У спільній роботі над текстовими документамисьогодні користувачі активно користуються функцією внесення змін, що реєструються. Вона знаходиться в блоці Рецензування меню налаштувань. Її використання дозволяє вносити правки та примітки, які побачить інший користувач, який відкрив цей файл. Автор документа може приймати або відхиляти ці позначки та вказівки від інших людей, які працюють над файлом, приховувати або показувати їх. У будь-якому випадку слід перевіряти в тексті не відображені виправлення, щоб випадково не надіслати, наприклад, електронній поштііншій людині.

При цьому, крім власне правок, Word підтримує таку функцію, як коментарі. Вони розташовані прямо у вікні редагування і видно лише тоді, коли увімкнено відображення області рецензування текстового файлу. Їх не можна прийняти або відхилити, і для людини, яка працює над файлом, є, власне, тільки одна опція: коли вони не потрібні, примітки просто видаляють. Їх функція проста: якщо внесена іншою людиною редагування вимагає пояснення, то користувач створює в цьому місці ще й примітку. Тоді автор документа не ламатиме голову над мотивацією правлячого, і робота явно буде продуктивнішою.

Режим внесення змін до Word

Щоб увімкнути, як і прибрати, відображення області виправлень у Ворд, слід знайти у верхньому рядку Стрічки налаштувань вкладку «Рецензування» і натиснути на кнопку з відповідним написом. Внизу цієї іконки є стрілка, це означає, що після натискання на ній відкриється список, що випадає, в якому ви зможете вибрати відображення області рецензування. Після цього ви можете вносити виправлення, а також вставляти в текст коментарі, і будь-яка людина, яка відкрила цей файл, їх побачить, а автор документа зможе їх прийняти або відхилити. Якщо автор цього тексту ви, то вам потрібно буде це зробити.

Іноді такі записані зміни під час відкриття текстового файлу в текстовому процесорі виявляються прихованими. Тоді доведеться включити їх із того ж меню. Поруч із однойменною кнопкою буде пункт «Відстеження». Після натискання на нього ви отримаєте список, в якому потрібно буде позначити всі запропоновані пункти. Після цього у вікні редагування будуть відображені в повному обсязі елементи, що шукаються. Власне, якщо ви хочете відобразити не всі внесені та записані правки, то виберіть у цьому меню тільки пункти, що вас цікавлять.

Як прибрати область рецензування

Прибрати всі зміни в документі в Word можна, як мовиться в офіційній документації Microsoft, увімкнувши їхнє відображення, прийнявши або відхиливши кожне з них. Якщо ви зробили все, що ми описали вище, перша частина вже виконана. Тепер у меню рецензування натисніть кнопку «Далі». У вікні редагування виділиться відповідна область, і ви побачите поруч із щойно натиснутою кнопкою пункти «Виправити» та «Відхилити». Якщо виділений фрагмент був приміткою, кнопка буде одна, «Видалити». Власне, саме так, по черзі приймаючи кожне виправлення або відхиляючи його, у Ворді ви приберете їх усі.

Втім, іноді трапляються об'ємні тексти, у яких дуже багато таких областей. Або, скажімо, для вас у процесі роботи кожне із внесених змін та коментарів, внесених раніше, перестали мати значення. У цьому випадку пролужувати кожне з них може бути моторошно, тому розробники Microsoft Wordпередбачили можливість автоматизувати цей процес. Кожен крок буде ідентичний вищеописаним, тільки в кінці процесу, коли ви вже приступаєте до прийняття кожного шуканого елемента, потрібно праворуч від відповідної кнопки вибрати меню, що випадає. У ньому користувач може натиснути на пункт «Застосувати всі виправлення в документі», і тоді відображені та приховані позначки в тексті будуть позначені як прийняті. Власне, для того, щоб прибрати кожну з них, потрібно діяти так само, тобто знайти праворуч від кнопки «Відхилити» стрілку, натиснути на неї і вибрати пункт «Відхилити всі виправлення».

Зверніть увагу, що для того, щоб усунути ще й коментарі, потрібно буде провести відповідну процедуру і з будь-яким коментарем у тому ж пункті меню. Зверніть увагу, що в такому режимі ви відзначатимете кожну з внесених змін та приміток, а не лише ті, які відображені у вибраному режимі. При цьому виділення переміщатиметься екраном і «підсвічуватиме» область, яку ви зараз редагуєте.

Післямова

Під час роботи з фрагментами тексту Word слід враховувати, що з зручності читання автор чи інші користувачі могли зробити внесені позначки і коментарі прихованими від інших авторів. Так як за умовчанням текстовий процесор не відображатиме такі речі, відкриваючи отриманий від іншого користувача файл, ви можете і не дізнатися, що вони там є, поки не увімкніть їхнє відображення. Відповідно, перед тим, як працювати з ним або передавати кудись, слід перевірити наявність рецензованих областей, і за наявності прийняти або видалити їх з тексту. У Word це робиться буквально парою кліків мишею.

При цьому ви повинні пам'ятати, що є лише один спосіб уберегти свої виправлення від сторонніх очей: створювати копії. Справа в тому, що будь-який користувач може прибрати виправлення та примітки з документа WordОскільки моделі розподілених правок у цьому текстовому процесорі немає, це було б занадто великим ускладненням моделі. Тому, якщо ви хочете створювати примітки та редагування тільки для себе, то створіть для себе окрему копію. Але цей підхід має і недолік, адже тоді вам доведеться відслідковувати зміни до тієї копії, яку ви залишили для загального користування.

У програмі MS Word є спеціальний режим роботи, який дозволяє вносити правки та редагувати документи, не змінюючи їх змісту. Грубо кажучи, це хороша можливістьвказати на помилки, не виправляючи їх у своїй.

У режимі редагування можна зробити виправлення, додати коментарі, пояснення, примітки і т.д. Саме про те, як активувати цей режим роботи, і йтиметься нижче.

1. Відкрийте документ, у якому потрібно увімкнути режим редагування, і перейдіть у вкладку "Рецензування".

Примітка:У Microsoft Word 2003 для ввімкнення режиму редагування необхідно відкрити вкладку "Сервіс"і там вибрати пункт "Виправлення".

2. Натисніть кнопку "Виправлення", розташовану у групі "Запис виправлень".

3. Тепер можна розпочати редагування (виправлення) тексту в документі. Усі внесені зміни будуть фіксуватися, а тип правки з так званими поясненнями відображатиметься праворуч від робочої області.

Крім кнопок на панелі керування, активувати режим редагування в Ворді можна і за допомогою комбінації клавіш. Для цього просто натисніть "CTRL+SHIFT+E".

Якщо це необхідно, ви завжди можете додати примітку, щоб користувачеві, який надалі працюватиме з цим документом, було простіше зрозуміти, де він припустився помилки, що потрібно змінити, виправити, прибрати зовсім.

Внесені в режимі редагування зміни неможливо видалити, їх можна прийняти або відхилити. Докладніше про це ви можете прочитати у нашій статті.

Ось, власне, і все, тепер ви знаєте, як у Word включити режим редагування. У багатьох випадках, особливо при спільній роботі з документами, ця функція програми може виявитися вкрай корисною.

Режим редагування вигідно відрізняється від редагування тим, що видно весь проміжний процес роботи над документом безпосередньо в його тексті. Використовується для спільної роботи кількома користувачами над одним документом.

Візуально всі редагування виділені червоним кольором, мають своє позначення спеціальним шрифтом з виносками, що містять інформацію щодо кожної з них. Наприклад, видалення тексту буде виділено закресленням або виноскою з віддаленим текстом залежно від вибраного режиму відображення правок.

Як увімкнути режим виправлення виправлення

Реєстрація всіх виправлень у текстовому редакторі Word виконуються на вкладці «Рецензування» через групу команд у розділах «Запис виправлень» та «Зміни».

У редакції Word 2003 набір функцій "Виправлення" знаходиться в розділі "Сервіс" з відображенням доступних команд на панелі інструментів.

Альтернативним способом виклику режиму редагування є поєднання «Ctrl» + «Shift» + «E».

Після ввімкнення цього режиму можна вносити зміни до тексту.

Як увімкнути заборону відключення відстеження

Як було зазначено вище, усі виправлення при увімкненому режимі «Виправлення» відстежуються та позначаються в тексті. Щоб уникнути безконтрольного внесення виправлень до тексту, автор документа повинен увімкнути заборону відключення відстеження виправлень.

Дана дія здійснюється наступним чином:

1. Вибрати вкладку меню «Рецензування.
2. У блоці команд "Запис виправлень" розгорнути список кнопки "Виправлення".
3. Вибрати команду «Заборона відключення відстеження»;
4. У вікні «Блокувати реєстрацію», що з'явилося, ввести два рази пароль.
5. Підтвердити свій намір кнопкою "ОК".

Щоб зняти заборону, користувач повинен ввести пароль.

Відображення виправлень у документі

Існує 3 режими відображення виправлень, кожен із яких призначає зовнішній виглядвідображення правок на екрані обмежує ті чи інші типи виправлень.

Команди розташовані праворуч від команди «Виправлення» у розділі «Рецензування».

Кожен режим має кілька варіантів, вибір яких здійснюється натисканням стрілки праворуч і вибором потрібного варіанту з списку, що розкривається.

Відобразити для перевірки

Дозволяє бачити текст у різних редакціях. При включенні цієї опції користувач може вибрати:

• Змінений документ: показати виправлення. Правки показані щодо остаточної редакції тексту, виділені кольором та відображені у виносках на полях праворуч. Цей режим використовується для перегляду тексту після внесення змін.
• Змінений документ. У цьому режимі відображається остаточна редакція документа без виправлень. Застосовується полегшення читання виправленого документа.
• Початковий документ: показати зміни. Початкова редакція з візуальним відображенням усіх внесених правок. Даний варіанттекст найважчий для читання, оскільки перевантажений інформацією, але дозволяє наочно побачити всю картину виправлень цілком.
• Початковий текст. Відображення вихідного тексту до внесення змін. Дозволяє повернутись до початкового варіанту, не чіпаючи існуючі виправлення.

Усі виправлення

Цей режим регулює те, які види виправлень необхідно відображати у тексті. Для вибору треба поставити галки навпроти необхідних типів чи імен окремих рецензентів.

Область перевірки

Відображення редагування в окремому вікні екрана у вигляді списку. Панель області перевірки відображає зведення та перелік виправлень у хронологічному порядку із зазначенням повної інформації щодо кожного виправлення, внесеного до тексту. Увімкнувши цей режим відображення правок, користувач може вибрати місце розташування панелі: або внизу екрана, або зліва від екрана тексту.

Примітка. Увімкнення вищевказаних режимів позначено жовтим кольором.

Як прийняти чи відхилити виправлення в документі

Для завершення роботи з функцією "Виправлення" необхідно прийняти або відхилити виправлення. Для прийняття виправлень необхідно виконати наступний алгоритм дій:

1. Вибрати необхідну правку чи поставити курсор початку документа.
2. Вибрати меню "Рецензування".
3. У блоці команд "Зміни" розкрити перелік можливих варіантів команди "Прийняти": для всього документа або для поточного виправлення з варіантами переходу до наступного виправлення чи ні.

Послідовний перехід від одного виправлення до іншого виконується кнопками "Далі" або "Назад".

Якщо виправлення не є актуальними, їх необхідно відхилити за допомогою описаного алгоритму вище, але з використанням кнопки «Відхилити».

Відхилити або прийняти виправлення можна під час читання тексту. Для цього необхідно:

1. Встановіть курсор на поточне виправлення.
2. Правою кнопкою миші викликати контекстне меню.
3. Вибрати пункт «Прийняти» або «Відхилити».

Коли робота затвердження або відхилення змін буде закінчена, текст документа набуде звичайного вигляду.

Як усунути виправлення в документі

Детальна інформація про кожну виправлення міститься у виносці, розташованій на полях праворуч від тексту:

• ім'я рецензента;
• час та дата;
• тип виправлення (видалення, додавання, зміна формату);
• текст або вказівка ​​формату редагування.

Мінус відображення виправлень з виносками в тому, що вони обмежують поле тексту і можуть бути приховані для зручності при виконанні наступних дій:

• відкрити в меню вкладку "Рецензування";
• зайти до розділу «Показати всі виправлення»;
• у рядку «Виноски» вибрати пункт «Ніколи».

Іноді трапляється так, що з тим самим документом доводиться одночасно працювати кільком користувачам. У цьому випадку нам допоможуть засоби рецензування та редагування текстового редактора, зібрані на стрічці "Рецензування".

На панелі "Відстеження"знаходяться інструменти, які дозволяють відстежувати зміни, що вносяться до документа. Для цього потрібно встановити кнопку "Виправлення"в "натиснутий" стан.

Кнопка "Виноски":

• "Показувати виправлення у виносках"- Примітки та виправлення будуть відображатися у вигляді виносок;
• "Показувати всі виправлення в тексті"- усі виправлення та примітки відображатимуться безпосередньо в тексті;
• "Показувати лише нотатки та форматування у виносках"- у виносках відображатимуться лише примітки та форматування документа.

Кнопка "Область перевірки"відкриває додаткову панель, на якій відображаються в хронологічному порядку внесення виправлень та додавання приміток.

За допомогою верхнього списку можна налаштувати відображення змін у документі:

• вихідний документ;
• виправлення у вихідному документі;
• змінений документ;
• виправлення у зміненому документі.

Для виходу з режиму відстеження змін треба віджати кнопку "Виправлення".

Якщо необхідно приховати виправлення, зроблені в документі, треба зняти відповідні прапорці у списку, що випадає "Показати виправлення".

на панелі "Зміни"зібрані кнопки, що дозволяють переміщатися між внесеними до документа правками, а також приймати або відхиляти зроблені зміни.

Для додавання (і наступного керування) приміток до документа призначена панель . Щоб створити примітку, потрібно встановити курсор у потрібне місце документа та натиснути кнопку "Створити примітку". При цьому фрагмент тексту виділяється червоним кольором, а на полях з'являється поле для введення примітки, а на панелі стають доступними кнопки навігації та видалення приміток.

Для захисту документа від змін слугує панель "Захистити". Після натискання на кнопку "Захистити документ"біля правого краю вікна з'являється вертикальна панель "Обмежити форматування".

Встановіть прапорець та в опціях "Налаштування.."вкажіть, які елементи оформлення можна буде форматувати під час подальшої роботи з документом.

Для обмеження редагування необхідно встановити прапорець "Дозволити тільки вказаний спосібредагування документа"і зі списку вибрати пункт "Запис виправлень". Таким чином ми дозволяємо додавати коментарі до документа, видаляти, вставляти та переміщувати текст. Якщо ми хочемо іншим користувачам дозволити лише залишати примітки, треба вибрати пункт .

Щоб увімкнути захист, натисніть кнопку "Так, увімкнути захист".

Щоб зняти захист, потрібно натиснути кнопку "Захистити документ"і в списку, що з'явився, зняти прапорець "Обмежити форматування та редагування".

Режим рецензування у Ворд. Найчастіше функцією рецензування користуються автори, які пишуть статті та потребують послуг редактора. Після написання чергової статті для публікації на якомусь ресурсі автор надсилає свою роботу у форматі Word редактору. Редактор перевіряє роботу, додає свої примітки та виправлення та надсилає статтю назад автору для виправлення. Цей процес може повторюватися кілька разів, доки варіанти автора та редактора не узгоджуються. Цей процес називається рецензування.

Вкладка "Рецензування" знаходиться на шостому місці на стрічці інструментів. Перейшовши на цю вкладку ви побачите приблизно таку картину:

На цій вкладці, для здійснення рецензування, в основному використовуються 2 інструменти: приміткиі виправлення:

Примітки.Використовуються для створення коментарів до тексту. Редактор може залишати різні коментарі до тексту, наприклад при багаторазовому повторенні однієї й тієї помилки, замість виправлення всіх, редактор залишить примітку автору, що той виправив всі помилки.
Також примітки використовуються для запису редактором альтернативних варіантів фраз, які він рекомендуватиме використовувати автором. Загалом у примітках редактор може вказати будь-яку інформацію, призначену для автора, щоб зробити статтю відповідною до ресурсу, на якій вона буде опублікована.

Виправлення.Цей інструмент використовують для внесення поправок та змін до документа. Під час перегляду документа автором, може переглядати як свій варіант документа, і варіант у якому було виконано редакторська поправка. Якщо редактор вніс поправку до тексту - вам настійно рекомендується дотримуватися цього варіанта виправлення.

Давайте розглянемо з прикладу, як відбувається рецензування очима автора. Наприклад, у нас є текст:

Навіть з непрофесійної точки зору, ви можете помітити, що текст має погану читаність і в ньому є помилки. Уявіть, що ви редактор. Для створення примітки потрібно виділити частину тексту та натиснути кнопку "Створити примітку" і створити коментар до фрагмента:

Зрештою, у правій частині документа у вас з'явиться так звана виноска, де ви можете побачити примітку редактора.
Для створення виправлень, потрібно натиснути на кнопку "Виправлення" і зробити потрібні виправлення. Ви можете робити з документом все що хочете, навіть при видаленні частин тексту вони будуть лише перекреслені, нічого видалено не буде:

Після закінчення виправлення, знову натисніть кнопку "Виправлення", щоб вийти з режиму виправлення.

Коли редактор або редактори внесли багато змін до документа, багато виправлень ускладнює читання тексту. Однак ви можете вибрати зручний для вас вид документа:
- змінений із виправленнями;
- Змінений без виправлень;
- Вихідний з виправленнями;
- Вихідний без виправлень.

Використовуючи цей функціонал, ви зможете зручно переглянути всі примітки та виправлення.

Також у вкладці "Рецензування" є інші інструменти. Про деякі з них навіть не варто згадувати, тому що ви часто використовуєте їх для простого редагування, а про деякі ще варто додати.

Якщо ви погоджуєтесь із внесеними редактором виправленнями, то можете прийняти зміни, натиснувши кнопку "Прийняти" в розділі "Зміни". Прийняти зміни можна як усі одразу, так і окремо.