösung der Aufgabe festlegen.

Wenn wir die Fristen für die Erledigung jeder Art von Arbeit kennen, können wir damit beginnen, die Zeit zu bestimmen, die für die Erledigung des gesamten Prozesses erforderlich ist. Es ist zu bedenken, dass einige Aufgaben parallel gelöst werden können und bestimmte Prozesse technologische Brüche erfordern.

Ressourcenberechnung

Natürlich das Personal wesentliches Element Verfahren. Der Zeitplan für die Bauarbeiten umfasst die Festlegung der Anzahl der ausführenden Personen, der Spezialisierung der Arbeitskräfte und ihrer Qualifikationen. In dieser Phase berechnen wir die Anzahl und Zusammensetzung der Teams und erstellen einen Kalenderplan für deren Einsatz vor Ort.

Als nächstes gehen wir zur Definition über notwendige Ausrüstung, Mechanismen und Geräte. Auch im produzierenden Gewerbe gibt es hierzu Regelungen. Und nicht zuletzt ist die Berechnung der für die Arbeiten benötigten Materialien wichtig.

Berechnung der Lieferzeiten für Materialien

Mit all diesen Informationen können Sie den Arbeitsplan mit dem Lieferplan für Materialien und Ausrüstung kombinieren. Einheitlichkeit und Kontinuität sind die beiden Grundprinzipien der Planung. Eine Optimierung des Zeitplans in Richtung einer Verkürzung der Fristen führt möglicherweise nicht zum gewünschten Ergebnis, da es aufgrund von Materialmangel zu Ausfallzeiten bei den Arbeiten kommt (oder umgekehrt die Baustelle buchstäblich damit gefüllt wird und daher dauert viel Zeit, um herauszufinden, was gerade benötigt wird).

Höhere Gewalt verlängert die Fristen für die Fertigstellung der Arbeiten

Ein weiteres wichtiges Detail ist, dass bei der Erstellung eines Arbeitsplans mögliche Risiken berücksichtigt werden müssen. Im Baugewerbe kann dies alles sein, von schlechtem Wetter bis hin zu starkem Verkehr auf den Straßen. Unter Berücksichtigung der Umstände höherer Gewalt ist es erforderlich, die Fristen für die Erledigung bestimmter Arbeiten leicht zu verlängern. Meistens wirkt sich dies auch auf die Dauer des gesamten Bandes aus.

Dennoch sollten Planer nicht danach streben, den Zeitaufwand zu minimieren. Denn bei Arbeitsstörungen muss der Generalunternehmer sowohl an den Auftraggeber als auch an die Vertragspartner eine Vertragsstrafe zahlen.

Automatisierung des Plottens

Noch vor wenigen Jahren wurde der Kalenderplan manuell erstellt. Die Spezialisten haben sämtliche Termine sowie den Personal- und Materialbedarf ermittelt und anschließend mit Hilfe visualisiert. Für kleine Volumina Arbeit, das ist keine schwierige Aufgabe. Anders verhält es sich, wenn es sich um einen seriösen Vertragspartner handelt, der mehrere Projekte gleichzeitig betreut.

Programmierer entwickeln viele Hilfsprogramme zur automatischen Berechnung und Erstellung eines Arbeitsplans. Probe Kalenderplan, berechnet mit Microsoft Office Project 2010 Professional ist beispielsweise leicht im Internet zu finden. Allerdings ist nicht jedes Unternehmen bereit, zusätzliche Mittel für die Installation auszugeben Software und Schulung des Personals für die Arbeit damit. Darüber hinaus hat jedes Fachprogramm seine eigenen Nachteile. Der eine berücksichtigt nicht die Möglichkeit von Schichtarbeit, der andere ist, ohne Makros zu schreiben, beispielsweise mit der Berechnung von Materialien usw. nicht einverstanden.

Daher haben die meisten an der Planung beteiligten Spezialisten gelernt, einen Arbeitsplan in Excel zu erstellen.

Dieses Programm hat viele Vorteile:

1. Es ist kostenlos. In dem Sinne, dass Excel Teil des Standardpakets von MS Office ist, das auf fast jedem Computer unbedingt installiert ist.
2. Es ist einfach. Mit minimalen Kenntnissen über das Berechnen von Formeln und das Verknüpfen von Blättern untereinander können Sie planen.
3. Es ist visuell. Alle Berechnungen und Ergebnisse werden auf einem Blatt angezeigt. Und vorgenommene Änderungen werden sofort in der Grafik angezeigt.

Die Teilnahme an Gleb Arkhangelskys zweitägigem „Zeitmanagement“-Training, das er bei Wimm-Bill-Dann durchführte, hinterließ bei mir einen starken Eindruck. Das Hauptergebnis ist ein neuer Impuls des Interesses an dem betreffenden Thema. Dies war mein drittes Training zu diesem Thema mit verschiedenen Referenten, das sich jedoch sowohl in der konzeptionellen Herangehensweise und Lebendigkeit der Präsentation als auch im praktischen Nutzen positiv von den anderen unterschied.

Eine der vielleicht wichtigsten praktischen Errungenschaften war die von mir entwickelte Methode zur täglichen Planung der Arbeitszeit in der Umgebung Microsoft Excel, wobei mehrere Ideen aus dem Workshop verwendet wurden. Im Hinblick auf Komfort, Zeitersparnis und Herstellbarkeit war dies ein großer Fortschritt in der Arbeitsorganisation im Vergleich zur alten Methode der Planung in einem regulären Terminkalender.

Ich werde diese Methode im Folgenden skizzieren. Es ermöglicht Ihnen, gleichzeitig sowohl Ihre Aufgaben als auch die Aufgaben Ihrer Untergebenen zu planen. In diesem Fall kann also beispielsweise eine Datei mit einem Arbeitsplan für den Tag veröffentlicht werden freigegebenen Ordner damit alle Mitarbeiter es sehen können. Ich möchte gleich darauf hinweisen, dass diese Technik der Einsatzplanung meiner Meinung nach dann praktisch sinnvoll ist, wenn man jeden Tag mindestens 4 bis 5 verschiedene Aufgaben bewältigen muss. Ist dies nicht der Fall, wäre für die Einsatzplanung das gleiche Tagebuch oder ein Analogon besser geeignet.

Zunächst beschreibe ich kurz die im Training gewonnenen Ideen, auf denen die Methode basiert.

1. Planungsaufgaben nach dem Schema „Tag, Woche, Monat (Jahr)“.

Meiner Meinung nach ist dies eine sehr flexible und erfolgreiche Planungstechnik. Aus praktischer Sicht vielleicht meine wertvollste Errungenschaft auf dem Seminar. Die Grundidee besteht darin, dass alle Aufgaben in drei Typen (oder Status) unterteilt werden:

• Aufgaben, die heute gelöst werden müssen
• Aufgaben, die Sie in der nächsten Woche in Angriff nehmen möchten,
• Aufgaben, die längerfristig gelöst werden müssen.

Die erste und zweite Liste werden zu Beginn jedes Arbeitstages (oder am Ende des vorherigen) überprüft und aktualisiert, die dritte wöchentlich.

2. Zeitbudgetierung, Unterteilung der täglichen Aufgaben in starre (an eine bestimmte Zeit gebundene), flexible (die tagsüber erledigt werden können) und budgetierte (flexible Aufgaben mit einer bestimmten Zeitmenge).

3. Kontextuelle Planung, die Nutzung von Kairos zufällig auftretender Momente, die für die Lösung bestimmter Probleme günstig sind.

Beschreibung der Planungsmethodik

1. Alle neu entstehenden Aufgaben werden bei ihrem Erscheinen in der allgemeinen Liste erfasst. Darüber hinaus wird neben der Aufgabe selbst auch deren Status (Tag, Woche oder Monat-Jahr) sowie ggf. der für die Durchführung verantwortliche Mitarbeiter, das Datum, für das die Aufgabe eingeplant ist, die Uhrzeit usw. angegeben voraussichtlicher Tag der Fertigstellung der Aufgabe (normalerweise bei Projekten), Kairos.
2. Jeden Tag am Ende des Arbeitstages wird auf Basis dieser Gesamtliste der nächste Arbeitstag geplant. Es wird eine Aufgabenliste für den Tag erstellt, die in starre, flexible und budgetierte Aufgaben unterteilt ist; bei Bedarf werden die für die Ausführung verantwortlichen Mitarbeiter, die Zeit und andere Notizen angegeben.
3. Tagsüber haben Sie den Arbeitsplan vor Augen, er wird angepasst: Notizen zur Ausführung und neue dringende Aufgaben machen.

Beschreibung der Umsetzung der Einsatzplanung in Excel

Ein Beispiel für die Umsetzung der Planungsmethode finden Sie in der beigefügten Datei planir.xls.

Die Datei besteht aus zwei Blättern: „1 7 31“ und „pro Tag“.

1. Auf dem Blatt „1 7 31“ finden Sie eine allgemeine Liste der anstehenden Aufgaben. Beschreibung der Felder (Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet):

Nr..* Seriennummer der Aufgabe in der Liste

TASK * die Aufgabe selbst

DATE Datum der Aufgabenaktualisierung, d. h. An welchem ​​Tag soll es abgeschlossen bzw. begonnen werden?

ZEIT Zeitpunkt der Aktualisierung der Aufgabe (Beginn eines Meetings usw.)

FRIST * Jobstatus. Es gibt 4 mögliche Werte, die aus der Liste ausgewählt werden können: „Tag“, „Woche“, „Monat, Jahr“, „abgeschlossen“. Um die Visualisierung zu verbessern, wird jeder Wert mithilfe der bedingten Formatierung automatisch eingefärbt.

Geschätzter Abschluss und
REAL COMPLETEMENT Diese beiden Felder können nützlich sein, um die Leistung von Mitarbeitern bei der Ausführung einer Aufgabe zu bewerten

KAIROS-Feld für kontextbezogene Planung; Beispiel „Chef“, d.h. Dieses Zeichen weist auf Probleme hin, die während einer außerplanmäßigen Besprechung mit dem Management gelöst werden müssen.

Wenn spezifische Arbeiten erforderlich sind, können dem Blatt weitere Felder hinzugefügt werden. Beispielsweise ist KONTAKTPERSON eine Person aus einer verwandten Abteilung, mit der Sie zu diesem Thema, HINWEIS usw. interagieren müssen.

Auf dem Blatt „1 7 31“ vorgenommene Änderungen können zweierlei Art sein.

Zuerst neue Aufgaben zur Liste hinzufügen und bestehende ändern. Diese Ergänzungen werden „online“ in das Blatt eingefügt, sobald sie erscheinen.

Die zweite Art von Änderungen ist die Analyse und Anpassung von Aufgabenstatus. Wie oben erwähnt, erfolgt die Analyse von Aufgaben mit dem Status „Tag“ und „Woche“ jeden Tag am Ende des Arbeitstages oder zu Beginn eines neuen. Die Analyse von Aufgaben mit dem Status „Monat Jahr“ erfolgt wöchentlich. In diesem Fall ändert sich bei Bedarf der Status von Aufgaben in einen der anderen drei möglichen Typen. Um eine Liste von Aufgaben mit einem bestimmten Status auszuwählen, ist es praktisch, einen Autofilter zu verwenden. Beispielsweise werden am Ende des Arbeitstages alle Aufgaben mit dem Status „Tag“ auf diese Weise ausgewählt, dann wird die Liste angezeigt, wenn die Aufgabe für die Ausführung am nächsten Tag noch relevant ist, dann ändert sich der Status nicht; Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, ändert sich der Status in „erledigt“. Wenn die Dringlichkeitsstufe abnimmt, ändert sich der Aufgabenstatus in „Woche“ oder „Monat Jahr“. Wenn Sie nun nach Abschluss der täglichen Aufgabenanalyse mithilfe des Autofilters Aufgaben mit dem Status „Tag“ auswählen, erhalten Sie eine Liste der am nächsten Arbeitstag zu erledigenden Aufgaben, die in die Tabelle „nach Tag“ kopiert wird .

2. Das Blatt „Nach Tag“ dient zur Planung der Aufgaben für jeden Tag.

Feldbeschreibungen:

FERTIG-Zeichen der Fertigstellung; weißer Hintergrund nicht erledigt, schwarzer Hintergrund erledigt, grauer Hintergrund nicht erledigt und wird an diesem Tag nicht erledigt (Zeitmangel, Verlegung auf einen anderen Tag, Aufgabe abgebrochen). Das Feld wird im Laufe des Tages ausgefüllt, wenn sich die Situation ändert

Nr. Seriennummer der Aufgabe

VERANTWORTLICH Name des Mitarbeiters, der für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist

FLEXIBLE Liste flexibler Aufgaben

HARTE Liste schwieriger Aufgaben

ZEIT Startzeit für schwere Aufgaben

Wenn spezifische Arbeiten erforderlich sind, können dem Blatt weitere Felder hinzugefügt werden. BUDGETED ist beispielsweise eine Liste der budgetierten Aufgaben sowie ein weiteres Feld für die ihnen zugewiesene Zeit, oder diese Zeit kann im Feld TIME, NOTE usw. angegeben werden.

Wie oben erwähnt, wird die Aufgabenliste für den Tag als Ergebnis der täglichen Analyse der allgemeinen Aufgabenliste auf ihren Status ermittelt. Nach Anpassung der Status auf dem Blatt „1 7 31“ werden über einen Autofilter Aufgaben mit dem Status „Tag“ ausgewählt und auf das Blatt „nach Tag“ für das entsprechende Datum unter den Aufgaben des Vortages kopiert. Es werden zwei Spalten kopiert: OWNER und TASK. Darüber hinaus sind der Einfachheit halber die Zeilen, die sich auf den Vortag beziehen, ausgeblendet.

Nach dem Kopieren fallen alle Aufgaben in die Spalte FLEXIBEL; dementsprechend müssen starre und budgetierte Aufgaben manuell in die entsprechenden Spalten übertragen und das Feld ZEIT ausgefüllt werden.

Danach ist der Arbeitsplan für den aktuellen Tag auf dem Blatt „Nach Tag“ fast fertig. Zur besseren Visualisierung wende ich außerdem die folgende Formatierung der Zellenhintergrundfarbe an:

• Die Namen der Darsteller markiere ich grün
• Gelb markiert die wichtigsten Aufgaben, auf die Sie achten müssen
• Rosa dringende Aufgaben, für die Sie dem Management Bericht erstatten müssen
• blaue Hilfsfragen, die keinen direkten Bezug zum Arbeitsprozess haben.

Zusammenfassend möchte ich sagen, dass das Erscheinen der beschriebenen Technik für mich ein würdiges Ergebnis des Besuchs des Seminars von G. Arkhangelsky war.

Sergej Olechow,
Leiter Analytischer Service
Molkerei Lianozovsky 25.04.06

Sergey Olekhov, April 2006, herausgegeben von Gleb Arkhangelsky,
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