Método 1. Formato condicional de uso rápido

Usando el formato condicional, podemos obligar a Excel a llenar una celda con cualquier color seleccionado si se encuentra entre el inicio y el final de la etapa por fecha. La forma más fácil de hacer esto es usar la función lógica Y , que en este caso comprueba el cumplimiento obligatorio de ambas condiciones (el 5 de enero es posterior al 4 de enero y anterior al 8 de enero):

Un ejemplo de tal diagrama se puede tomar

Método 2. Largo, pero familiar: use un diagrama

Entonces, tenemos una tabla que enumera las etapas del proyecto, las fechas de inicio y finalización y la duración de cada etapa:

La tarea es construir medios estándar gráfico- gráfico de calendario, como en la imagen:

Vamos, paso a paso:

Seleccione los datos de origen para el gráfico - rango A2:B13 y elige del menúInsertar - Diagrama, tipo - Lineal con acumulación:

En la pestaña Fila, haga clic en el botón Agregar , coloque el cursor en el campo Valores y seleccione celdas con duraciones de etapa ( C2:C13):

Haga clic en el botón Siguiente y en el tercer paso del Asistente en la pestaña Desmarque la leyenda Agregar leyenda. Todo - haga clic en Listo . Debería verse algo como esto:

No tenga miedo, todo va según lo planeado, solo necesita "recordar" nuestro diagrama. Para hacer esto, haga clic en botón derecho del ratón mouse en el eje vertical con los nombres de las etapas y seleccione en el menú contextual Formato del eje:

En la pestaña Escala en la ventana que se abre, ponga dos "marcas de verificación" -Orden inverso de categorías y Intersección con el eje Y en la categoría máxima. Haga clic en Aceptar. Ahora deshagámonos de las columnas azules. Haga doble clic en cualquiera de ellos y en la ventana que se abre, seleccione un marco invisible y un relleno transparente. Deberías obtener lo siguiente:

Ya parece la verdad, ¿verdad? Queda por configurar correctamente el rango de datos que se muestran en el gráfico. Para hacer esto, debe averiguar el contenido real de las celdas desde las que comienza y termina la línea de tiempo (celdas amarillas y verdes en la tabla). El hecho es que Excel solo muestra la fecha en la celda como día-mes-año, pero en realidad almacena cualquier fecha en la celda como el número de días que han pasado desde el 1.1.1900 hasta la fecha actual. Seleccione las celdas amarillas y verdes y, una por una, intente establecer el Formato general para ellas (menú Formato - Celdas). Resulta 38350 y 38427, respectivamente. Agreguemos tres días más a la fecha de finalización: obtenemos 38340. Recuerde estos números.

Queda por hacer clic derecho en el eje de tiempo horizontal y seleccionar Formato de eje e ingrese estos números en la pestaña Escala :

Después de hacer clic en Aceptar el diagrama tomará la forma requerida:

Queda por "aportar algo de brillo": ajustar colores, fuentes, etiquetas de ejes, etc. - con esto, creo, puedes manejarlo sin mi consejo ... :)

NOTICIAS DEL FORO Caballeros de la teoría del éter

18/11/2017 - 23:27: -> - Karim_Khaidarov. 19/10/2017 - 04:24: -> - Karim_Khaidarov. 11/10/2017 - 05:10: -> - Karim_Khaidarov. 05.10.2017 - 11:03: -> - Karim_Khaidarov. 04.10.2017 - 15:26:

Casi todas las personas perciben mejor la información “dibujada” que “escuchada”. Y mejor aún, si esta información se presenta en imágenes, y no en una serie de números e indicadores. Imagina que un extraño está hablando de su perro. No describe su apariencia y pedigrí, no especifica su color y edad, etc. La imaginación de cada oyente dibujará su propia imagen. Y cuando ya imaginamos un perro guapo, resulta que nos hablaron de un pug adorable. En esta situación, nos reiremos, pero ante algo así en la empresa, ya no será cosa de risa.

Por lo tanto, en producción, todos intentan visualizar tanto como sea posible. Uno de los documentos más importantes, especialmente en la construcción, es el cronograma de trabajo. Podemos decir con seguridad que todo el proyecto sin este cronograma es una pérdida de tiempo. Ya que contiene todas las soluciones técnicas y de ingeniería aceptadas, así como plazos optimizados.

¿Qué es un plan de calendario?

El mismo título de este documento da una idea de su importancia y trascendencia. El cronograma del calendario para la producción de obras es una tabla que muestra todo su volumen y plazos. Además, el gráfico muestra claramente la secuencia del trabajo realizado, vinculado a fechas específicas (o simplemente la duración de la ejecución de varios tipos de trabajo, para proyectos estándar). Muy a menudo, este documento también contiene información sobre los recursos necesarios en cada etapa de la construcción: materiales básicos, equipos y personal.

La capacidad de elaborar un horario de trabajo es una de las habilidades más importantes de los gerentes de diferentes niveles. Cuanto más preciso y detallado sea el cronograma, mejor se llevará a cabo todo el trabajo planificado. A pesar de que la industria "nativa" del horario de trabajo se considera construcción, los líderes de todas las áreas no interferirán con el conocimiento de los principios.

Dónde empezar

Cualquier trabajo se puede dividir en pequeñas tareas. El ejemplo más sencillo es la preparación de una ensalada de verduras frescas. Parece que es más fácil? Pero incluso esta tarea elemental se puede dividir en una secuencia de acciones. Primero, compre todos los ingredientes, luego lávelos, corte y mezcle, sazone con salsa. Además, todas las acciones se pueden interrumpir en el tiempo (aparecen pausas en el trabajo), o se pueden hacer secuencialmente, sin pausas en el tiempo. Además, todo esto lo puede hacer una sola persona, o quizás todo un equipo de cocineros. Entonces, hay una secuencia de acciones. Queda por calcular el tiempo para cada etapa y determinar cuántos y qué tipo de personal se necesita para este trabajo. Y el programa de producción está casi listo para nosotros.

Independientemente de la industria, al planificar, primero debe resaltar el alcance del trabajo: dividir todo el proceso en componentes. Además, los criterios pueden ser no solo las diferencias tecnológicas, sino también el número de empleados, y los mecanismos y dispositivos necesarios, etc.

plazos

Después de dividir todo en una secuencia de acciones, puede comenzar a calcular el tiempo del trabajo. Para la producción y la construcción, existen normas y estándares según los cuales se calculan plazos específicos para una determinada cantidad de trabajo. Para el trabajo mental, es imposible calcular el momento del trabajo de acuerdo con la fórmula. Pero un gerente con amplia experiencia, que tiene información sobre su personal, puede establecer claramente el marco de tiempo para resolver la tarea.

Conociendo los plazos para cada tipo de trabajo, podemos comenzar a determinar el tiempo necesario para completar todo el proceso. Cabe recordar que algunas tareas se pueden resolver en paralelo, y también se necesitan pausas tecnológicas para ciertos procesos.

Cálculo de recursos

Sin duda el personal elemento esencial proceso. El cronograma para la producción de obras en construcción implica determinar el número de ejecutantes, la especialización de los trabajadores y sus calificaciones. En esta etapa, calculamos el número y la composición de los equipos y elaboramos un plan de calendario para su empleo en la instalación.

A continuación, pasamos a la definición. equipo necesario, mecanismos y dispositivos. En las industrias manufactureras, también existen regulaciones para esto. Y, por último, por último pero no menos importante, este es el cálculo de los materiales necesarios para el trabajo.

Cálculo del tiempo de entrega de materiales.

Toda esta información le permitirá combinar el cronograma de trabajo con el cronograma de suministro de materiales y equipos. Uniformidad y continuidad: estos son los dos principios fundamentales de la planificación. Optimizar el cronograma en la dirección de reducir el tiempo puede no dar el resultado deseado, porque el trabajo será un tiempo de inactividad debido a la falta de materiales (o, por el contrario, el sitio de construcción estará literalmente atascado con ellos y, por lo tanto, tomará mucho tiempo). de tiempo para encontrar el adecuado en el momento).

La fuerza mayor aumenta el tiempo de trabajo

Otro detalle importante es que a la hora de elaborar un plan de trabajo es necesario prever los posibles riesgos. Para la construcción, esto puede ser cualquier cosa, desde mal tiempo hasta mucho tráfico en las carreteras. Dadas las circunstancias de fuerza mayor, es necesario aumentar ligeramente el tiempo de ciertos tipos de trabajo. Muy a menudo, esto también afecta la duración de la ejecución de todo su volumen.

A pesar de esto, los planificadores no deben perseguir la minimización del tiempo. Después de todo, cuando se interrumpe la producción del trabajo, el contratista general tendrá que pagar una multa tanto al cliente como a los contratistas relacionados.

Automatización de gráficos

Hace unos años, el plan de calendario se elaboraba manualmente. Los especialistas calcularon todos los plazos y la necesidad de personal y materiales, y luego lo visualizaron con la ayuda. Para pequeños volúmenes trabajo, es una tarea fácil. Otra cosa es si hablamos de una entidad contratante seria que gestiona varios objetos a la vez.

Los programadores están desarrollando muchos programas auxiliares diseñados para calcular y construir automáticamente un horario de trabajo. Horario de muestra calculado usando oficina de microsoft Project 2010 Professional, por ejemplo, se encuentra fácilmente en Internet. Sin embargo, no todas las empresas aceptarán gastar fondos adicionales en la instalación. software y capacitar al personal para trabajar con él. Además, cada programa especializado tiene sus inconvenientes. Uno no tiene en cuenta la posibilidad de trabajo por turnos, el otro sin escribir macros no es consistente con el cálculo de materiales, por ejemplo, etc.

Por lo tanto, la mayoría de los planificadores han aprendido a crear un cronograma de trabajo en Excel.

Este programa tiene muchas ventajas:

1. Es gratis. En el sentido de que Excel es parte del paquete estándar de MS Office, que se instala incondicionalmente en casi todas las computadoras.
2. ella es sencilla Con un conocimiento mínimo sobre el cálculo de fórmulas y la vinculación de hojas entre sí, puede planificar.
3. Ella es visual. Todos los cálculos y el resultado se muestran en una hoja. Y los cambios se muestran inmediatamente en el gráfico.

Asistir a la capacitación de dos días de Gleb Arkhangelsky "Gestión del tiempo", impartida por él en Wimm-Bill-Dann, me causó una fuerte impresión. Su principal resultado es un nuevo impulso de interés en el tema relevante. Esta ya era la tercera capacitación sobre este tema para mí con diferentes facilitadores, pero difería favorablemente de las demás tanto en su enfoque conceptual y vivacidad de presentación, como en su valor práctico.

Quizás una de las principales adquisiciones prácticas fue el método que desarrollé para la planificación diaria del tiempo de trabajo en el entorno. Microsoft Excel usando algunas ideas del taller. Fue un gran paso adelante en la organización del trabajo en comparación con el antiguo método de planificación en un diario regular en términos de comodidad, ahorro de tiempo y capacidad de fabricación.

Describiré este método a continuación. Le permite planificar simultáneamente tanto sus tareas como las de sus subordinados. Entonces, en este caso, el archivo con el plan de trabajo para el día se puede cargar, digamos, a carpeta compartida para que todos los empleados puedan verlo. Quiero señalar de inmediato que, en mi opinión, esta técnica de planificación operativa tiene sentido práctico en el caso de que tenga que lidiar con al menos 4 5 tareas diferentes todos los días. Si este no es el caso, entonces para la planificación operativa, el mismo diario o cualquiera de sus análogos estará más en su lugar.

Para empezar, describiré brevemente las ideas recibidas en la capacitación, en las que se basa el método.

1. Tareas de planificación según el esquema "día semana mes (año)".

En mi opinión, esta es una técnica de planificación muy flexible y exitosa. Desde el punto de vista de la aplicación práctica, quizás, mi adquisición más valiosa en el seminario. Su idea principal es que todas las tareas se dividen en tres tipos (o estados):

• tareas a resolver hoy
• Tareas que están planeadas para ser tratadas dentro de la próxima semana,
• tareas que deben abordarse a más largo plazo.

Las listas primera y segunda se consultan y actualizan al inicio de cada jornada laboral (o al final de la anterior), la tercera semanalmente.

2. Presupuestación del tiempo, dividiendo las tareas del día en duras (atadas a un tiempo específico), flexibles (que se pueden realizar durante el día) y presupuestadas (tareas flexibles con una cierta cantidad de tiempo asignada).

3. Planificación contextual, el uso de kairos que ocurren aleatoriamente momentos que son favorables para la solución de algunos problemas.

Descripción de la metodología de planificación

1. Todas las tareas emergentes nuevas se registran en la lista general a medida que aparecen. Al mismo tiempo, además de la tarea en sí, se indica su estado (día, semana o mes-año), así como, en su caso, el empleado responsable de la ejecución, la fecha en la que está programada la tarea, la hora , el día esperado en que se completará la tarea (generalmente para proyectos), kairos.
2. Todos los días al final de la jornada laboral, en base a esta lista general, se planifica el siguiente día laboral. Se compila una lista de tareas para el día, se desglosa en duras, flexibles y presupuestadas, si es necesario, se indican los empleados responsables de la ejecución, el tiempo y otras notas.
3. Durante el día, el plan de trabajo está frente a tus ojos, se está ajustando: tomando notas sobre la ejecución y nuevas tareas urgentes.

Descripción de la implementación de la planificación operativa en Excel

En el archivo adjunto se muestra un ejemplo de la implementación del método de planificación. planir.xls.

El archivo consta de dos hojas: "1 7 31" y "por día".

1. En la hoja "1 7 31" hay una lista general de tareas emergentes. Descripción de los campos (los campos obligatorios están marcados con un asterisco):

no..* número de pedido de la tarea en la lista

TAREA * la tarea en sí

FECHA la fecha en que se actualizó la tarea, es decir, en qué día debe completarse o comenzar a realizarse

Hora de actualización de la tarea TIME (inicio de la reunión, etc.)

FECHA LÍMITE * Estado del trabajo. Tiene 4 posibles valores seleccionados de la lista: "día", "semana", "mes año", "completado". Para mejorar la visualización, cada uno de los valores se colorea automáticamente con su propio color mediante el método de formato condicional.

FINALIZACIÓN PREVISTA y
FINALIZACIÓN REAL estos dos campos pueden ser útiles para evaluar el trabajo de los empleados que completan la tarea

campo KAIROS para planificación contextual; ejemplo “jefe”, i.e. esta función indicará los problemas que deben resolverse en una reunión no programada con la administración.

Si es necesario, los detalles del trabajo en la hoja, puede agregar otros campos. Por ejemplo PERSONA DE CONTACTO una persona de un departamento adyacente con quien necesita interactuar sobre este tema, una NOTA, etc.

Los cambios realizados en la hoja "1 7 31" pueden ser de dos tipos.

El primero es agregar nuevas tareas a la lista y modificar las existentes. Estas adiciones se realizan a la hoja en el modo "en línea" en el momento de su aparición.

El segundo tipo de cambios es el análisis y ajuste de los estados laborales. Como se mencionó anteriormente, las tareas con el estado "día" y "semana" se analizan todos los días al final de la jornada laboral o al comienzo de una nueva. El análisis de tareas con el estado "mes año" ocurre semanalmente. En este caso, si es necesario, el estado de las tareas se cambia a uno de los otros tres tipos posibles. Para seleccionar una lista de tareas con un estado determinado, es conveniente utilizar un autofiltro. Por ejemplo, al final de la jornada laboral, todas las tareas con el estado "día" se seleccionan de esta manera, luego se ve la lista, si la tarea es relevante para la ejecución del día siguiente, entonces el estado no cambia, si la tarea se completa, el estado cambia a "completado", si Cuando se baja el nivel de urgencia, el estado de la tarea cambia a "semana" o "mes año". Ahora, si después de completar el análisis diario de tareas usando el autofiltro, selecciona tareas con el estado "día", obtendrá una lista de tareas para ejecutar el próximo día hábil, que se transfiere copiando al "por ficha del día”.

2. La hoja diaria se utiliza para programar las tareas de cada día.

Descripción de campos:

Señal final HECHO; fondo blanco no hecho, fondo negro hecho, fondo gris no hecho y no se hará ese día (falta de tiempo, reprogramación, cancelación de trabajo). El campo se llena durante el día a medida que cambia la situación.

No. pp.. número ordinal de la tarea

RESPONSABLE apellido del empleado responsable de la ejecución de la tarea

FLEXIBLE lista de tareas flexibles

DIFÍCIL lista de tareas difíciles

HORA hora de inicio para tareas difíciles

Si es necesario, los detalles del trabajo en la hoja, puede agregar otros campos. Por ejemplo PRESUPUESTO una lista de tareas presupuestadas más un campo para el tiempo asignado a las mismas, o este tiempo se puede indicar en el campo HORA, NOTA, etc.

Como se mencionó anteriormente, la lista de tareas del día es el resultado de un análisis diario de la lista total de tareas para su estado. Después de ajustar los estados en la hoja "1 7 31", las tareas con el estado "día" se seleccionan mediante el autofiltro y se copian en la hoja "por día" para la fecha correspondiente en las tareas del día anterior. Se copian dos columnas: RESPONSABLE y TRABAJO. Además, por conveniencia, las líneas relacionadas con el día anterior están ocultas.

Después de copiar, todas las tareas caen en la columna FLEXIBLE, respectivamente, las tareas rígidas y presupuestadas deben transferirse manualmente a las columnas correspondientes completando el campo TIEMPO.

Después de eso, en la hoja "por día", el plan de trabajo para el día actual está casi listo. Para una mejor visualización, también aplico el siguiente formato de color de fondo de celda:

• Resalto los nombres de los intérpretes en verde.
• en amarillo las tareas más importantes a las que prestar atención
• rosa tareas urgentes para las que debe informar a la gerencia
• en azul preguntas de soporte que no están directamente relacionadas con el flujo de trabajo.

Resumiendo algo de lo anterior, me gustaría decir que el hecho de la aparición de la metodología descrita ya se ha convertido para mí en un resultado digno de asistir al seminario de G. Arkhangelsky.

sergey olejov,
Jefe de Servicio Analítico
Planta de productos lácteos Lianozovsky 25.04.06

Sergey Olekhov, abril de 2006 Edición Gleb Arkhangelsky,
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