βρίσκονται στο ίδιο Διαδίκτυο (βλ., για παράδειγμα, http://www.si>ber.com/sib/russify) ή στο BBS. Ωστόσο, μερικές φορές μπορεί να συναντήσετε μια κατάσταση όπου ένα άτομο που έχει χρησιμοποιήσει ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, δεν υπάρχει υποστήριξη MIME και δεν υπάρχει τρόπος να εργαστείτε με το uuecode. Είναι αδύνατο να του στείλετε βοηθητικά προγράμματα αποκωδικοποίησης μέσω ταχυδρομείου, καθώς γι 'αυτό πρέπει πρώτα να κωδικοποιηθούν οι ίδιοι. Αναδύεται ένας φαύλος κύκλος.

Για την επίλυση αυτού του προβλήματος, δημιουργήθηκε μια έκδοση του βοηθητικού προγράμματος uudecode για MS DOS και Windows, η οποία είναι αξιοσημείωτη στο ότι δεν περιέχει ούτε έναν μη εκτυπώσιμο χαρακτήρα. Το εκτελέσιμο αρχείο αυτού του βοηθητικού προγράμματος μπορεί να εισαχθεί σε ένα γράμμα χωρίς καμία κωδικοποίηση και να αποσταλεί ταχυδρομικώς. Ο παραλήπτης θα πρέπει μόνο να κόψει αυτό το τμήμα του γράμματος σε ξεχωριστό αρχείο με την επέκταση .corn και θα γίνει κάτοχος ενός βοηθητικού προγράμματος αποκωδικοποίησης που είναι συμβατό με το uudecode.

Για να αποκτήσετε αυτό το εξαιρετικό βοηθητικό πρόγραμμα, στείλτε ένα κενό email στο [email προστατευμένο], εισάγοντας τη συμβολοσειρά "send uudecode.coin" (χωρίς εισαγωγικά) στο πεδίο Θέμα.

Επιστροφές και επιβεβαιώσεις παράδοσης

Αργά ή γρήγορα, σίγουρα θα συναντήσετε ξεπερασμένο ή λανθασμένο διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν στείλετε ένα γράμμα σε μια τέτοια διεύθυνση, οποιοσδήποτε από τους ενδιάμεσους κόμβους δικτύου θα σας στείλει ένα μήνυμα σφάλματος. Δυστυχώς, αυτά τα μηνύματα προέρχονται πάντα από έναν υπολογιστή, όχι από ένα άτομο, επομένως συχνά μπερδεύουν τον άπειρο χρήστη. Ας δούμε παραδείγματα τέτοιων επιστροφών για να μάθουμε πώς να εξάγουμε τις μέγιστες πληροφορίες από αυτές.

Ας ξεκινήσουμε απλά. Ας υποθέσουμε ότι παρουσιάστηκε σφάλμα στο όνομα χρήστη. Τότε πιθανότατα θα λάβετε κάτι σαν αυτό:

Από το "UUPC/O Daemon"

[email προστατευμένο]> Προς: [email προστατευμένο]

Θέμα: Παράδοση αυγών

Άγνωστο τοπικό όνομα χρήστη(α):

Το μήνυμά σας προωθήθηκε στο

[email προστατευμένο] su Κεφαλίδα μηνύματος

ακολουθεί

Η γραμμή "Ακολουθεί η κεφαλίδα του μηνύματος" ακολουθείται από την κεφαλίδα της επιστολής σας με λάθος διεύθυνση. Το ίδιο το γράμμα δεν εξαφανίζεται, αλλά προωθείται στον διαχειριστή (ταχυδρομικό διευθυντή) αυτού του υπολογιστή - στο παράδειγμά μας, δεν υπάρχει χρήστης John στον κόμβο polylog.spb.su, επομένως το γράμμα προωθείται στη θέση διεύθυνσης

[email προστατευμένο]Το μήνυμα σφάλματος σε αυτήν την περίπτωση αποστέλλεται αυτόματα από το σύστημα αλληλογραφίας του μηχανήματος polylog.spb.su.

Ωστόσο, όχι πάντα, όλα τελειώνουν τόσο ειδυλλιακά: προσωπικά. Αποδεχτείτε ένα γράμμα και μόνο τότε αρχίστε να καταλαβαίνετε σε ποιον χρήστη να το προωθήσετε - αυτή η συμπεριφορά είναι τυπική κυρίως για υπολογιστές που έχουν μόνο σύνδεση αλληλογραφίας στο δίκτυο (σελ. 203). Οι περισσότεροι κόμβοι δικτύου συμπεριφέρονται διαφορετικά - έχοντας ανακαλύψει απευθείας στο διαδίκτυο ότι η επιστολή απευθύνεται σε έναν ανύπαρκτο χρήστη, το αναδιπλώνουν αμέσως. Σε αυτήν την περίπτωση, θα λάβετε την επιστολή σας που δεν έχει παραδοθεί με τα ακόλουθα διαγνωστικά:

Θέμα: Επιστρεφόμενη αλληλογραφία: Άγνωστος χρήστης

Προς την: [email προστατευμένο]Έκδοση MIME: 1.0

Τύπος περιεχομένου: multipart/mixed: boundary="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su"

UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su

Οι ακόλουθες διευθύνσεις είχαν προβλήματα παράδοσης [email προστατευμένο](μη αναστρέψιμο σφάλμα)

Ακολουθεί η απομαγνητοφώνηση της συνεδρίας. ενώ

μιλώντας στο north.pole.org.:

»^ RCPT Προς:

«< 550 ,..Άγνωστος χρήστης 550 [email προστατευμένο],. Άγνωστος χρήστης

Ακολουθεί το αρχικό μήνυμα

Το απόσπασμα, στο οποίο προλογίζεται η γραμμή με το "While talking to...", αποτελεί μέρος της "καταγραφής" μιας συνεδρίας επικοινωνίας μεταξύ δύο υπολογιστών, κατά την οποία αποδείχθηκε ότι στον δεύτερο από αυτούς (north.pole .org) δεν υπάρχει χρήστης με αυτό το αναγνωριστικό ( elvis).

Εάν το σφάλμα περιέχεται στο όνομα τομέα, τότε τα πράγματα γίνονται ακόμα πιο περίπλοκα. Ένα τέτοιο γράμμα μπορεί να πάρει μια εντελώς απρόβλεπτη διαδρομή και να επιστρέψει μετά από αρκετά μεγάλη περιπλάνηση. Για παράδειγμα, στέλνοντας μια επιστολή από την Αγία Πετρούπολη σε λάθος (αλλά στην Αγία Πετρούπολη) διεύθυνση, μπορείτε να λάβετε μια αγανακτισμένη απάντηση απευθείας από το Κίεβο:

Προς: reltec "dk% [email προστατευμένο]

Οι ακόλουθες διευθύνσεις είχαν προβλήματα παράδοσης [email προστατευμένο](μη αναστρέψιμο σφάλμα)

Ακολουθεί η απομαγνητοφώνηση της συνεδρίας

501 [email προστατευμένο] 550 Άγνωστος κεντρικός υπολογιστής (Διακομιστής ονόματος: ο κεντρικός υπολογιστής δεν βρέθηκε)

Ακολουθεί το αρχικό μήνυμα

ΣΤΟ Σε τέτοια μηνύματα λάθους, η αρχική επιστολή αναφέρεται πλήρως (επειδή δεν έχει επισυναφθεί ποτέ πουθενά).

Τέλος, μερικές φορές ακόμη και μια επιστολή με τη σωστή διεύθυνση δεν μπορεί να παραδοθεί στον προορισμό της λόγω: τεχνικά προβλήματαΣε σύνδεση. Σε αυτήν την περίπτωση, μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, θα λάβετε περίπου τα ακόλουθα διαγνωστικά:

Από: Υποσύστημα παράδοσης αλληλογραφίας Θέμα: Επιστρεφόμενη αλληλογραφία: προειδοποίηση: δεν είναι δυνατή η αποστολή μηνύματος για 2 ημέρες

Προς: cfl.lgu. spb.su "dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0

Τύπος περιεχομένου: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su"

Αυτό είναι ένα ενθυλακωμένο μήνυμα MIME

VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su

ΑΥΤΟ ΕΙΝΑΙ ΕΝΑ ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΜΗΝΥΜΑ ΜΟΝΟ ΕΣΕΙΣ ΟΧΙ

ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΞΑΝΑΤΕΙΛΕΤΕ ΤΟ ΜΗΝΥΜΑ ΣΑΣ

Οι ακόλουθες διευθύνσεις είχαν προβλήματα παράδοσης

mailserveriaph.irkutsk.su (παροδική αποτυχία)

Ακολουθεί η απομαγνητοφώνηση της συνεδρίας

[email προστατευμένο]Αναβαλλόμενος:

Διακομιστής ονόματος: riaph.Irkutsk.su: αποτυχία αναζήτησης ονόματος κεντρικού υπολογιστή Προειδοποίηση: το μήνυμα εξακολουθεί να μην έχει παραδοθεί μετά από 2 ημέρες Θα συνεχίσει να προσπαθεί μέχρι το μήνυμα να είναι 5 ημερών

Ακολουθεί το αρχικό μήνυμα

Όπως βλέπετε, μεγάλο και πλαισιωμένο, σας ζητείται να μην στείλετε ξανά την επιστολή (ακόμα), αφού το σύστημα δεν έχει ακόμη απελπιστεί να το παραδώσει στον προορισμό του. Εάν εξακολουθεί να αποτύχει να το κάνει αυτό τις επόμενες τρεις ημέρες, οι προσπάθειες θα σταματήσουν και θα ενημερωθείτε για αυτό με:

\ πρόσθετη επικοινωνία. Οι συγκεκριμένες ημερομηνίες ενδέχεται να διαφέρουν. για παράδειγμα, ορισμένοι κόμβοι αρχίζουν να ηχούν το ξυπνητήρι ακόμα κι αν το γράμμα δεν μπορεί να παραδοθεί εντός 4 ωρών και έχουν αρκετή υπομονή για 3 ημέρες (αντί για 5, όπως στο παραπάνω παράδειγμα).

Φυσικά, αυτοί οι περιορισμοί ισχύουν μόνο για «πραγματικούς» κόμβους δικτύου, οι οποίοι απαιτείται να βρίσκονται σε επαφή όλο το εικοσιτετράωρο. Έχοντας φτάσει στον οικοδεσπότη του παρόχου, από τον οποίο ο χρήστης λαμβάνει αλληλογραφία μόνο κατά τη διάρκεια συνεδριών επικοινωνίας (είτε μέσω ταχυδρομείου είτε απευθείας σύνδεσης), η επιστολή θα περιμένει τον παραλήπτη για αυθαίρετα μεγάλο χρονικό διάστημα.

Το κύριο πράγμα που απαιτείται σε τέτοιες περιπτώσεις από τον χρήστη είναι να μπορεί να καταλάβει ποια από τις επιστολές του έλαβε επιστροφή. Ακόμα καλύτερα, αν μπορείτε να καταλάβετε ποιο μέρος της διεύθυνσης - πριν ή μετά το σύμβολο "@" - περιέχει ένα σφάλμα. Εάν μόνο το όνομα χρήστη είναι λάθος, τότε θα πρέπει να γράψετε στον διαχειριστή του κεντρικού υπολογιστή προορισμού και να ρωτήσετε εάν έχει τέτοιο χρήστη και πώς να τον προσεγγίσετε.

Ένας άλλος τύπος αυτόματης αλληλογραφίας, αλλά αποστέλλεται ήδη κατόπιν αιτήματος του αποστολέα, είναι η ειδοποίηση παράδοσης. Εάν η κεφαλίδα της επιστολής σας περιέχει το πεδίο "Απόδειξη επιστροφής σε:" (σελ. 229), τότε το σύστημα αλληλογραφίας του παραλήπτη, έχοντας γράψει την επιστολή του στο γραμματοκιβώτιο, δημιουργεί αυτόματα και στέλνει στη διεύθυνση που καθορίζεται σε αυτό το πεδίο, μια ειδοποίηση παράδοσης , που μοιάζει με αυτό:

Θέμα: Απόδειξη επιστροφής

Το inessage παραδόθηκε με επιτυχία στον: dmitry Ακολουθεί η κεφαλίδα του μηνύματος

Η ειδοποίηση περιέχει επίσης την πλήρη κεφαλίδα του παραδοθέντος μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με όλες τις "σφραγίδες ταχυδρομείου" (πεδία "Λήψη:").

Αποστολή λίστας

Ο πρώτος και φαινομενικά προφανής κανόνας - μην στέλνετε γράμματα σε κανέναν. Η αποστολή μέσω λίστας, γενικά, δικαιολογείται μόνο εάν ο καθένας από τους παραλήπτες έχει εκφράσει προηγουμένως ενδιαφέρον για αυτό που πρόκειται να του στείλετε.

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ο δικός της κόσμος με τους δικούς της νόμους. Πολλά εξαρτώνται από τον τρόπο με τον οποίο συμμορφωνόμαστε με αυτούς τους νόμους: την εντύπωση που αφήνουμε στους συναδέλφους και τους συνεργάτες, την παραγωγικότητα της εργασίας, ακόμη και την εξέλιξη της σταδιοδρομίας.

Ξεχωριστή θέση στην επαγγελματική επικοινωνία κατέχει η επαγγελματική αλληλογραφία, που είναι καθημερινή υποχρέωση των περισσότερων εργαζομένων γραφείου και όχι μόνο. Η ικανότητα σωστής διεξαγωγής της επαγγελματικής αλληλογραφίας μπορεί να είναι μια καλή βοήθεια για τη σύναψη επικερδών συμφωνιών και τη δημιουργία της εικόνας της επιχείρησής σας.

Ας δούμε μερικά από τα χαρακτηριστικά μιας επαγγελματικής επιστολής. Έτσι, η επαγγελματική αλληλογραφία είναι:

• χρήση τυπικών φράσεων και κλισέ
• συναισθηματική ουδετερότητα,
• σημασιολογική ακρίβεια και συνοπτική παρουσίαση,
• καλά δομημένο επιχείρημα.

Η επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά είναι το ίδιο σύνολο κανόνων και κλισέ, μερικά από τα οποία προτείνουμε σε όλους όσους εργάζονται με ξένους συνεργάτες ή σε διεθνείς εταιρείες. Φέρνουμε στην προσοχή σας μερικές χρήσιμες φράσεις που θα διακοσμήσουν την επαγγελματική σας αλληλογραφία. Αυτές οι φράσεις θα τονίσουν τον επαγγελματισμό σας και θα σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε την εικόνα ενός επιχειρηματία. Έναρξη; μ!

1.Παρακαλώ βρείτε το συνημμένο

Ας ξεκινήσουμε με τα κλασικά. Συχνά πρέπει να επισυνάψετε διάφορα έγγραφα ή άλλα αρχεία στην επιστολή. Προκειμένου να ειδοποιηθεί ο παραλήπτης για την παρουσία ενός συνημμένου, αυτή η φράση είναι τέλεια. Μετά από όλα, η λέξη "Attachment" στη μετάφραση σημαίνει "επένδυση". Η φράση πρέπει να χρησιμοποιείται στο τέλος της επιστολής.

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα χρήσης:

• Βρείτε συνημμένο το χαρτοφυλάκιό μου.
• Βρείτε συνημμένο αντίγραφο της συμφωνίας/σύμβασης.

2. Έχω προωθήσει

Αυτή η φράση μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν πρέπει να προωθήσετε το email σε άλλους παραλήπτες. Για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη σχετικά με αυτό, η φράση "Έχω προωθήσει" είναι τέλεια. Για παράδειγμα:

• Σας έχω προωθήσει το βιογραφικό της Άννας.
• Σας έχω προωθήσει το email του Γιάννη.

3.Έχω κλείσει

Ένα άτομο που δεν είναι μυημένο σε όλα τα μυστικά των ιδιαιτεροτήτων της επαγγελματικής αλληλογραφίας μπορεί να μην καταλάβει τι σημαίνει αυτή η περίεργη συντομογραφία. Αλλά είμαστε επαγγελματίες. Το "I've cc'ed" είναι μια συντομογραφία που σημαίνει I have carbon copied. Η φράση σημαίνει «βάλε κάποιον σε ένα αντίγραφο για να λάβει γράμματα».

Επομένως, εάν χρειάζεται να ενημερώσετε κάποιον ότι έχετε βάλει άλλους παραλήπτες σε ένα αντίγραφο, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Για παράδειγμα:

• Πήρα τη Σάρα σε αυτό το email.
• Έχω επισημάνει τον Jack και τον Jimmy σε αυτά τα email.

Όσον αφορά τις συντομογραφίες που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην επαγγελματική αλληλογραφία, συνήθως γίνεται εξαίρεση για αυτήν την περίπτωση.

4.Για περισσότερες λεπτομέρειες

Αυτή η φράση είναι ένας αποδεδειγμένος τρόπος για να τελειώσετε ευγενικά την επιστολή σας στα αγγλικά. "Για περισσότερες λεπτομέρειες", σημαίνει "για πιο λεπτομερείς πληροφορίες", "περισσότερες λεπτομέρειες". Παραδείγματα χρήσης:

• Για περισσότερες λεπτομέρειες επικοινωνήστε μαζί μου οποιαδήποτε στιγμή.
• Για περισσότερες λεπτομέρειες γράψτε στον υπεύθυνο πωλήσεων μας.

Μια άλλη φράση που θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε ευγενικά είναι «Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου». Σε μετάφραση, αυτό σημαίνει "Αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να μου γράψετε."

5. Ανυπομονώ

Η φράση «κοιτάζω μπροστά» σημαίνει «να περιμένω με ανυπομονησία». Έτσι, εάν ανυπομονείτε για μια απάντηση ή κάποια άλλη ενέργεια από τον παραλήπτη, τότε θα ήταν πολύ σωστό να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Για παράδειγμα:

• Περιμένω με ανυπομονησία την απάντησή σας.
• Ανυπομονώ για την απάντησή σας.

Η φράση χρησιμοποιείται καλύτερα στο τέλος της επιστολής.

Όταν γράφετε ένα γράμμα, πρέπει να είστε ευγενικοί ακόμα και όταν δεν το νιώθετε πραγματικά. Η ικανότητα σύνταξης ικανών επιστολών σε οποιαδήποτε κατάσταση αντικατοπτρίζει τον επαγγελματισμό, την καλή εκτροφή και τη γνώση της επιχειρηματικής ηθικής. Εν κατακλείδι, υπενθυμίζουμε ότι στην επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει να δείξετε την ακρίβεια της διατύπωσης και τον άψογο γραμματισμό. Είναι επίσης απαράδεκτη η χρήση συντομογραφιών (με σπάνιες εξαιρέσεις).

Γράψτε σωστά τα email στα αγγλικά, αγαπητοί φίλοι! Καλή τύχη!

Οι περισσότεροι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, σας επιτρέπει να βάλετε πολλούς παραλήπτες αντίγραφο(συντομογραφία υιοθετήθηκε στα αγγλικά SS), ή Bcc (CCB). ΣΤΟ Αντίγραφαοι παραλήπτες μπορούν να δουν τις διευθύνσεις άλλων ατόμων. Στη δεύτερη περίπτωση, η ταυτότητα των επιπλέον παραληπτών αποκρύπτεται.

Προσθήκη διεύθυνσης παραλήπτη

Για να καθορίσετε τους παραλήπτες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισαγάγετε τη διεύθυνση email τους στο πεδίο Σε ποιον (Οτι):

Ορισμένα προγράμματα-πελάτες email σάς επιτρέπουν να εισάγετε απλώς ένα όνομα χρήστη σε ένα πεδίο που στη συνέχεια συμπληρώνεται αυτόματα από το πρόγραμμα.

Εάν χρησιμοποιείτε αυτό το πεδίο για να στείλετε email σε πολλά άτομα, καθένα από αυτά θα μπορεί να δει την πλήρη λίστα άλλων παραληπτών.

Πώς να αντιγράψετε ένα email

Πεδίο CCή αντίγραφοχρησιμοποιείται για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων με πιο έμμεσο τρόπο από ό,τι στο πεδίο Σε ποιον. Εάν δεν απευθύνεστε απευθείας σε ένα άτομο στο email σας, αλλά θα θέλατε αυτό το άτομο να παρακολουθήσει τη συζήτηση στο νήμα του email ή απλώς να γνωρίζει αυτό το θέμα, το πεδίο αντίγραφοθα ήταν μια εξαιρετική επιλογή. Αποδέκτης που βρίσκεται στο Αντίγραφαγράμματα, λαμβάνει ένα μη αναγνωσμένο γράμμα στο γραμματοκιβώτιό του, όπως ακριβώς αυτό που τοποθετήθηκε στο κουτί Σε ποιον; η διαφορά έγκειται μόνο στο ποιος απευθύνετε πρώτα την επιστολή στο σώμα του e-mail σας. Στον επαγγελματικό κόσμο, η αποστολή αλληλογραφίας σε Αντίγραφαχρησιμοποιείται πολύ ευρέως και χρησιμεύει για την ενημέρωση των συναδέλφων για διάφορα γεγονότα και θέματα.

Μπορείτε να καταχωρίσετε τους παραλήπτες email εισάγοντας απλώς μια λίστα διευθύνσεων στο πεδίο αντίγραφο, που συνήθως βρίσκεται ακριβώς κάτω από το χωράφι Σε ποιον. Όλοι σε αυτήν την αλυσίδα παραληπτών θα μπορούν να δουν τα ονόματα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των άλλων παραληπτών:

Πώς να κάνετε Bcc ένα email

Κάθε πρόγραμμα-πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, κ.λπ.) επιτρέπει στον αποστολέα ενός email να απευθυνθεί σε μεγάλο αριθμό ατόμων χωρίς να εκθέσει τα στοιχεία τους σε άλλους χρήστες στην αλυσίδα email. Αυτή η συνάρτηση καλείται BCCή Κρυφό αντίγραφο. Μπορείτε να αποκρύψετε τους παραλήπτες εισάγοντας τις διευθύνσεις τους στο πεδίο Κρυφό αντίγραφοαντί να χρησιμοποιείτε πεδία Σε ποιονκαι αντίγραφο:

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα τόσο για ατομικά όσο και για ομαδικά email. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν θέλετε να διατηρήσετε τις επαφές σας ιδιωτικές, να τις προστατέψετε από ανεπιθύμητα μηνύματα και ανεπιθύμητα μηνύματα ή απλά δεν θέλετε οι παραλήπτες σας να γνωρίζουν ποιος έλαβε το ίδιο μήνυμα.

Πεδίο Κρυφό αντίγραφοδεν είναι πάντα διαθέσιμο από προεπιλογή για όλους τους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, σε ΑποψηΘα χρειαστεί να πάτε στο Επιλογέςγια πρόσβαση στη ρύθμιση. σε Thunderbirdθα χρειαστεί να επιλέξετε αυτή τη λειτουργία από το αναπτυσσόμενο μενού. σε gmailπρέπει να πατήσετε το κουμπί αντίγραφοκαι Κρυφό αντίγραφο; σε Windows Live MailΘα χρειαστεί να πατήσετε ταυτόχρονα τα πλήκτρα alt + σι.

Εικόνα: © Web Hosting - Unsplash.com

Στέλνουμε δεκάδες email κάθε μέρα. Μερικές φορές αυτά είναι πολύ σύντομα μηνύματα, όπως: «Πάμε για μεσημεριανό;». Μερικές φορές - με το οποίο παρουσιάζετε την επιχείρηση ή τον ιστότοπό σας. Όταν υπάρχουν πολλά γράμματα και λίγος χρόνος, αρχίζουμε να βιαζόμαστε και να κάνουμε λάθη. Συνήθως ασήμαντο, σαν τυπογραφικό λάθος, αλλά μερικές φορές υπάρχουν εκείνα που μπορούν πραγματικά να βλάψουν τη φήμη σας και να καταστρέψουν τη σχέση σας με έναν πελάτη ή έναν υπάλληλο.

Αυτό μπορεί να αποφευχθεί, απλά πρέπει να είστε συγκεντρωμένοι και να γνωρίζετε κάποιες παγίδες. Εδώ είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη που γίνονται κατά την αποστολή email. Διαβάστε προσεκτικά και θυμηθείτε ότι πρέπει πρώτα να κάνετε μια μικρή παύση, να ελέγξετε αν όλα είναι εντάξει και μόνο στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο κουμπί "Υποβολή".

Καλείτε λάθος διεύθυνση

Το πιο συνηθισμένο και πιο ενοχλητικό λάθος. Φανταστείτε ότι θέλετε να στείλετε μερικές όμορφες προσωπικές φωτογραφίες σε έναν φίλο ή μια φίλη, αλλά πληκτρολογείτε αυτόματα τη διεύθυνση του αφεντικού ή του πελάτη σας. Και μόνο αφού φύγει το γράμμα, συνειδητοποιείς με τρόμο αυτό που μόλις συνέβη. Αν είναι παρηγοριά, ο καθένας από εμάς έχει βρεθεί σε αυτήν την κατάσταση τουλάχιστον μία φορά στη ζωή του: οι δικηγόροι έστειλαν εμπιστευτικά έγγραφα στην αντίθετη πλευρά, οι σχεδιαστές έστειλαν διατάξεις ιστότοπου σε λάθος πελάτη και ούτω καθεξής. Αλλά όταν αυτό συμβαίνει σε εμάς, φαίνεται ότι η γη γλιστράει κάτω από τα πόδια μας.

Ευτυχώς, σε πολλές υπηρεσίες αλληλογραφίας, για παράδειγμα, στο ίδιο Gmail, υπάρχει μια λειτουργία. Ενεργοποιήστε το και καθορίστε ένα μεγάλο χρονικό διάστημα - έτσι, ξέρετε, πιο ήρεμο.

Ξέχασες να επενδύσεις

Γράψατε ότι επισυνάπτεται ένα αρχείο στην επιστολή, αλλά ξεχάσατε να το επισυνάψετε. Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος που συχνά οδηγεί σε παρεξηγήσεις και συγγνώμη. Από τη μία πλευρά, είναι εντάξει, κανείς δεν είναι τέλειος, αλλά είναι καλύτερα να ελέγξετε τα πάντα πρώτα και μόνο μετά να στείλετε ένα γράμμα. Και για να αποφύγετε ερωτήσεις από τον παραλήπτη, συνιστούμε να αναφέρετε όλα τα συνημμένα αρχεία ακριβώς στο σώμα της επιστολής. Για παράδειγμα, όπως αυτό:

Γεια σου Maxim! Σας στέλνω μερικά αρχεία, είναι στο συνημμένο:

Συμφωνία παροχής υπηρεσιών

GIF με μια γάτα

Δεν σκέφτεσαι να διακοσμήσεις

Γνωρίστε, όπως θυμάστε, με ρούχα. Εάν δεν θέλετε το email σας να σας κάνει να θέλετε να το διαγράψετε αμέσως, επεξεργαστείτε τη φόρμα του. Λένε ότι πρέπει να δοθεί τόσος χρόνος όσο και το περιεχόμενο. Ευτυχώς, σήμερα είναι εύκολο. Για αυτό, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Wix ShoutOut, να επιλέξετε το κατάλληλο πρότυπο και να προσθέσετε το κείμενό σας σε αυτό. Δεν απαιτούνται ιδιαίτερες γνώσεις, απλά φροντίστε να φαίνονται όλα προσεγμένα και όμορφα. Παρεμπιπτόντως, μια καλή λίστα αλληλογραφίας έχει τα δικά της μυστικά και κανόνες, επομένως σας συμβουλεύουμε να διαβάσετε τον διευθυντή μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας. Μην ευχαριστείς.

Δεν συμπεριλαμβάνετε γραμμή θέματος

Το θέμα της επιστολής έχει περίπου τον ίδιο ρόλο με τον τίτλο του κειμένου. Εμφανίζεται δίπλα στο όνομά σας, ο παραλήπτης το βλέπει και καταλαβαίνει τι του στείλατε: ένα τιμολόγιο, τα αποτελέσματα μιας συνάντησης, μια προσφορά εργασίας, μια διάταξη ιστότοπου κ.λπ. Θυμηθείτε ότι το θέμα πρέπει να διατυπωθεί με σαφήνεια, ώστε, εάν είναι απαραίτητο, ένα άτομο να βρει γρήγορα την επιστολή σας και να είναι πειστικό, ώστε να ενδιαφέρεται, αν μιλάμε, ας πούμε, για μια λίστα αλληλογραφίας. Όχι πολύ καιρό πριν γράψαμε για το αν το ξεχάσατε - αξίζει να το ξαναδιαβάσετε.

Δεν αποθηκεύετε πρόχειρα

Εάν σας αρέσει να γράφετε γράμματα σε προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, τότε αποθηκεύστε πιο συχνά, διαφορετικά θα αποδειχθεί ότι κάθεσαι σε ένα γράμμα όλη μέρα και, στη συνέχεια, ξαφνικά ο υπολογιστής παγώνει και όλα έχουν φύγει. Ή γράψτε απευθείας στην υπηρεσία αλληλογραφίας - τότε όλα τα σκίτσα σας θα αποθηκευτούν αυτόματα στο φάκελο "Πρόχειρα".

Γίνεσαι αγενής

Η ευγένεια στην αλληλογραφία είναι εξίσου σημαντική με τη ζωή. Εδώ είναι οι βασικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθούν όλοι και όλοι:

Πάντα να ευχαριστείτε τον αποστολέα για την επιστολή, ειδικά αν δείτε ότι έκανε καλή δουλειά. Θυμάστε όταν όλοι μας είχαν μάθει «μαγικές» λέξεις ως παιδιά; Ας μην τους ξεχνάμε, παρά το γεγονός ότι είμαστε ήδη ενήλικες.

Παραμείνετε ήρεμοι, ακόμα κι αν το θέμα είναι εξαιρετικά επείγον και σημαντικό. Η νευρικότητα και οι μομφές σίγουρα δεν θα οδηγήσουν σε τίποτα καλό.

Ξεκινήστε και τελειώστε το γράμμα σας με κοινές φράσεις. Ο βαθμός τυπικότητας θα εξαρτηθεί από το με ποιον επικοινωνείτε. Εάν αυτό είναι το αφεντικό σας ή απλώς ένας αξιωματούχος, μην χρησιμοποιείτε "Hello", "Bye" ή "Kiss". Και το αντίστροφο, εάν γράφετε σε έναν συνάδελφο ή φίλο, μπορείτε να το κάνετε χωρίς το παραδοσιακό «Με σεβασμό».

Δεν διαβάζεις κείμενο

Τα λάθη μπορεί να χαλάσουν την εντύπωση, γι' αυτό διαβάστε ξανά προσεκτικά τη γραπτή επιστολή, κατά προτίμηση πολλές φορές. Αμφιβολία σχετικά με την ορθογραφία ή τη σύνταξη - μεταβείτε στο Diploma.ru. Καλύτερα να μετράς επτά φορές, δηλαδή να τσεκάρεις, παρά αργότερα να ζητήσεις συγγνώμη για τυπογραφικά λάθη και να αποδείξεις ότι όντως είσαι εγγράμματος.

Και παρεμπιπτόντως: εάν φοβάστε να στείλετε κατά λάθος μια ημιτελή επιστολή, πρώτα γράψτε ολόκληρο το κείμενο ολόκληρο και μόνο στη συνέχεια πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη.

Δεν βάζετε τα σωστά άτομα στο αντίγραφο της επιστολής

Ας βρούμε ποιος μπορεί να λάβει ακόμη και την επιστολή σας. Το πεδίο Προς είναι ο κύριος παραλήπτης. Το πεδίο "CC" είναι το άτομο που θα λάβει το αντίγραφο. Δεν σχετίζεται άμεσα με το υπό συζήτηση θέμα, αλλά θέλει ή πρέπει να γνωρίζει. Το πεδίο "Κρυφή κοινοποίηση" είναι οι κρυφοί παραλήπτες. Τα προσθέτετε, αλλά ο κύριος παραλήπτης δεν τα βλέπει. Και εδώ πρέπει να είστε προσεκτικοί: μπορείτε να μπερδέψετε Κοιν. και Κρυφή κοινοποίηση, και τότε ο παραλήπτης θα σκεφτεί ότι κατασκοπεύεται.

Λάβετε υπόψη ότι είναι σημαντικό για μερικούς ανθρώπους να γνωρίζουν τι συμβαίνει. Δεν θέλετε να ακούσετε επικρίσεις για το θέμα "Πώς δεν θα μπορούσατε να με προσθέσετε στο αντίγραφο;! Δούλεψα σε αυτό το έργο για δύο μήνες!». Εάν έχετε αμφιβολίες, προσθέστε όλους όσους έχουν οποιαδήποτε σχέση με το θέμα. Ίσως δεν θα είναι όλοι χαρούμενοι που αποσπώνται, αλλά δεν θα υπάρχουν παράπονα εναντίον σας.

Δεν εγγραφείτε

Έγραψες «Με σεβασμό, Μάσα» και νομίζεις ότι όλα είναι εντάξει, αλλά ο παραλήπτης της επιστολής κάθεται και αναρωτιέται τι είδους Μάσα είναι. Από τυπογραφείο; Ή μήπως ένας εικονογράφος; Για να μην τον κάνετε να μαντέψει - δημιουργήστε μια υπογραφή και θα προστίθεται αυτόματα στο τέλος κάθε μηνύματός σας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομα, το επώνυμο, το όνομα της εταιρείας, τη θέση και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως Skype ή αριθμό τηλεφώνου. Μπορείτε να προσθέσετε τη διεύθυνση - αν και πρόκειται για διαφήμιση, δεν είναι ενοχλητική.

Διαλέγεις λάθος ώρα

Το να γράφεις γράμματα τη νύχτα δεν είναι η καλύτερη ιδέα. Ο πρώτος λόγος: μάλλον είστε τρομερά κουρασμένοι κατά τη διάρκεια της ημέρας, δεν σκέφτεστε πολύ καλά και κινδυνεύετε να κάνετε όλα αυτά τα λάθη. Ο δεύτερος λόγος: μια χιονοστιβάδα πρωινού ταχυδρομείου θα θάψει το μεταμεσονύκτιο γράμμα σας κάτω από αυτό και στο εγγύς μέλλον ο παραλήπτης σίγουρα δεν θα το δει. Και το τρίτο: προφανώς, δεν έχετε τίποτα άλλο να κάνετε, αφού γράφετε επαγγελματικές επιστολές στις τρεις το πρωί.

Η συμβουλή μας: αν δεν συνέβη τίποτα Σημαντικό και Επείγον, στείλτε μηνύματα από Δευτέρα έως Παρασκευή και κατά τις εργάσιμες ώρες, όπως όλοι οι κανονικοί άνθρωποι.

Πρέπει να για την επιχείρησή σας; Δημιουργήστε το μόνοι σας στο Wix - είναι εύκολο και δωρεάν!

"Εμπορική προσφορά", "Ειδήσεις", "Για εσάς" ή απλά "Re:" - εάν μια τέτοια επιστολή προήλθε από άγνωστη διεύθυνση, τότε πιθανότατα θα φαίνεται σαν ανεπιθύμητο. Λίγες λέξεις στη γραμμή θέματος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να τραβήξουν την προσοχή του παραλήπτη ή να τον κάνουν να στείλει το email στον κάδο απορριμμάτων. Η γραμμή θέματος είναι το πρώτο πράγμα που θα διαβάσει ο παραλήπτης του email. Γι' αυτό είναι τόσο σημαντικό να το διατυπώσουμε.

Στη γραμμή θέματος της επιστολής, διατυπώστε συνοπτικά το κύριο περιεχόμενό της. Συνιστάται να γράψετε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα, όχι "Σχετικά με τα προβλήματα", αλλά "Προβλήματα στην προμήθεια φαρμάκων στο φαρμακείο στην οδό Selezneva". Εάν υποβάλλετε αίτηση για συνεργασία, τότε αναφέρετε στη γραμμή θέματος τι επηρεάζει τα συμφέροντα του παραλήπτη. Για παράδειγμα, γράψτε όχι «Πρόταση συνεργασίας», αλλά «Προσφέρουμε κοινή προώθηση για αύξηση των πωλήσεων». Ή: «Για την εταιρεία Alfa: αποκλειστική έκπτωση για διαφήμιση σε καταστήματα Beta». Ο παραλήπτης θα πρέπει να καταλάβει αμέσως πώς το γράμμα σας θα του είναι χρήσιμο. Επιπλέον, εάν θέλει να το βρει στη λίστα με τα ληφθέντα μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, θα μπορεί να ορίσει τις λέξεις-κλειδιά που ορίσατε στο θέμα για αναζήτηση. Όταν ο παραλήπτης της επιστολής είναι πιθανός εργοδότης, μια βολική επιλογή για τη γραμμή θέματος θα ήταν: "Βιογραφικό του I. A. Ivanova για την κενή θέση φαρμακοποιού."

Ποτέ μην στέλνετε αρχεία χωρίς συνοδευτική επιστολή. Είναι σαν να μπαίνεις στο γραφείο ενός συνεργάτη χωρίς να πεις ένα γεια και απλά να πετάς τα απαραίτητα έγγραφα στο τραπέζι. Ξεκινήστε τη συνοδευτική επιστολή σας με μια ευγενική έκκληση: με το όνομα και το πατρώνυμο - σε όσους είναι μεγαλύτεροι από εσάς, κατέχουν ηγετική θέση ή απλώς προτιμάτε μια τέτοια έκκληση στον εαυτό σας. με το όνομα - σε όσους συστήνονται πάντα μόνο με αυτόν τον τρόπο και δεν προσφέρονται να αποκαλούν τον εαυτό τους με πατρώνυμο. Εάν δεν ξέρετε πώς να απευθυνθείτε καλύτερα, τότε απευθυνθείτε με το όνομα και το πατρώνυμο. Πηγαίνετε σε μια πιο γνωστή διεύθυνση με όνομα, ο παραλήπτης θα σας προτείνει ο ίδιος. Εάν το όνομα είναι άγνωστο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γενικευμένες λέξεις: "Αγαπητοί συνάδελφοι!", "Αγαπητέ διοίκηση εταιρείας!", "Αγαπητοί προμηθευτές/πελάτες/μελλοντικοί συνεργάτες!" Τέλος, εάν δεν ξέρετε απολύτως πώς να απευθυνθείτε - απλώς αφήστε τη λέξη "Γεια!"

Στην αρχή της επιστολής, είναι καλύτερο να υπενθυμίσετε στον παραλήπτη πώς ξεκινήσατε τη συνεργασία, γνωρίσατε ο ένας τον άλλον. Για παράδειγμα: «Σε ένα συνέδριο στη Μόσχα, συναντηθήκαμε και συζητήσαμε το ενδεχόμενο περαιτέρω συνεργασίας». Με αυτή τη φράση, υπενθυμίζετε στο άτομο ποιος είστε και γιατί του γράφετε καθόλου. Δεν θα ήταν περιττό να εκφράσουμε ευγνωμοσύνη, αν υπάρχει κάτι για αυτό, για παράδειγμα: "Σας εκφράζουμε τη βαθιά μας ευγνωμοσύνη που μας βοηθήσατε με τη διαφημιστική καμπάνια."

Στη συνέχεια, μεταβείτε αμέσως στο κύριο περιεχόμενο της επιστολής. Καλό είναι να διατυπωθεί ο λόγος της προσφυγής χωρίς προλόγους σε μία φράση: «Προτείνω να οργανωθεί συνάντηση και να συζητηθεί το άνοιγμα νέου υποκαταστήματος». Να θυμάστε ότι το κείμενο της οθόνης είναι πιο δύσκολο για τους περισσότερους να διαβάσουν από το πληκτρολογημένο κείμενο. Επομένως, είναι σημαντικό το άτομο να καταλάβει όσο το δυνατόν γρηγορότερα τι θέλετε από αυτόν. Επιπλέον, οι πρώτες φράσεις θυμούνται καλύτερα. Και αν «κρύψετε» την κύρια ιδέα στη μέση του γράμματος, τότε ο παραλήπτης μπορεί απλά να μην την πιάσει. Προσπαθήστε να χωρίσετε λογικά ολόκληρο το κείμενο της επιστολής σε παραγράφους. Κάθε ένα από αυτά ξεκινά με την κύρια ιδέα του θραύσματος. Εάν προτείνετε να συζητήσετε πολλά θέματα, τότε μπορούν να αριθμηθούν. Αποφύγετε τα υπερβολικά μεγάλα email. Εάν η δήλωση του προβλήματος καταλάμβανε μεγάλο ποσό, είναι προτιμότερο να την αντιγράψετε σε ξεχωριστό αρχείο και να την επισυνάψετε στην επιστολή. Στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, θα είναι πιο βολικό για τον παραλήπτη να αποθηκεύσει το αρχείο σε ξεχωριστό φάκελο ή να το εκτυπώσει.

Στο τέλος της επιστολής, συνηθίζεται να εκφράσετε την ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία, να σας ευχαριστήσω ή να υποδείξετε με κάποιον άλλο τρόπο την καλοπροαίρετη στάση σας προς τον παραλήπτη της επιστολής. Για παράδειγμα: "Ελπίζω ότι όλες οι δυσκολίες στη συνεργασία μας θα ξεπεραστούν και θα δημιουργήσουμε την πιο αποτελεσματική αλληλεπίδραση!", "Εκφράζουμε την ευγνωμοσύνη μας για τη μακροχρόνια και γόνιμη συνεργασία και υποστήριξη του έργου μας!"

Στο τέλος της επιστολής, συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα, τη θέση, το όνομα της εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Συνιστάται να αναφέρετε όλες τις επαφές που μπορεί να χρειαστεί ο παραλήπτης: ταχυδρομική διεύθυνση, τηλέφωνα, φαξ, e-mail, διεύθυνση ιστότοπου. Εάν χρησιμοποιείτε το Skype και το ICQ για επαγγελματικούς σκοπούς, υποδείξτε τα. Σε αυτή την περίπτωση, είναι επιθυμητό να μην υποδεικνύονται "επιπλέον" επαφές. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να καθορίσετε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - είναι προτιμότερο να γράψετε μία στην οποία παραδίδεται η αλληλογραφία με τη μεγαλύτερη αξιοπιστία.

Υπογράψτε κάθε γράμμα σας. Είναι εξαιρετικά άβολο όταν ένα άτομο υποδεικνύει επαφές από καιρό σε καιρό και για να τον καλέσετε, πρέπει να κοιτάξετε πολλές από τις επιστολές του αναζητώντας έναν αριθμό τηλεφώνου. Χρησιμοποιήστε την αυτόματη υπογραφή σε προγράμματα αλληλογραφίας και ιστότοπους αλληλογραφίας. Λόγω αυτής της δυνατότητας, το πρόγραμμα αλληλογραφίας προσθέτει αυτόματα μια αυτόματη υπογραφή σε κάθε γράμμα που δημιουργεί.

Εάν χρειάζεστε πολλές επιλογές υπογραφής - για παράδειγμα, με διαφορετικά στοιχεία επικοινωνίας για περιφερειακούς και ομοσπονδιακούς συνεργάτες - μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές επιλογές αυτόματης υπογραφής.

"Ω, ξέχασα να επισυνάψω το αρχείο. Το στέλνω" - αυτή είναι ίσως η πιο κοινή φράση που μπορεί να βρεθεί με γράμματα με συνημμένα αρχεία. Μια τέτοια λήθη φαίνεται να είναι ασήμαντο. Όμως εξαιτίας αυτού, υπάρχουν σημαντικές καθυστερήσεις στις επιχειρηματικές διαδικασίες. Στείλατε ένα αρχείο και περιμένετε απάντηση. Καλέστε την επόμενη μέρα και μάθετε ότι το αρχείο δεν ελήφθη επειδή ξεχάσατε να το επισυνάψετε. Για να αποφύγετε αυτήν την κατάσταση, συνηθίστε να επισυνάπτετε αρχεία στην επιστολή πρώτα όταν στέλνετε αρχεία και μετά να γράφετε μια συνοδευτική επιστολή.

Μια άλλη συμβουλή είναι να ονομάσετε τα αρχεία με τέτοιο τρόπο ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να τα κατανοήσει. Εάν ο αποδέκτης σας είναι πιθανός εργοδότης, τότε το αρχείο δεν πρέπει να ονομάζεται "Βιογραφικό", αλλά "Βιογραφικό Ivanova I. A. Βιογραφικό για την κενή θέση φαρμακοποιού" ή "Φαρμακοποιός. Ivanova". Εάν ο παραλήπτης είναι επιχειρηματικός εταίρος, τότε κοιτάξτε επίσης το αρχείο μέσα από τα μάτια του. Όνομα όχι: "Εμπορική προσφορά για την εταιρεία Alpha", αλλά "Εμπορική προσφορά από την εταιρεία Beta". Όχι: "Τιμή", αλλά "Τιμή. Διαφήμιση σε κουτιά νομισμάτων. Εταιρεία "Reklamist"". Σε αυτήν την περίπτωση, ο παραλήπτης θα αποθηκεύσει γρήγορα το γράμμα στον φάκελό του και δεν θα χρειαστεί να το μετονομάσει ειδικά.

Συνιστάται να στείλετε μια επιστολή στο άτομο του οποίου η αρμοδιότητα περιλαμβάνει πραγματικά την επίλυση των ζητημάτων που τίθενται στην επιστολή. Εάν στέλνετε βιογραφικό, πρέπει πρώτα να μάθετε το email του διευθυντή ή του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού. Εάν σταλεί πρόταση συνεργασίας, τότε είναι υποχρεωτική για αυτόν που αποφασίζει για τέτοια θέματα, είτε είναι υπεύθυνος αγορών, είτε ειδικός στη διαφήμιση είτε διευθυντής.

Συμβαίνει ότι η μόνη διαθέσιμη διεύθυνση είναι η γενική διεύθυνση μιας εταιρείας όπως [email προστατευμένο]ή [email προστατευμένο]Εάν γράψετε σε μια τέτοια διεύθυνση, μπορείτε εύκολα να περάσετε απαρατήρητοι, επειδή λαμβάνει πολλά ανεπιθύμητα μηνύματα. Επομένως, καλό είναι να αναφέρετε στο θέμα της επιστολής το όνομα του υπαλλήλου της εταιρείας για τον οποίο προορίζεται η επιστολή ή το όνομα της εταιρείας με την οποία επικοινωνείτε. Επίσης, λέξεις-κλειδιά που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της εταιρείας θα βοηθήσουν στην προσέλκυση της προσοχής. Για παράδειγμα: "Προβλήματα με την προμήθεια ξύλου από την εταιρεία" Καυσόξυλα Σιβηρίας "" - μια τέτοια διατύπωση θα προσελκύσει την προσοχή των διευθυντών της αντίστοιχης εταιρείας.

Ένα άλλο τυπικό λάθος των αποστολέων είναι η επιθυμία να ειδοποιήσουν όλους για το περιεχόμενο της επιστολής τους. Υποδεικνύουν τις διευθύνσεις όλων των περισσότερο ή λιγότερο ενδιαφερομένων, ώστε να λαμβάνουν αντίγραφα. Τα περιττά γράμματα εκνευρίζουν τους παραλήπτες, αποσπούν την προσοχή από τη δουλειά, συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σας, όταν αρχίζουν να σας καλούν για διευκρινίσεις.

Υπάρχει ένας κανόνας: εάν αναφέρετε όλους τους παραλήπτες διαχωρισμένους με κόμματα, τότε περιμένετε μια απάντηση από τον καθένα από αυτούς και εάν υποδείξετε μέρος των διευθύνσεων στη γραμμή "Αντιγραφή του γράμματος", τότε δεν περιμένετε απάντηση από αυτούς τους παραλήπτες, απλώς ενημερώνοντάς τους. Ωστόσο, αυτός ο κανόνας δεν τηρείται από όλους. Και με μόνιμους αποδέκτες είναι καλύτερο να συμφωνήσετε συγκεκριμένα σε έναν τέτοιο κανόνα.

Ένα άλλο εύχρηστο χαρακτηριστικό για την αποστολή αντιγράφων είναι η Bcc. Εάν εισάγετε τη διεύθυνση του δεύτερου παραλήπτη σε αυτή τη γραμμή, ο πρώτος δεν θα γνωρίζει ότι έχετε ενημερώσει κάποιον άλλο.

Χρησιμοποιήστε την ειδοποίηση παράδοσης για σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην προσπαθήσετε να το συμπεριλάβετε σε κάθε γράμμα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια σημείωση ότι το γράμμα είναι ιδιαίτερα σημαντικό. Απλά μην το καταχραστείτε. Και τότε ορισμένοι αποστολείς επιστολών αρέσκονται να επισημαίνουν ως ιδιαίτερα σημαντικά όλα τα γράμματα στη σειρά, και από αυτό τα γράμματά τους γενικά παύουν να θεωρούνται σημαντικά.

Για να εργαστείτε με ληφθέντα γράμματα, η λειτουργία ταξινόμησης των ληφθέντων γραμμάτων σε φακέλους είναι πολύ βολική. Στο πρόγραμμα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε ορισμένους κανόνες σύμφωνα με τους οποίους οι εισερχόμενες επιστολές θα διανέμονται σε φακέλους από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη, με μια συγκεκριμένη λέξη-κλειδί κ.λπ. Τα γράμματα μπορούν να ταξινομηθούν κατά σχεδόν οποιαδήποτε παράμετρο: κατά σημασία, μέγεθος, ημερομηνία, λίστα διευθύνσεων και ούτω καθεξής. Η χρήση της ταξινόμησης είναι ιδιαίτερα βολική εάν εγγραφείτε σε οποιεσδήποτε λίστες αλληλογραφίας ή εάν λαμβάνετε μεγάλο όγκο επιστολών. Σε αυτήν την περίπτωση, για παράδειγμα, οι ειδήσεις που προέρχονται από τη λίστα αλληλογραφίας θα εμπίπτουν σε έναν ξεχωριστό φάκελο και θα μπορείτε να τις διαβάσετε όταν είναι η κατάλληλη στιγμή και όχι κάθε φορά που φτάνει ένα τέτοιο γράμμα.

Δεν συνηθίζεται να χρησιμοποιείτε emoticon σε επαγγελματικές επιστολές. Εκφράστε συναισθήματα με λέξεις: «υπέροχο», «πολύ χαρούμενο», «θαυμάζω». Η εξαίρεση είναι η αλληλογραφία με επιχειρηματικούς συνεργάτες με τους οποίους μεταπηδήσατε στο "εσύ", έχετε ήδη πιει καφέ μαζί περισσότερες από μία φορές και γενικά διατηρείτε άτυπες σχέσεις. Κάποιοι προσπαθούν να είναι πρωτότυποι στα γράμματά τους. Για παράδειγμα, καταλήγουν με μη τυποποιημένες υπογραφές και τελικές φράσεις: «Ο πιο δημιουργικός διευθυντής», «Ο καλύτερος διευθυντής πωλήσεων», «Με σεβασμό και αγάπη για σένα», «Ανυπομονώ να ακούσω νέα σου».

Για έναν υπάλληλο ενός πρακτορείου διακοπών, ενός στούντιο σχεδιασμού του οποίου η εργασία περιλαμβάνει μια δημιουργική προσέγγιση, η μη τυπική διατύπωση θα είναι μόνο ένα πλεονέκτημα, αλλά εάν ένας λογιστής ή διευθυντής αρχίσει να είναι πρωτότυπος, τότε αυτό είναι απίθανο να γίνει δεκτό με κατανόηση.

Όταν απαντάτε σε επιστολές, είναι πιο βολικό να διατηρείτε ένα αντίγραφο της εισερχόμενης επιστολής στο σώμα της επιστολής, είναι επίσης πιο βολικό να αφήνετε το θέμα ίδιο με αυτό που δηλώνει ο αποστολέας. Τότε θα είναι βολικό και για τους δύο να παρακολουθήσετε την πρόοδο της λύσης του προβλήματος. Αλλά ο τρόπος είναι εξαιρετικά άβολος όταν ο συγγραφέας, για πρώτη φορά στέλνοντας μια επιστολή για κάποιο νέο θέμα, εγκαταλείπει το θέμα που έχει διατηρηθεί σε κάποια παλιά εισερχόμενη επιστολή. Λάβετε μια επιστολή την άνοιξη με θέμα "Re: Happy New Year!" όχι πολύ ωραίο και άνετο. Θα είναι αδύνατο να καταλάβουμε αμέσως περί τίνος πρόκειται η επιστολή. Η εύρεση του μέσω της "Αναζήτησης" με λέξεις-κλειδιά θα αποτύχει επίσης αργότερα.

Εάν πάτε διακοπές ή πηγαίνετε σε επαγγελματικό ταξίδι για κάποιο χρονικό διάστημα - χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Αυτόματη απάντηση σε περίπτωση απουσίας". Σε αυτήν την περίπτωση, κατά την αναχώρησή σας, όλοι όσοι σας στέλνουν επιστολές θα λάβουν μια τυπική απάντηση που θα γράψετε εσείς οι ίδιοι. Σε αυτήν την αυτόματη απάντηση, συνιστάται να αναφέρετε ποια ημερομηνία θα επιστρέψετε στην εργασία σας, καθώς και με ποιον μπορείτε να επικοινωνήσετε κατά τη διάρκεια της απουσίας σας.

Αυτός ο τύπος επαγγελματικής αλληλογραφίας χρησιμοποιείται όλο και λιγότερο στη ζωή μας, έχει αντικατασταθεί από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι έντυπες επιστολές είναι πιο αποτελεσματικές από τις ηλεκτρονικές. Για παράδειγμα, όταν πρέπει να προσκαλέσετε ένα στέλεχος σε μια ιδιαίτερα σημαντική εκδήλωση ή όταν θέλετε να παραδώσετε προσωπικά μια έντυπη εμπορική προσφορά υψηλής ποιότητας. Σε αυτήν την περίπτωση, το γεγονός ότι ο αποστολέας αφιέρωσε χρόνο για να εκτυπώσει και να ταχυδρομήσει την επιστολή θα τονίσει τον σεβασμό προς τον παραλήπτη.

Οι συστάσεις για τη σύνταξη επιστολών σε χαρτί είναι γενικά οι ίδιες με τις ηλεκτρονικές. Είναι απαραίτητο να απευθυνθείτε με σεβασμό στον παραλήπτη, στην αρχή να διατυπώσετε την κύρια ιδέα της επιστολής (για παράδειγμα: "Σας προσκαλούμε στην επίσημη παρουσίαση των βραβείων"), να δομήσετε το κύριο περιεχόμενο και να υποδείξετε όλα τα απαραίτητα επαφές.

Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε ποιοτικό χαρτί και διαφανή εκτυπωτή για να δημιουργήσετε το γράμμα και να εκτυπώσετε τον φάκελο. Μόνο σε αυτήν την περίπτωση, μια έντυπη επιστολή θα τονίσει πραγματικά ότι ο παραλήπτης της είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό πρόσωπο για τον αποστολέα.

Γράψτε γράμματα μόνο όταν είναι πραγματικά απαραίτητο. Σημαντική απαίτηση της επαγγελματικής αλληλογραφίας, αλλά και της επαγγελματικής επικοινωνίας γενικότερα, είναι η στάση με σεβασμό στον χρόνο του συντρόφου. Εξοικονομήστε χρόνο από τους παραλήπτες των email σας διατυπώνοντας προσεκτικά τις ερωτήσεις σας και αφαιρώντας περιττές λεπτομέρειες. Τότε τα μηνύματά σας θα γίνονται πάντα αντιληπτά ως σημαντικά και ενημερωτικά και θα λαμβάνετε απαντήσεις σε αυτά.

Κείμενο: Irina Kurivchak