Työskentely yhdessä tekstiasiakirjoja Nykyään käyttäjät käyttävät aktiivisesti rekisteröityjen muutosten tekemistä. Se sijaitsee asetusvalikon "Tarkastelu" -osassa. Sen avulla voit tehdä muokkauksia ja kommentteja, jotka toinen tämän tiedoston avaava käyttäjä näkee. Asiakirjan tekijä voi hyväksyä tai hylätä nämä muistiinpanot ja ohjeet muilta tiedoston parissa työskenteleviltä ihmisiltä, ​​piilottaa ne tai näyttää ne. Joka tapauksessa sinun tulee tarkistaa tekstistä korjaukset, jotka eivät näy, jotta et vahingossa lähetä esim. sähköposti toiselle henkilölle.

Samanaikaisesti Word tukee varsinaisten muokkausten lisäksi myös sellaista toimintoa kuin kommentit. Ne sijaitsevat suoraan muokkausikkunassa ja näkyvät vain, kun tarkistusalueen näyttö on päällä tekstitiedosto. Niitä ei voi hyväksyä tai hylätä, ja tiedoston parissa työskentelevällä henkilöllä on oikeastaan ​​vain yksi vaihtoehto: kun niitä ei tarvita, muistiinpanot yksinkertaisesti poistetaan. Niiden toiminta on yksinkertainen: jos jonkun muun tekemä muokkaus vaatii selvennystä, niin käyttäjä tekee myös muistiinpanon tähän paikkaan. Silloin dokumentin kirjoittaja ei ryöstele hallitsijan motivaatiosta, ja työ on selvästi tuottavampaa.

Vaihda tila Wordissa

Voit ottaa korjausalueen näyttämisen käyttöön tai poistaa sen käytöstä Wordissa etsimällä "Tarkastelu" -välilehden asetusnauhan yläriviltä ja napsauttamalla painiketta, jossa on vastaava merkintä. Tämän kuvakkeen alareunassa on nuoli, mikä tarkoittaa, että sitä napsauttamalla avautuu pudotusvalikko, jossa voit valita tarkastelualueen näyttämisen. Tämän jälkeen voit tehdä korjauksia ja myös lisätä kommentteja tekstiin, ja jokainen tämän tiedoston avaaja näkee ne ja dokumentin luoja voi hyväksyä tai hylätä ne. Jos olet tämän tekstin kirjoittaja, sinun tarvitsee vain tehdä tämä.

Joskus tällaiset tallennetut muutokset piilotetaan, kun tekstitiedosto avataan tekstinkäsittelyohjelmassa. Sitten sinun on otettava ne käyttöön samasta valikosta. Samannimisen painikkeen vieressä on "Seuranta"-kohta. Napsauttamalla sitä saat avattavan luettelon, johon sinun on merkittävä kaikki ehdotetut kohteet. Tämän jälkeen tarvittavat elementit näkyvät kokonaisuudessaan muokkausikkunassa. Itse asiassa, jos et halua näyttää kaikkia tehtyjä ja tallennettuja muokkauksia, valitse tästä valikosta vain sinua kiinnostavat kohteet.

Kuinka poistaa tarkistusalue

Voit poistaa kaikki asiakirjan muutokset Wordissa Microsoftin virallisten ohjeiden mukaisesti ottamalla käyttöön niiden näytön, hyväksymällä tai hylkäämällä ne. Jos olet tehnyt kaiken edellä kuvatun, ensimmäinen osa on jo valmis. Napsauta nyt tarkistusvalikossa "Seuraava" -painiketta. Vastaava alue korostetaan muokkausikkunassa, ja näet "Oikea" ja "Hylkää" -vaihtoehdot juuri napsautetun painikkeen vieressä. Jos valittu fragmentti oli muistiinpano, siellä on yksi painike, "Poista". Itse asiassa juuri näin, hyväksymällä tai hylkäämällä jokainen korjaus yksitellen Wordissa poistat ne kaikki.

Joskus on kuitenkin laajoja tekstejä, joissa tällaisia ​​alueita on liikaa. Tai oletetaan, että sinulle työprosessin aikana jokainen aiemmin tehdyistä muutoksista ja kommenteista ei enää ole merkityksellinen. Tässä tapauksessa jokaisen napsauttaminen voi olla tylsää, joten kehittäjät Microsoft Word tarjosi mahdollisuuden automatisoida tämä prosessi. Jokainen vaihe on identtinen yllä kuvatun kanssa, vain prosessin lopussa, kun olet jo alkanut hyväksyä jokainen etsimäsi elementti, sinun on valittava vastaavan painikkeen oikealla puolella oleva pudotusvalikko. Siinä käyttäjä voi napsauttaa "Käytä kaikki korjaukset asiakirjassa" -kohtaa, jolloin tekstissä näkyvät ja piilotetut merkit merkitään hyväksytyiksi. Itse asiassa kaikkien niiden poistamiseksi sinun on toimittava täsmälleen samalla tavalla, eli etsi "Hylkää" -painikkeen oikealla puolella oleva nuoli, napsauta sitä ja valitse "Hylkää kaikki korjaukset".

Huomaa, että myös kommenttien poistamiseksi sinun on suoritettava vastaava toimenpide minkä tahansa kommentin kanssa samassa valikkokohdassa. Huomaa, että tässä tilassa merkitset kaikki tehdyt muutokset ja kommentit, ei vain niitä, jotka näkyvät valitussa tilassa. Tämä siirtää valinnan näytöllä ja "korostaa" alueen, jota parhaillaan muokkaat.

Jälkisana

Wordissa tekstinpätkän kanssa työskennellessäsi on otettava huomioon, että kirjoittaja tai muut käyttäjät voivat luettavuuden helpottamiseksi piilottaa tehdyt muistiinpanot ja kommentit muilta kirjoittajilta. Koska tekstinkäsittelyohjelmasi ei näytä näitä asioita oletuksena, kun avaat toiselta käyttäjältä saamasi tiedoston, et ehkä tiedä niiden olevan siellä ennen kuin otat ne käyttöön. Siksi ennen kuin työskentelet sen kanssa tai lähetät sen minne tahansa, sinun tulee tarkistaa tarkistettujen alueiden olemassaolo ja hyväksyä tai poistaa ne tekstistä, jos ne ovat saatavilla. Wordissa tämä tapahtuu vain parilla hiiren napsautuksella.

Samalla sinun on muistettava, että on vain yksi tapa suojata muokkauksiasi uteliailta katseilta: kopioida. Tarkoitus on, että kuka tahansa käyttäjä voi poistaa korjauksia ja huomautuksia Word-asiakirja, koska tässä tekstinkäsittelyohjelmassa ei ole hajautettua muokkausmallia, tämä olisi liian monimutkaista mallia. Siksi, jos haluat tehdä muistiinpanoja ja muokata vain itseäsi, luo itsellesi erillinen kopio. Mutta tällä lähestymistavalla on myös haittapuoli, koska silloin sinun on seurattava julkiseen käyttöön jättämäsi kopion muutoksia.

MS Wordissa on erityinen käyttötila, jonka avulla voit tehdä muutoksia ja muokata asiakirjoja muuttamatta niiden sisältöä. Karkeasti sanottuna tämä hyvä tilaisuus huomauttaa virheistä korjaamatta niitä.

Muokkaustilassa voit tehdä korjauksia, lisätä kommentteja, selvennyksiä, huomautuksia jne. Jäljempänä käsitellään tämän toimintatilan aktivoimista.

1. Avaa asiakirja, jossa haluat ottaa muokkaustilan käyttöön, ja siirry välilehdelle "Arvostelu".

Huomautus: Jos haluat ottaa muokkaustilan käyttöön Microsoft Word 2003:ssa, sinun on avattava välilehti "Palvelu" ja valitse kohde sieltä "Oikaisut".

2. Napsauta painiketta "Oikaisut" sijaitsee ryhmässä "Tallennuksen korjaukset".

3. Nyt voit aloittaa dokumentin tekstin muokkaamisen (korjaamisen). Kaikki tehdyt muutokset tallennetaan ja muokkauksen tyyppi ns. selityksineen näkyy työalueen oikealla puolella.

Ohjauspaneelin painikkeiden lisäksi voit aktivoida muokkaustilan Wordissa näppäinyhdistelmällä. Voit tehdä tämän napsauttamalla "CTRL+SHIFT+E".

Tarvittaessa voit aina lisätä huomautuksen, jotta tämän asiakirjan kanssa jatkossa työskentelevä käyttäjä ymmärtäisi paremmin, missä hän on tehnyt virheen, mitä pitää muuttaa, korjata tai poistaa kokonaan.

Muokkaustilassa tehtyjä muutoksia ei voi poistaa, ne voidaan hyväksyä tai hylätä. Voit lukea tästä lisää artikkelistamme.

Siinä kaikki, nyt tiedät kuinka ottaa muokkaustila käyttöön Wordissa. Monissa tapauksissa, varsinkin kun työskentelet yhteistyössä asiakirjojen kanssa, tämä ohjelmatoiminto voi olla erittäin hyödyllinen.

Muokkaustila eroaa suotuisasti editoinnista siinä, että koko asiakirjan työskentelyn väliprosessi näkyy suoraan sen tekstissä. Käytetään, kun useat käyttäjät työskentelevät yhdessä asiakirjassa.

Visuaalisesti kaikki muokkaukset on korostettu punaisella ja niillä on oma nimensä erityisellä kirjasimella, jossa on huomiotekstit, jotka sisältävät tietoja jokaisesta niistä. Esimerkiksi tekstin poisto korostetaan yliviivauksella tai ilmapallolla, jossa on poistettu teksti, riippuen valitusta muokkausten näyttötilasta.

Kuinka ottaa korjaustiedoston muokkaustila käyttöön

Kaikki korjaukset rekisteröidään Wordin tekstieditorissa "Tarkista"-välilehdellä komentoryhmän avulla "Tallenna korjaukset" ja "Muutokset" -osioissa.

Wordin 2003-versiossa Korjaukset-ominaisuusjoukko sijaitsee Työkalut-osiossa, ja käytettävissä olevat komennot näkyvät työkalupalkissa.

Vaihtoehtoinen tapa avata muokkaustila on yhdistelmä "Ctrl" + "Shift" + "E".

Kun olet ottanut tämän tilan käyttöön, voit tehdä muutoksia tekstiin.

Kuinka ottaa käyttöön, älä poista seurantaa käytöstä

Kuten edellä mainittiin, kaikki korjaukset, kun korjaustila on käytössä, seurataan ja merkitään tekstiin. Tekstin hallitsemattomien korjausten välttämiseksi asiakirjan tekijän on otettava käyttöön poistovaihtoehto poistaakseen korjausten seurannan käytöstä.

Tämä toimenpide suoritetaan seuraavasti:

1. Valitse "Arvioi"-valikkovälilehti.
2. Laajenna "Kirjoita korjaukset" -komentolohkossa "Korjaukset" -painikkeiden luettelo.
3. Valitse komento "Estä seuranta käytöstä";
4. Syötä salasana kahdesti näkyviin tulevassa "Estä rekisteröinti" -ikkunassa.
5. Vahvista aikomuksesi "OK"-painikkeella.

Poistaakseen kiellon käyttäjän on syötettävä salasana.

Näytä muutokset asiakirjaan

Patch-näyttötilaa on 3, joista jokainen määrittää ulkomuoto muokkausten näyttäminen näytöllä rajoittaa tietyntyyppisiä korjauksia.

Komennot sijaitsevat Korjaukset-komennon oikealla puolella Review-osassa.

Jokaisessa tilassa on useita vaihtoehtoja, jotka voidaan valita napsauttamalla oikealla olevaa nuolta ja valitsemalla haluamasi vaihtoehto pudotusvalikosta.

Näytä tarkastettavaksi

Voit nähdä tekstin eri versioissa. Kun tämä vaihtoehto on käytössä, käyttäjä voi valita:

• Muokattu asiakirja: näytä korjaukset. Muokkaukset näkyvät suhteessa lopulliseen tekstiin, korostettuina värillisinä ja näkyvät huomioteksteissä oikeassa marginaalissa. Tätä tilaa käytetään tekstin katseluun muokkauksen jälkeen.
• Muokattu asiakirja. Tässä tilassa näytössä näkyy asiakirjan lopullinen versio ilman korjauksia. Käytetään helpottamaan tarkistetun asiakirjan lukemista.
• Lähdedokumentti: näytä muutokset. Alkuperäinen painos, jossa on visuaalinen näyttö kaikista tehdyistä muutoksista. Tämä vaihtoehto Teksti on vaikeinta lukea, koska se on täynnä tietoa, mutta sen avulla näet selkeästi kokonaiskuvan korjauksista.
• Alkuperäinen teksti. Näytä alkuperäinen teksti ennen muokkausten tekemistä. Voit palata alkuperäiseen versioon vaikuttamatta olemassa oleviin korjauksiin.

Kaikki korjaukset

Tämä tila ohjaa, minkä tyyppisiä korjauksia tekstissä tulee näyttää. Valitaksesi sinun on valittava yksittäisten arvioijien vaadittujen tyyppien tai nimien vieressä olevat valintaruudut.

Tarkista alue

Näyttää muokkaukset erillisessä näyttöikkunassa luettelon muodossa. Tarkastelualue-paneeli näyttää yhteenvedon ja luettelon versioista kronologisessa järjestyksessä ja näyttää täydelliset tiedot jokaisesta tekstiin tehdystä versiosta. Kun tämä muokkausten näyttötila on käytössä, käyttäjä voi valita paneelin sijainnin: joko näytön alareunassa tai tekstinäytön vasemmalla puolella.

Huomautus. Yllä olevien tilojen aktivointi on merkitty keltaisella.

Hyväksy tai hylkää asiakirjan muutokset

Korjaukset-ominaisuuden suorittamiseksi sinun on hyväksyttävä tai hylättävä korjaukset. Korjausten hyväksymiseksi sinun on suoritettava seuraava toimintoalgoritmi:

1. Valitse haluamasi muokkaus tai aseta kursori asiakirjan alkuun.
2. Valitse "Arvioi"-valikko.
3. Laajenna "Muutokset"-komentolohkossa "Hyväksy"-komennon mahdollisten vaihtoehtojen luettelo: koko asiakirjalle tai nykyiselle korjaukselle vaihtoehdoilla siirtyäkö seuraavaan korjaukseen vai ei.

Jaksottainen siirtyminen korjauksesta toiseen suoritetaan "Seuraava"- tai "Takaisin"-painikkeilla.

Jos korjaukset eivät ole olennaisia, ne on hylättävä yllä kuvatulla algoritmilla, mutta käyttämällä Hylkää-painiketta.

Voit hylätä tai hyväksyä korjauksen lukeessasi tekstiä. Tätä varten tarvitset:

1. Aseta kohdistin nykyisen korjauksen päälle.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella avataksesi kontekstivalikon.
3. Valitse sopiva "Hyväksy" tai "Hylkää" -vaihtoehto.

Kun muutosten hyväksymis- tai hylkäämistyö on valmis, asiakirjan teksti palaa normaalimuotoonsa.

Kuinka poistaa korjaukset asiakirjasta

Jokaisen korjauksen tiedot ovat tekstin oikealla puolella olevassa reunassa olevassa huomautuksessa:

• arvioijan nimi;
• aika ja päivämäärä;
• korjauksen tyyppi (poisto, lisäys, muodon muutos);
• tekstiä tai osoitusta muokkausmuodosta.

Korjausten näyttämisessä huomiotekstien kanssa haittana on, että ne rajoittavat tekstikenttää ja ne voidaan mukavuuden vuoksi piilottaa suoritettaessa seuraavia toimintoja:

• avaa valikon "Arvioi"-välilehti;
• mene "Näytä kaikki korjaukset" -osioon;
• Valitse "Huomiotekstit"-riviltä "Ei koskaan".

Joskus käy niin, että useiden käyttäjien on työskenneltävä saman asiakirjan kanssa samanaikaisesti. Tässä tapauksessa tarkistus- ja muokkaustyökalut auttavat meitä tekstieditori kerätty nauhalle "Arvostelu".

Paneelissa "Seuranta" On työkaluja, joiden avulla voit seurata asiakirjaan tehtyjä muutoksia. Tätä varten sinun on asennettava painike "Oikaisut""puristettuun" tilaan.

Huomiotekstipainike:

• "Näytä korjaukset huomioteksteissä"- huomautukset ja korjaukset näytetään huomioteksteinä;
• "Näytä kaikki korjaukset tekstissä"- kaikki korjaukset ja huomautukset näkyvät suoraan tekstissä;
• "Näytä vain muistiinpanot ja muotoilu huomioteksteissä"- vain huomautukset ja asiakirjan muotoilut näytetään huomioteksteissä.

"Tarkista alue" -painike avaa lisäpaneelin, jossa näkyvät kronologisessa järjestyksessä lisätyt korjaukset ja kommentit.

Ylhäällä olevasta avattavasta luettelosta voit määrittää dokumentin muutosten näyttämisen:

• lähdeasiakirja;
• korjaukset alkuperäisessä asiakirjassa;
• muutettu asiakirja;
• korjaukset muokattuun asiakirjaan.

Poistu muutosseurantatilasta painamalla -painiketta "Oikaisut".

Jos haluat piilottaa asiakirjaan tehdyt korjaukset, sinun on poistettava valinnat vastaavista ruuduista avattavasta luettelosta "Näytä korjaukset".

Päällä Muuttaa paneelia on kerätty painikkeita, joiden avulla voit siirtyä dokumenttiin tehtyjen muokkausten välillä sekä hyväksyä tai hylätä tehdyt muutokset.

Voit lisätä (ja myöhemmin hallita) muistiinpanoja asiakirjaan käyttämällä paneelia. Muistiinpanon luomiseksi sinun on asetettava kohdistin haluttuun kohtaan asiakirjassa ja napsauttamalla painiketta "Luo muistiinpano". Tässä tapauksessa tekstinpätkä on korostettu punaisella, reunuksiin ilmestyy kenttä huomautusten kirjoittamista varten ja paneelissa on navigointi- ja muistiinpanojen poistamispainikkeet.

Suojaa asiakirja muutoksilta käyttämällä paneelia "Suojella". Painikkeen painamisen jälkeen "Suojaa asiakirja" pystysuora paneeli ilmestyy ikkunan oikeaan reunaan "Rajoita muotoilua".

Valitse ruutu ja vaihtoehdoissa "Asetukset.." ilmoittaa, mitkä suunnitteluelementit voidaan muotoilla dokumentin jatkotyöskentelyn aikana.

Jos haluat rajoittaa muokkausta, sinun on valittava valintaruutu "Salli vain määritelty menetelmä asiakirjan muokkaus" ja valitse kohde avattavasta luettelosta "Tietueen korjaukset". Näin voimme lisätä kommentteja asiakirjaan, poistaa, lisätä ja siirtää tekstiä. Jos haluamme sallia muiden käyttäjien jättää vain kommentteja, meidän on valittava kohde .

Ota suojaus käyttöön painamalla -painiketta "Kyllä, laita suojaus päälle".

Suojauksen poistamiseksi sinun on painettava painiketta "Suojaa asiakirja" ja poista valinta näkyviin tulevasta luettelosta "Rajoita muotoilua ja muokkausta".

Tarkastustila Wordissa. Useimmiten tarkistustoimintoa käyttävät kirjoittajat, jotka kirjoittavat artikkeleita ja tarvitsevat toimittajan palveluita. Kirjoitettuaan toisen artikkelin julkaistavaksi jollekin resurssille, kirjoittaja lähettää teoksensa muodossa Sanaeditori. Toimittaja tarkistaa teoksen, lisää omat huomautuksensa ja korjaukset ja lähettää artikkelin takaisin kirjoittajalle korjattavaksi. Tämä prosessi voidaan toistaa useita kertoja, kunnes tekijän ja toimittajan vaihtoehdoista on sovittu. Tätä prosessia kutsutaan vertaisarviointiksi.

Tarkista-välilehti on työkalunauhan kuudes. Kun siirryt tälle välilehdelle, näet jotain tällaista:

Tällä välilehdellä käytetään pääasiassa kahta työkalua tarkistamiseen: muistiinpanoja Ja korjauksia:

Huomautuksia Käytetään luotaessa kommentteja tekstiin. Toimittaja voi jättää tekstiin erilaisia ​​kommentteja, esimerkiksi jos sama virhe toistuu monta kertaa, sen sijaan, että korjaa kaikki, toimittaja jättää huomautuksen kirjoittajalle, jotta hän korjaa kaikki virheet.
Muistiinpanoja käytetään myös toimittajalle kirjaamaan vaihtoehtoisia versioita lauseista, joita hän suosittelee kirjoittajan käytettäväksi. Yleensä huomautuksissa toimittaja voi merkitä mitä tahansa tietoja, jotka kirjoittaja on tarkoitettu tekemään artikkelista olennainen sen resurssin kannalta, jolla se julkaistaan.

Korjaukset. Tätä työkalua käytetään tekemään muutoksia ja muutoksia asiakirjaan. Tekijän dokumenttia katsellessaan hän voi nähdä sekä oman versionsa dokumentista että version, johon toimituksellista muutosta on tehty. Jos toimittaja on tehnyt muutoksia tekstiisi, sinun on ehdottomasti noudatettava tätä korjausvaihtoehtoa.

Katsotaanpa esimerkkiä siitä, kuinka arvostelu tapahtuu kirjoittajan silmin. Meillä on esimerkiksi teksti:

Maallikonkin näkökulmasta voi huomata, että teksti on huonosti luettavissa ja siinä on virheitä. Kuvittele, että olet toimittaja. Voit luoda muistiinpanon valitsemalla osan tekstistä ja napsauttamalla "Luo muistiinpano" -painiketta ja luomalla kommentin fragmenttiin:

Tämän seurauksena asiakirjan oikealla puolella on niin sanottu huomioteksti, jossa näet editorin huomautuksen.
Korjausten luomiseksi sinun on napsautettava "Korjaukset" -painiketta ja tehtävä tarvittavat korjaukset. Voit tehdä asiakirjalla mitä haluat, vaikka poistaisit osia tekstistä, ne vain yliviivataan, mitään ei poisteta:

Kun korjaus on valmis, napsauta "Korjaukset" -painiketta uudelleen poistuaksesi korjaustilasta.

Kun toimittaja tai toimittajat ovat tehneet asiakirjaan monia muutoksia, monien korjausten olemassaolo tekee tekstistä vaikeasti luettavan. Voit kuitenkin valita sinulle sopivan asiakirjatyypin:
- muokattu korjauksin;
- muutettu ilman korjauksia;
- alkuperäinen korjauksilla;
- alkuperäinen ilman korjauksia.

Tämän toiminnon avulla voit kätevästi tarkastella kaikkia huomautuksia ja korjauksia.

"Arvostelu"-välilehdellä on myös muita työkaluja. Jotkut niistä eivät ole edes mainitsemisen arvoisia, koska käytät niitä usein yksinkertaiseen muokkaamiseen, mutta jotkin ovat silti lisäämisen arvoisia.

Jos hyväksyt toimittajan tekemät muutokset, voit hyväksyä muutokset napsauttamalla "Muutokset" -osiossa "Hyväksy" -painiketta. Voit hyväksyä muutokset kerralla tai erikseen.