Metodo 1. Rapido: usa la formattazione condizionale

Usando la formattazione condizionale, possiamo forzare Excel a riempire una cella con qualsiasi colore selezionato se cade tra l'inizio e la fine dello stage per data. Il modo più semplice per farlo è usare la funzione logica E , che in questo caso verifica il rispetto obbligatorio di entrambe le condizioni (il 5 gennaio è successivo al 4 gennaio e anteriore all'8 gennaio):

Si può prendere un esempio di tale diagramma

Metodo 2. Lungo, ma familiare: usa un diagramma

Quindi, abbiamo una tabella che elenca le fasi del progetto, le date di inizio e fine e la durata di ciascuna fase:

Il compito è costruire mezzi standard grafico- grafico del calendario, come nella foto:

Andiamo, passo dopo passo:

Selezionare i dati di origine per il grafico - intervallo A2:B13 e scegli dal menuInserisci - Diagramma, tipo - Lineare con accumulo:

Nella scheda Riga, fare clic sul pulsante Aggiungi , posizionare il cursore nel campo Valori e seleziona le celle con le durate delle fasi ( DO2:DO13):

Fare clic sul pulsante Avanti e nel terzo passaggio della procedura guidata nella scheda Deseleziona la legenda Aggiungi legenda. Tutto: fai clic su Fine . Dovrebbe assomigliare a qualcosa di simile a questo:

Non aver paura - tutto sta andando secondo i piani - devi solo "ricordare" il nostro diagramma. Per fare ciò, fare clic su clic destro mouse sull'asse verticale con i nomi delle tappe e selezionare nel menu contestuale Formato dell'asse:

Nella scheda Scala nella finestra che si apre, metti due "segni di spunta" -Ordine inverso delle categorie E Intersezione con l'asse Y nella categoria massima. Fare clic su OK. Ora eliminiamo le colonne blu. Fai doppio clic su uno di essi e nella finestra che si apre, seleziona una cornice invisibile e un riempimento trasparente. Dovresti ottenere quanto segue:

Sembra già la verità, vero? Resta da configurare correttamente l'intervallo di dati visualizzati sul grafico. Per fare ciò, devi scoprire il contenuto reale delle celle da cui inizia e finisce la sequenza temporale (celle gialle e verdi nella tabella). Il fatto è che Excel visualizza solo la data nella cella come giorno-mese-anno, ma in realtà memorizza qualsiasi data nella cella come numero di giorni trascorsi dall'1.1.1900 alla data corrente. Seleziona le celle gialle e verdi e, una per una, prova ad impostare per esse il Formato Generale (menu Formato - Celle). Risulta rispettivamente 38350 e 38427. Aggiungiamo altri tre giorni alla data di fine: otteniamo 38340. Ricorda questi numeri.

Resta da fare clic con il tasto destro sull'asse del tempo orizzontale e selezionare Formato dell'asse e inserisci questi numeri nella scheda Scala :

Dopo aver fatto clic su OK il diagramma assumerà la forma richiesta:

Resta da "dare un tocco di brillantezza" - regolare colori, caratteri, etichette degli assi, ecc. - con questo, penso, puoi gestirlo senza il mio consiglio ... :)

NOTIZIE DEL FORO Cavalieri della teoria dell'etere

18/11/2017 - 23:27: -> - Karim_Khaidarov. 19/10/2017 - 04:24: -> - Karim_Khaidarov. 11/10/2017 - 05:10: -> - Karim_Khaidarov. 05.10.2017 - 11:03: -> - Karim_Khaidarov. 04.10.2017 - 15:26:

Quasi tutte le persone percepiscono meglio le informazioni "disegnate" piuttosto che "ascoltate". E ancora meglio, se queste informazioni sono presentate in immagini e non in una serie di numeri e indicatori. Immagina che uno sconosciuto stia parlando del suo cane. Non descrive il suo aspetto e il suo pedigree, non specifica il suo colore e la sua età, ecc. L'immaginazione di ogni ascoltatore disegnerà la propria immagine. E quando già immaginiamo un bel cane, si scopre che ci è stato detto di un adorabile carlino. In questa situazione, rideremo, ma di fronte a qualcosa di simile all'impresa, non sarà più una cosa da ridere.

Pertanto, nella produzione, tutti cercano di visualizzare il più possibile. Uno dei documenti più importanti, soprattutto nell'edilizia, è il programma di lavoro. Possiamo tranquillamente affermare che l'intero progetto senza questo programma è una perdita di tempo. Poiché contiene tutte le soluzioni ingegneristiche e tecniche accettate, nonché scadenze ottimizzate.

Cos'è un piano calendario?

Il titolo stesso di questo documento dà un'idea della sua importanza e significato. Il programma del calendario per la produzione di opere è una tabella che mostra tutto il loro volume e le scadenze. Inoltre, il grafico mostra chiaramente la sequenza dei lavori eseguiti, legata a date specifiche (o semplicemente la durata dell'esecuzione di vari tipi di lavoro - per progetti standard). Molto spesso, questo documento contiene anche informazioni sulle risorse necessarie in ogni fase della costruzione: materiali di base, attrezzature e personale.

La capacità di elaborare un programma di lavoro è una delle abilità più importanti dei manager di diversi livelli. Più accurato e dettagliato è il programma, migliore sarà l'esecuzione di tutto il lavoro pianificato. Nonostante il fatto che l'industria "nativa" del programma di lavoro sia considerata la costruzione, i leader di tutte le aree non interferiranno con la conoscenza dei principi

Da dove cominciare

Qualsiasi lavoro può essere suddiviso in piccoli compiti. L'esempio più semplice è la preparazione di un'insalata di verdure fresche. Sembrerebbe che sia più facile? Ma anche questo compito elementare può essere scomposto in una sequenza di azioni. Per prima cosa acquistate tutti gli ingredienti, poi lavateli, tagliateli e mescolateli, conditeli con la salsa. Inoltre, tutte le azioni possono essere interrotte nel tempo (compaiono interruzioni nel lavoro), oppure possono essere eseguite in sequenza, senza interruzioni nel tempo. Inoltre, tutto questo può essere fatto da una sola persona, o forse da un'intera squadra di cuochi. Quindi, c'è una sequenza di azioni. Resta da calcolare il tempo per ogni fase e determinare quanto e che tipo di personale è necessario per questo lavoro. E il programma di produzione è quasi pronto per noi.

Indipendentemente dal settore, durante la pianificazione è necessario innanzitutto evidenziare lo scopo del lavoro: suddividere l'intero processo in componenti. Inoltre, i criteri possono essere non solo le differenze tecnologiche, ma anche il numero di dipendenti, i meccanismi e i dispositivi necessari, ecc.

Scadenze

Dopo aver diviso tutto in una sequenza di azioni, puoi iniziare a calcolare i tempi del lavoro. Per la produzione e la costruzione esistono norme e standard in base ai quali vengono calcolati termini specifici per una determinata quantità di lavoro. Per il lavoro mentale, è impossibile calcolare i tempi del lavoro secondo la formula. Ma un manager con una vasta esperienza, che dispone di informazioni sul suo staff, può stabilire abbastanza chiaramente i tempi per risolvere il compito.

Conoscendo le scadenze per ogni tipo di lavoro, possiamo iniziare a determinare il tempo necessario per completare l'intero processo. Va ricordato che alcuni compiti possono essere risolti in parallelo e per alcuni processi sono necessarie anche interruzioni tecnologiche.

Calcolo delle risorse

Sicuramente il personale elemento essenziale processi. Il programma per la produzione di opere in costruzione comporta la determinazione del numero di esecutori, la specializzazione dei lavoratori e le loro qualifiche. In questa fase, calcoliamo il numero e la composizione delle squadre e redigiamo un piano di calendario per il loro impiego presso la struttura.

Successivamente, passiamo alla definizione equipaggiamento necessario, meccanismi e dispositivi. Nelle industrie manifatturiere, ci sono anche regolamenti per questo. E, infine, ultimo ma non meno importante, questo è il calcolo dei materiali necessari per il lavoro.

Calcolo dei tempi di consegna dei materiali

Tutte queste informazioni ti permetteranno di combinare il programma di lavoro con il programma per la fornitura di materiali e attrezzature. Uniformità e continuità: questi sono i due principi fondamentali della pianificazione. L'ottimizzazione del programma nella direzione della riduzione dei tempi potrebbe non dare il risultato desiderato, perché il lavoro sarà fermo per mancanza di materiali (o, al contrario, il cantiere ne sarà letteralmente intasato, e quindi ci vorrà molto di tempo per trovare quella giusta al momento).

La forza maggiore aumenta i tempi di lavoro

Un altro dettaglio importante è che quando si elabora un piano di lavoro, è necessario prevedere i possibili rischi. Per la costruzione, questo può essere qualsiasi cosa, dal maltempo al traffico intenso sulle strade. Date le circostanze di forza maggiore, è necessario aumentare leggermente i tempi di alcuni tipi di lavoro. Molto spesso, ciò influisce anche sulla durata dell'esecuzione del loro intero volume.

Nonostante ciò, i pianificatori non dovrebbero cercare di minimizzare il tempo. Dopotutto, quando la produzione del lavoro viene interrotta, l'appaltatore generale dovrà pagare una penale sia al cliente che ai relativi appaltatori.

Automazione del grafico

Alcuni anni fa, il piano del calendario è stato redatto manualmente. Gli specialisti hanno calcolato tutte le scadenze e la necessità di personale e materiali, quindi l'hanno visualizzato con l'aiuto. Per piccoli volumi lavoro, è un compito facile. Un'altra cosa è se parliamo di una seria organizzazione appaltante che gestisce più oggetti contemporaneamente.

I programmatori stanno sviluppando molti programmi ausiliari progettati per calcolare e costruire automaticamente un programma di lavoro. Programma di esempio calcolato utilizzando Microsoft Office Project 2010 Professional, ad esempio, si trova facilmente su Internet. Tuttavia, non tutte le aziende accetteranno di spendere fondi aggiuntivi per l'installazione Software e formazione del personale per lavorare con esso. Inoltre, ogni programma specializzato ha i suoi svantaggi. Uno non tiene conto della possibilità di lavorare a turni, l'altro senza scrivere macro non è coerente con il calcolo dei materiali, ad esempio, ecc.

Pertanto, la maggior parte dei pianificatori ha imparato a creare un programma di lavoro in Excel.

Questo programma ha molti vantaggi:

1. È gratis. Nel senso che Excel fa parte del pacchetto standard MS Office, che è installato incondizionatamente su quasi tutti i computer.
2. Lei è semplice. Avendo una conoscenza minima del calcolo delle formule e del collegamento dei fogli tra loro, puoi pianificare.
3. Lei è visiva. Tutti i calcoli e il risultato vengono visualizzati su un foglio. E le modifiche vengono immediatamente visualizzate sul grafico.

La partecipazione alla formazione di due giorni "Gestione del tempo" di Gleb Arkhangelsky, condotta da lui presso Wimm-Bill-Dann, mi ha fatto una forte impressione. Il suo risultato principale è un nuovo impulso di interesse per la questione in questione. Questa era già la terza formazione su questo argomento per me con diversi facilitatori, ma differiva favorevolmente dagli altri sia per l'approccio concettuale e la vivacità della presentazione, sia per il valore pratico.

Forse una delle principali acquisizioni pratiche è stato il metodo che ho sviluppato per la pianificazione quotidiana dell'orario di lavoro nell'ambiente Microsoft Excel usando alcune idee del workshop. È stato un grande passo avanti nell'organizzazione del lavoro rispetto al vecchio metodo di pianificazione in un'agenda regolare in termini di praticità, risparmio di tempo e producibilità.

Descriverò questo metodo di seguito. Ti consente di pianificare contemporaneamente sia i tuoi compiti che i compiti dei subordinati. Quindi in questo caso, il file con il piano di lavoro della giornata può essere caricato, diciamo, in cartella condivisa in modo che tutti i dipendenti possano vederlo. Voglio subito notare che, a mio avviso, questa tecnica di pianificazione operativa ha senso pratico nel caso in cui devi affrontare almeno 4 5 compiti diversi ogni giorno. In caso contrario, per la pianificazione operativa sarà più utile lo stesso diario o uno qualsiasi dei suoi analoghi.

Per cominciare, descriverò brevemente le idee ricevute durante la formazione, su cui si basa il metodo.

1. Pianificazione delle attività secondo lo schema "giorno settimana mese (anno)".

A mio parere, questa è una tecnica di pianificazione molto flessibile e di successo. Dal punto di vista dell'applicazione pratica, forse, la mia acquisizione più preziosa al seminario. La sua idea principale è che tutte le attività sono divise in tre tipi (o stati):

• compiti da risolvere oggi
• compiti che si prevede di affrontare entro la prossima settimana,
• compiti che devono essere affrontati a lungo termine.

Il primo ed il secondo elenco sono visionati ed aggiornati all'inizio di ogni giorno lavorativo (o al termine del precedente), il terzo settimanalmente.

2. Time budgeting, dividendo le attività della giornata in difficili (legate a un orario specifico), flessibili (che possono essere eseguite durante il giorno) e preventivate (attività flessibili con una certa quantità di tempo assegnata).

3. Pianificazione contestuale, l'uso di kairos che si verificano casualmente momenti favorevoli alla risoluzione di alcuni problemi.

Descrizione della metodologia di pianificazione

1. Tutte le nuove attività emergenti vengono registrate nell'elenco generale così come appaiono. Allo stesso tempo, oltre all'attività stessa, viene indicato il suo stato (giorno, settimana o mese-anno), nonché, se necessario, il dipendente responsabile dell'esecuzione, la data per cui l'attività è programmata, l'ora , il giorno previsto per il completamento dell'attività (di solito per i progetti), kairos.
2. Ogni giorno alla fine della giornata lavorativa, sulla base di questo elenco generale, viene pianificato il giorno lavorativo successivo. Viene compilato un elenco di compiti per la giornata, suddiviso in compiti rigidi, flessibili e preventivati, se necessario, vengono indicati i dipendenti responsabili dell'esecuzione, l'orario e altre note.
3. Durante il giorno, il piano di lavoro è davanti ai tuoi occhi, viene aggiustato: prendere appunti sull'esecuzione e sui nuovi compiti urgenti.

Descrizione dell'implementazione della pianificazione operativa in Excel

Un esempio di implementazione del metodo di pianificazione è riportato nel file allegato planir.xls.

Il fascicolo è composto da due fogli: "1 7 31" e "di giorno".

1. Sul foglio "1 7 31" c'è un elenco generale di compiti emergenti. Descrizione dei campi (i campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco):

no..* numero d'ordine dell'attività nell'elenco

COMPITO * il compito stesso

DATE la data in cui l'attività è stata aggiornata, ad es. in quale giorno deve essere completato o iniziato a essere eseguito

TIME ora di aggiornamento dell'attività (inizio della riunione, ecc.)

SCADENZA * Stato lavoro. Ha 4 possibili valori selezionati dall'elenco: "giorno", "settimana", "mese anno", "completato". Per migliorare la visualizzazione, ciascuno dei valori viene colorato automaticamente con il proprio colore mediante il metodo di formattazione condizionale.

COMPLETAMENTO PREVISTO e
COMPLETAMENTO REALE questi due campi possono essere utili per valutare il lavoro dei dipendenti che completano l'attività

campo KAIROS per la progettazione contestuale; esempio “capo”, cioè questa funzione indicherà i problemi che devono essere risolti in una riunione non programmata con la direzione.

Se necessario, le specifiche del lavoro sul foglio, è possibile aggiungere altri campi. Ad esempio PERSONA DI CONTATTO una persona di un dipartimento adiacente con cui devi interagire su questo tema, una NOTA, ecc.

Le modifiche apportate al foglio "1 7 31" possono essere di due tipi.

Il primo è l'aggiunta di nuove attività all'elenco e la modifica di quelle esistenti. Tali integrazioni vengono apportate al foglio in modalità "on line" al momento della loro comparsa.

Il secondo tipo di modifiche è l'analisi e l'adeguamento degli stati del lavoro. Come accennato in precedenza, le attività con lo stato "giorno" e "settimana" vengono analizzate ogni giorno alla fine della giornata lavorativa o all'inizio di una nuova. L'analisi delle attività con lo stato "mese anno" avviene settimanalmente. In questo caso, se necessario, lo stato delle attività viene modificato in uno degli altri tre tipi possibili. Per selezionare un elenco di attività con un determinato stato, è conveniente utilizzare un filtro automatico. Ad esempio, alla fine della giornata lavorativa, tutte le attività con lo stato "giorno" vengono selezionate in questo modo, quindi viene visualizzato l'elenco, se l'attività è rilevante per l'esecuzione il giorno successivo, lo stato non cambia, se l'attività è completata, lo stato cambia in "completato", se Quando il livello di urgenza viene abbassato, lo stato dell'attività cambia in "settimana" o "mese anno". Ora, se dopo il completamento dell'analisi giornaliera delle attività utilizzando il filtro automatico, selezioni le attività con lo stato "giorno", otterrai un elenco di attività da eseguire il giorno lavorativo successivo, che viene trasferito copiando in "per giorno”.

2. Il foglio giornaliero viene utilizzato per pianificare le attività per ogni giorno.

Descrizione dei campi:

segno di fine FATTO; sfondo bianco non fatto, sfondo nero fatto, sfondo grigio non fatto e non sarà fatto quel giorno (mancanza di tempo, riprogrammazione, annullamento del lavoro). Il campo viene riempito durante il giorno man mano che la situazione cambia

No. pp.. numero ordinale dell'attività

RESPONSABILE cognome del dipendente responsabile dell'esecuzione dell'incarico

FLESSIBILE elenco di compiti flessibili

DIFFICILE elenco di compiti difficili

TIME ora di inizio per compiti difficili

Se necessario, le specifiche del lavoro sul foglio, è possibile aggiungere altri campi. Ad esempio BUDGETABLE un elenco di attività preventivate più un campo per il tempo loro assegnato, oppure questo tempo può essere indicato nel campo TIME, NOTE, ecc.

Come accennato in precedenza, l'elenco delle attività del giorno è il risultato di un'analisi giornaliera dell'elenco totale delle attività per il loro stato. Dopo aver regolato gli stati sul foglio "1 7 31", le attività con lo stato "giorno" vengono selezionate utilizzando il filtro automatico e copiate nel foglio "per giorno" per la data corrispondente sotto le attività del giorno precedente. Vengono copiate due colonne: RESPONSABILE e LAVORO. Inoltre, per comodità, vengono nascoste le righe relative al giorno precedente.

Dopo la copia, tutte le attività rientrano nella colonna FLESSIBILE, rispettivamente, le attività rigide e preventivate devono essere trasferite manualmente nelle colonne corrispondenti compilando il campo TIME.

Dopodiché, sul foglio “per giorno”, è quasi pronto il piano di lavoro per la giornata corrente. Per una migliore visualizzazione, applico anche la seguente formattazione del colore di sfondo della cella:

• Sottolineo in verde i nomi degli esecutori
• in giallo le attività più importanti a cui prestare attenzione
• compiti urgenti rosa per i quali è necessario segnalare alla direzione
• in blu supportano le domande che non sono direttamente correlate al flusso di lavoro.

Riassumendo alcuni dei precedenti, vorrei dire che il fatto dell'apparizione della metodologia descritta è già diventato per me un degno risultato della partecipazione al seminario di G. Arkhangelsky.

Sergej Olechov,
Responsabile del servizio analitico
Lianozovsky Caseificio 25.04.06

Sergey Olekhov, aprile 2006 Montaggio di Gleb Arkhangelsky,
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