Método 1. Rápido - use formatação condicional

Usando a formatação condicional, podemos forçar o Excel a preencher uma célula com qualquer cor selecionada se sua data estiver entre o início e o fim do estágio. A maneira mais fácil de fazer isso é usar uma função lógica E , que neste caso verifica se ambas as condições foram atendidas (5 de janeiro é posterior ao dia 4 e anterior ao dia 8):

Um exemplo de tal diagrama pode ser tomado

Método 2. Longo, mas familiar - use um diagrama

Assim, temos uma tabela listando as etapas do projeto, as datas de início e término e a duração de cada etapa:

A tarefa é construir meios padrão diagrama- programação do calendário como na foto:

Vamos lá, passo a passo:

Vamos selecionar os dados de origem para o gráfico - intervalo A2: B13 e selecione no menuInserir - Diagrama, tipo - Linear com acumulação:

Na guia Linha, clique no botão Adicionar , coloque o cursor no campo Valores e selecione células com durações de estágio ( C2:C13):

Clique no botão Avançar e na terceira etapa do Wizard na aba Legenda desmarcada Adicionar legenda. É isso aí - clique em Concluir . Deve ser algo assim:

Não se assuste - tudo está indo conforme o planejado - você só precisa "lembrar" nosso diagrama. Para fazer isso, clique clique com o botão direito passe o mouse ao longo do eixo vertical com os nomes das etapas e selecione no menu de contexto Formato do eixo:

Na guia Escala na janela que se abre, marque duas caixas de seleção -Ordem inversa de categorias E Interceptação Y na categoria máxima. Clique OK. Agora vamos nos livrar das colunas azuis. Clique duas vezes em qualquer um deles e na janela que se abre selecione uma moldura invisível e um preenchimento transparente. Deveria ficar assim:

Já parece verdade, certo? Resta configurar corretamente o intervalo de dados exibido no gráfico. Para fazer isso, você precisa descobrir o conteúdo real das células a partir das quais a linha do tempo começa e termina (células amarelas e verdes na tabela). O fato é que o Excel exibe apenas uma data em uma célula como dia-mês-ano, mas na verdade armazena qualquer data em uma célula como o número de dias que se passaram de 01/01/1900 até a data atual. Selecione as células amarelas e verdes e tente definir o formato Geral para elas uma por uma (menu Formato - Células). O resultado será 38350 e 38427, respectivamente. Vamos adicionar mais três dias à data final - obtemos 38.340. Lembre-se desses números.

Tudo o que resta é clicar com o botão direito no eixo horizontal do tempo e selecionar Formato do eixo e insira esses números na guia Escala:

Depois de clicar em OK o diagrama assumirá a forma exigida:

Tudo o que resta a fazer é “trazer brilho” - ajustar as cores, fontes, rótulos dos eixos, etc. - acho que você pode lidar com isso sem meu conselho... :)

NOTÍCIAS DO FÓRUM Teoria dos Cavaleiros do Éter

18/11/2017 - 23:27: -> - Karim_Khaidarov. 19/10/2017 - 04:24: -> - Karim_Khaidarov. 11/10/2017 - 05:10: -> - Karim_Khaidarov. 05.10.2017 - 11h03: -> - Karim_Khaidarov. 04.10.2017 - 15:26:

Quase todas as pessoas percebem melhor a informação “extraída” do que “ouvida”. E é ainda melhor se esta informação for apresentada em imagens, em vez de uma série de números e indicadores. Imagine que um estranho está falando sobre seu cachorro. Ele não descreve sua aparência e pedigree, não especifica cor e idade, etc. A imaginação de cada ouvinte desenhará sua própria imagem. E quando já imaginamos um lindo Dogue Alemão, descobrimos que nos falaram de um adorável pug. Nessa situação vamos rir, mas diante de algo parecido no empreendimento, não será mais motivo de riso.

Portanto, na produção todos tentam visualizar o máximo possível. Um dos documentos mais importantes, principalmente na construção, é o cronograma de obra. Podemos afirmar com segurança que todo o projeto sem esse cronograma é uma perda de tempo. Pois contém todas as decisões técnicas e de engenharia adotadas, além de otimizar o tempo.

O que é um plano de calendário?

O próprio nome deste documento dá uma ideia da sua importância e significado. O calendário de produção da obra é uma tabela que mostra todo o seu volume e prazos. Além disso, o gráfico mostra claramente a sequência dos trabalhos executados, vinculados a datas específicas (ou simplesmente a duração dos vários tipos de trabalhos - para projetos típicos). Na maioria das vezes, este documento também contém informações sobre os recursos necessários em cada etapa da construção: materiais básicos, equipamentos e pessoal.

A capacidade de traçar um cronograma de trabalho é uma das competências mais importantes para gestores de diversos níveis. Quanto mais preciso e detalhado for o cronograma, melhor será executado todo o trabalho planejado. Apesar de a construção ser considerada o ramo “nativo” da programação de obras, gestores de todas as áreas se beneficiariam em conhecer os princípios

Por onde começar

Qualquer trabalho pode ser dividido em pequenas tarefas. O exemplo mais simples é preparar uma salada com vegetais frescos. O que pareceria mais simples? Mas esta tarefa elementar pode ser dividida numa sequência de ações. Compre primeiro todos os ingredientes, depois lave, corte e misture, temperando com o molho. Além disso, todas as ações podem ser separadas no tempo (aparecem pausas no trabalho), ou podem ser feitas sequencialmente, sem pausas no tempo. Além disso, tudo isso pode ser feito por uma pessoa, ou talvez por toda uma equipe de cozinheiros. Então, há uma sequência de ações. Resta calcular o tempo de conclusão de cada etapa e determinar quantos e que tipo de pessoal são necessários para esta obra. E nosso cronograma de trabalho está quase pronto.

Independentemente do setor, ao planejar, primeiro é preciso destacar o escopo do trabalho: dividir todo o processo em componentes. Além disso, os critérios podem ser não apenas diferenças tecnológicas, mas também o número de trabalhadores e os mecanismos e dispositivos necessários, etc.

Prazos

Depois de dividir tudo em uma sequência de ações, você pode começar a calcular os prazos para conclusão da obra. Para produção e construção, existem regulamentos e normas pelas quais são calculados prazos específicos para uma determinada quantidade de obra. Para o trabalho mental, é impossível calcular os prazos de conclusão do trabalho por meio de uma fórmula. Mas um gestor com vasta experiência, que possui informações sobre sua equipe, pode definir com bastante clareza um prazo para a resolução da tarefa.

Conhecendo os prazos de conclusão de cada tipo de trabalho, podemos começar a determinar o tempo necessário para concluir todo o processo. Deve-se lembrar que algumas tarefas podem ser resolvidas em paralelo e determinados processos requerem rupturas tecnológicas.

Cálculo de recursos

Claro, o pessoal elemento essencial processo. O cronograma das obras envolve a determinação do número de executores, da especialização dos trabalhadores e de suas qualificações. Nesta fase, calculamos o número e a composição das equipas e traçamos um plano de calendário para a sua contratação no local.

A seguir passamos para a definição equipamento necessário, mecanismos e dispositivos. Também existem regulamentações para isso nas indústrias de manufatura. E por último, mas não menos importante, é o cálculo dos materiais necessários para a obra.

Cálculo de prazos de entrega de materiais

Todas essas informações permitirão conciliar o cronograma de obra com o cronograma de entrega de materiais e equipamentos. Uniformidade e continuidade são os dois princípios básicos do planejamento. Otimizar o cronograma no sentido de reduzir prazos pode não dar o resultado desejado, pois haverá paradas na obra por falta de materiais (ou, ao contrário, o canteiro de obras ficará literalmente lotado deles, e portanto será necessário muito tempo para encontrar o que é necessário no momento).

Força maior aumenta os prazos para conclusão dos trabalhos

Outro detalhe importante é que na hora de traçar um plano de trabalho é preciso prever possíveis riscos. Para a construção, isso pode ser qualquer coisa, desde mau tempo até tráfego intenso nas estradas. Tendo em conta os casos de força maior, é necessário aumentar ligeiramente os prazos de execução de determinados tipos de trabalhos. Na maioria das vezes, isso também afeta a duração de todo o volume.

Apesar disso, os planejadores não devem se esforçar para minimizar o tempo. Afinal, quando o trabalho é interrompido, o empreiteiro geral terá que pagar uma multa tanto ao cliente quanto aos empreiteiros relacionados.

Automação de plotagem

Há apenas alguns anos, o plano de calendário era elaborado manualmente. Os especialistas calcularam todos os prazos e necessidades de pessoal e materiais e depois visualizaram com a ajuda. Para pequenos volumes trabalho, esta não é uma tarefa difícil. A questão é diferente se estivermos falando de uma organização contratante séria que gerencia vários projetos ao mesmo tempo.

Os programadores desenvolvem muitos programas auxiliares projetados para calcular e construir automaticamente um cronograma de trabalho. Amostra plano de calendário, calculado usando Microsoft Office O Project 2010 Professional, por exemplo, é facilmente encontrado na Internet. No entanto, nem todas as empresas concordarão em gastar fundos adicionais na instalação Programas e treinar pessoal para trabalhar com ele. Além disso, cada programa especializado tem suas desvantagens. Um não leva em consideração a possibilidade de trabalho por turnos, o outro, sem escrever macros, não concorda com o cálculo de materiais, por exemplo, etc.

Portanto, a maioria dos especialistas envolvidos em planejamento aprendeu a construir um cronograma de trabalho no Excel.

Este programa tem muitas vantagens:

1. É grátis. No sentido de que o Excel faz parte do pacote padrão do MS Office, que é instalado incondicionalmente em quase todos os computadores.
2. É simples. Tendo conhecimento mínimo sobre cálculo de fórmulas e vinculação de planilhas, você pode fazer o planejamento.
3. É visual. Todos os cálculos e resultados são exibidos em uma folha. E fazer alterações é imediatamente exibido no gráfico.

Participar do treinamento de dois dias “Gerenciamento de Tempo” de Gleb Arkhangelsky, que ele ministrou em Wimm-Bill-Dann, causou-me uma forte impressão. Seu principal resultado é um novo impulso de interesse pela questão relevante. Esta foi a minha terceira formação sobre este tema com diferentes apresentadores, mas diferiu favoravelmente das restantes tanto na abordagem conceptual e vivacidade da apresentação, como no seu valor prático.

Talvez uma das principais aquisições práticas tenha sido o método que desenvolvi para o planejamento diário do tempo de trabalho no ambiente Microsoft Excel, usando diversas ideias colhidas no workshop. Foi um grande avanço na organização do trabalho em comparação com o antigo método de planejamento em um diário regular em termos de conveniência, economia de tempo e capacidade de fabricação.

Descreverei esse método abaixo. Ele permite que você planeje simultaneamente suas tarefas e as tarefas de seus subordinados. Então, neste caso, um arquivo com o plano de trabalho do dia pode ser postado, digamos, em pasta compartilhada para que todos os funcionários possam vê-lo. Gostaria de salientar desde já que, na minha opinião, esta técnica de planeamento operacional faz sentido prático no caso em que todos os dias é necessário lidar com pelo menos 4 5 tarefas diferentes. Se este não for o caso, então para o planejamento operacional o mesmo diário ou qualquer análogo seria mais apropriado.

Para começar, descreverei brevemente as ideias recebidas durante o treinamento em que se baseia o método.

1. Planejamento de tarefas de acordo com o esquema “dia semana mês (ano)”.

Na minha opinião, esta é uma técnica de planejamento muito flexível e bem-sucedida. Do ponto de vista da aplicação prática, talvez a minha aquisição mais valiosa no seminário. Sua ideia principal é que todas as tarefas sejam divididas em três tipos (ou status):

• tarefas que precisam ser resolvidas hoje
• tarefas que você planeja começar a realizar na próxima semana,
• tarefas que terão de ser abordadas a longo prazo.

A primeira e a segunda listas são revistas e atualizadas no início de cada dia útil (ou no final do anterior), sendo a terceira semanalmente.

2. Orçamentação de tempo, dividindo as tarefas diárias em rígidas (vinculadas a um horário específico), flexíveis (que podem ser realizadas durante o dia) e orçamentadas (tarefas flexíveis com um determinado tempo alocado).

3. Planejamento contextual, utilização de kairós que surgem aleatoriamente em momentos favoráveis ​​à resolução de determinados problemas.

Descrição da metodologia de planejamento

1. Todas as tarefas emergentes são registradas na lista geral à medida que aparecem. Além disso, além da tarefa em si, é indicado o seu estado (dia, semana ou mês-ano), bem como, se necessário, o funcionário responsável pela execução, a data para a qual a tarefa está agendada, a hora, o dia esperado de conclusão da tarefa (geralmente para projetos), Kairos.
2. Todos os dias no final do dia útil, o próximo dia útil é planejado com base nesta lista geral. É compilada uma lista de tarefas do dia, decompondo-as em rígidas, flexíveis e orçamentadas; se necessário, são indicados os funcionários responsáveis ​​pela execução, tempo e outras notas.
3. Durante o dia, o plano de trabalho fica diante dos seus olhos, é ajustado: fazendo anotações sobre a execução e novas tarefas urgentes.

Descrição da implementação do planejamento operacional em Excel

Um exemplo de implementação do método de planejamento é fornecido no arquivo anexo planir.xls.

O arquivo é composto por duas folhas: “1 7 31” e “por dia”.

1. Na folha “1 7 31” existe uma lista geral de tarefas emergentes. Descrição dos campos (os campos obrigatórios estão marcados com um asterisco):

Não..* número de série da tarefa na lista

TAREFA * a tarefa em si

DATE data da atualização da tarefa, ou seja. em que dia deve ser concluído ou iniciado?

TIME hora de atualização da tarefa (início de uma reunião, etc.)

PRAZO * status do trabalho. Possui 4 valores possíveis, selecionáveis ​​na lista: “dia”, “semana”, “mês ano”, “concluído”. Para melhorar a visualização, cada valor é colorido automaticamente usando formatação condicional.

CONCLUSÃO ESTIMADA e
REAL COMPLETION esses dois campos podem ser úteis para avaliar o desempenho dos funcionários que executam uma tarefa

Campo KAIROS para planejamento contextual; exemplo “chefe”, ou seja, Este sinal indicará problemas que precisam ser resolvidos durante uma reunião não programada com a administração.

Se for necessário trabalho específico, outros campos podem ser adicionados à planilha. Por exemplo, PESSOA DE CONTATO, uma pessoa de um departamento relacionado com quem você precisa interagir sobre este assunto, NOTA, etc.

As alterações feitas na planilha “1 7 31” podem ser de dois tipos.

Primeiro adicionando novas tarefas à lista e alterando as existentes. Essas adições são feitas na planilha “on-line” à medida que aparecem.

O segundo tipo de mudança é a análise e ajuste dos status das tarefas. Conforme mencionado acima, a análise das tarefas com status “dia” e “semana” ocorre todos os dias ao final de um dia útil ou início de um novo. A análise das tarefas com status “mês ano” ocorre semanalmente. Neste caso, se necessário, o status das tarefas muda para um dos outros três tipos possíveis. Para selecionar uma lista de tarefas com um determinado status, é conveniente usar um filtro automático. Por exemplo, no final do dia útil, todas as tarefas com o status “dia” são selecionadas desta forma, a seguir a lista é visualizada, se a tarefa ainda for relevante para execução no dia seguinte, o status não muda; se a tarefa for concluída, o status muda para “concluído”; quando o nível de urgência diminui, o status da tarefa muda para “semana” ou “mês ano”. Agora, se após concluir a análise das tarefas diárias, você selecionar tarefas com status “dia” através do autofiltro, obterá uma lista de tarefas a serem concluídas no próximo dia útil, que é copiada para a planilha “por dia” .

2. A planilha “por dia” é usada para planejar as tarefas de cada dia.

Descrições dos campos:

sinal de conclusão FEITO; fundo branco não feito, fundo preto feito, fundo cinza não feito e não será feito naquele dia (falta de tempo, transferência para outro dia, tarefa cancelada). O campo é preenchido ao longo do dia conforme a situação muda

Nº número de série da tarefa

Nome RESPONSÁVEL do funcionário responsável pela execução da tarefa

Lista FLEXÍVEL de tarefas flexíveis

Lista DURO de tarefas difíceis

TIME hora de início para tarefas difíceis

Se for necessário trabalho específico, outros campos podem ser adicionados à planilha. Por exemplo, ORÇAMENTO uma lista de tarefas orçadas mais outro campo para o tempo alocado para elas, ou este tempo pode ser indicado no campo TEMPO, NOTA, etc.

Conforme mencionado acima, a lista de tarefas do dia é obtida a partir da análise diária da lista geral de tarefas quanto ao seu estado. Após ajustar os status na planilha “1 7 31”, por meio de um autofiltro, as tarefas com status “dia” são selecionadas e copiadas para a planilha “por dia” para a data correspondente nas tarefas do dia anterior. Duas colunas são copiadas: OWNER e TASK. Além disso, por conveniência, as linhas relacionadas ao dia anterior ficam ocultas.

Após a cópia, todas as tarefas caem na coluna FLEXÍVEL, portanto, as tarefas rígidas e orçadas devem ser transferidas manualmente para as colunas apropriadas e preenchido o campo TEMPO.

Depois disso, o plano de trabalho do dia atual está quase pronto na planilha “por dia”. Para melhor visualização, também aplico a seguinte formatação de cor de fundo da célula:

• Destaco os nomes dos artistas em verde
• amarelo as tarefas mais importantes às quais você precisa prestar atenção
• rosa tarefas urgentes para as quais você precisa reportar à gerência
• azul questões auxiliares não diretamente relacionadas ao processo de trabalho.

Para resumir o que foi dito acima, gostaria de dizer que o fato do surgimento da técnica descrita tornou-se para mim um resultado digno de visitar o seminário de G. Arkhangelsky.

Sergei Olekhov,
Chefe do Serviço Analítico
Fábrica de laticínios Lianozovsky 25/04/06

Sergey Olekhov, edição de abril de 2006 Gleb Arkhangelsky,
O artigo foi escrito especificamente para o site. Endereço do documento no site:
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